并非所有來文都要撰寫擬辦意見，一般來說，以下四種來文需要撰寫擬辦意見。

　　(一)上級機關主送本機關并需要貫徹落實的文件;

　　(二)本機關所屬部門或下級機關主送本機關需要答復的文件;

　　(三)平級機關或不相隸屬機關主送本機關需要答復的文件;

　　(四)一些重要的保密性較強的資料以及所屬部門、下級機關主送機關的情況報告和信函。

　　二、擬辦意見撰寫的前期準備

　　擬辦意見的撰寫看似簡單，但要寫出恰當的擬辦意見并非易事。要寫好擬辦意見，首先必須認真閱讀文件，吃透文件內容，全面了解文件所提出的問題和要求，具體要做好以下幾個方面的前期準備工作：

　　(一)弄清來文主送和抄送機關，已發或應發的領導和部門，初步確定批辦和閱知范圍。

　　(二)根據文件的標題和內容，確認來文是請示性還是報告性文件，來文中提出了什么問題，是否需要辦理。如果來文在結尾寫有“如有不妥，請批示”，“不妥之處，請予批示”等，就屬于可辦可不辦的范圍。掌握的原則是有問題需要答復為“批辦”，無問題不需要答復為“閱知”。

　　(三)弄清來文的內容與何人何部門有關系，是何人何部門主管，需要何人何部門了解，從而根據領導分工確定由誰或哪個部門承辦，涉及到幾個部門承辦的由哪個部門牽頭，應由哪位領導批示需要哪些領導和部門閱知。

　　(四)弄清來文的密級和緊急程度，以便分清急緩，本著方便工作、有利保密的原則，確定分送范圍。對絕密文件按絕密文件的處理規定辦理。

　　三、擬辦意見的寫法

　　擬辦意見的撰寫無固定不變的格式，但總的原則是文字要準確，觀點要鮮明，要簡明扼要，使人一目了然。具體來講有以下幾種情況：

　　(一)對上級機關主送本機關并需要貫徹落實的文件，要根據文件的要求和需要落實的問題，提出擬請哪位領導批示，由哪個部門承辦以及需送哪些領導和部門閱知的意見。

　　對需要幾個部門承辦的來文，擬辦意見要寫明主辦部門或主辦人。擬辦意見的寫法一般是“請××領導批示，請××領導審閱，擬請××部門辦理”或“請××領導審示，擬請××部門會同××部門辦理”或“請××批示，擬請××部門商××部門承辦”。

　　對上級下發的閱知性文件和重要的保密性較強的資料以及所屬部門、下級機關主送本機關的情況報告和信函，要根據其內容提出閱知和分送意見，擬辦意見的寫法一般是“請××領導閱處”或“請××領導審閱請××部門閱”，或“請××領導及××領導(部門)閱酌”。

　　(二)對本機關所屬部門及下級機關主送本機關需要答復的文件，要根據文件所請示的需要答復的問題和要求，提出由哪個部門承辦和如何辦理的擬辦意見。對涉及面廣、內容比較復雜的請示性文件，要根據具體情況，提出不同的擬辦意見。擬辦意見的寫法一般是：“請××領導閱示，××部門閱辦”或“請××領導批示，擬以××部門主辦，會同××部門閱辦”。緊接著簡明扼要擬提如何辦理的意見。

　　(三)對平行機關和不相隸屬機關主送本機關需要答復的文件，要根據文件提出的需要辦理的事項，商洽的問題，提出由哪位領導審批或哪一部門承辦和如何辦理的擬辦意見。擬辦意見的寫法一般是“請××領導批示，××部門承辦”。緊接著擬提如何辦理意見。

　　(四)對重大問題不便撰寫擬辦意見或者不能確定應該由哪個部門來承辦的，則擬辦意見一般只寫“請××領導批示”或“請××領導閱示”即可。

　　四、撰寫擬辦意見應注意的事項

　　(一)對一些難以提出擬辦意見的，或認為所提擬辦意見沒有把握，應先與來文機關或有關部門聯系商洽，確有把握再撰寫擬辦意見，以免擬辦意見不準而造成公文旅行。

　　(二)為使領導準確批示來文，擬辦意見要隨有關資料、政策依據、背景材料一并呈送，供領導批辦時參考。如果來文同本機關、其他機關以前發的文件有關，應將有關文件一并附上;如果來文以前涉及過同類問題，應將過去的來文和處理情況附上;如果有關領導對此類來文過去作過批示，最好仍請原領導批示，若原領導不在或調離或調整，擬請其他領導批辦時，應將原領導批辦意見附上或在擬辦意見中注明，以免天長日久批辦人很難件件記清或批辦人不同導致批辦意見前后不一致。

　　(三)對承辦部門提出處理意見后轉回來的文件，應根據承辦部門所提意見及要求再次寫出擬辦意見。

　　(四)對抄送本機關的請示性文件，一般不寫擬辦意見，只分送有關領導和部門閱知。

　　(五)撰寫擬辦意見要注意政策把關。