要符合領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格。“蘿卜青菜，各有所愛”，撰寫公文除要求實事求是、語言規(guī)范外，還需符合領(lǐng)導(dǎo)的辦事風(fēng)格、語言特點，不同的領(lǐng)導(dǎo)講同一問題卻有著不同的風(fēng)格，撰寫公文的語言特點、風(fēng)格自然也不相同，喜直來直去的，則要用原汁原味的土話，實實在在地去寫;愛生動文雅的，則要形象生動地、風(fēng)趣幽默地作準(zhǔn)備;好談古論今的，則需引經(jīng)據(jù)典、文言詩詞并用，越古越有味道;同時還要注意控制篇幅的長短，該長則長，該短則短，力求使所撰寫的公文符合領(lǐng)導(dǎo)的“口味”、對領(lǐng)導(dǎo)的脾氣，達(dá)到快速過關(guān)之目的。

　　要進(jìn)行換位思考。起草公文時需快速進(jìn)入角色。首先要把自己沉入到聽眾中去。從受文對象、發(fā)送范圍切入，依聽眾的職業(yè)特點、思想狀況及平時所掌握的信息，認(rèn)真分析聽眾的心里，準(zhǔn)確判斷他們想聽什么、需要什么，尤其是聽眾迫切想知道和急需想解決的問題，更要想周全、寫到位。其次要站在講話領(lǐng)導(dǎo)的角度上。從基本觀點、解決問題入手，依領(lǐng)導(dǎo)的工作方法、思維習(xí)慣及單位近期工作動態(tài)，認(rèn)真分析全局的工作，準(zhǔn)確判斷出單位目前需解決的問題和要實現(xiàn)的目標(biāo)。兩者相比，從中找出共同點去撰寫公文，實現(xiàn)公文表意達(dá)到共鳴之效果。

　　二、積累資料，全力打牢公文寫作的基礎(chǔ)

　　公文寫作常被比喻為“來料加工”，這個來料就是日常積累的資料，資料全面詳實的程度直接決定著加工出來的“產(chǎn)品”的合格率，文秘人員不但要勤收集資料，還要善于積累資料，“巧婦難為無米之炊”說得就是這個道理。

　　要積累單位的資料。對單位資料的積累要盡可能地做到全面詳細(xì)，要有正面的，還要有反面的。一要積累單位的歷史資料。如單位的組建過程、名稱變更、隸屬關(guān)系、發(fā)展過程、組織沿革、人事變遷、重大事件等;二要積累單位的公文資料。如單位歷年的工作總結(jié)、工作要點、會議紀(jì)要、典型材料、重點工作、中心任務(wù)及當(dāng)年的工作指標(biāo)、工作要點、重大事項安排等;三要積累單位的數(shù)據(jù)資料。如單位的編制實力、現(xiàn)有實力、生產(chǎn)規(guī)模、完成指標(biāo)、出口創(chuàng)匯、占地面積等。這些資料是公文寫作不可或缺的重要資料。

　　要積累駐地資料。首先要收集駐地的地理資料。如地理分布，氣候特點、人口數(shù)量、區(qū)域劃分、縣市設(shè)置、經(jīng)濟特色等;其次要收集駐地的節(jié)日資料。如當(dāng)?shù)氐慕夥湃铡⒚袼兹铡⒅卮蠊こ添椖繎c典日等活動的信息;再次要收集駐地的人文資料。如文物古跡的歷代演變、名川大山的來歷傳說、歷代名人傳記、現(xiàn)今的旅游狀態(tài)等。這些資料在一些公文中可作為有力的論據(jù)，也可為作為公文添彩的文眼。

　　要積累時事政策資料。要及時收集黨和國家出臺的方針、政策及法律、法規(guī)，也要收集上級單位出臺的相關(guān)政策、法規(guī);要及時收集黨和國家號召學(xué)習(xí)的先進(jìn)典型的事跡材料，也要收集本單位、本行業(yè)的先進(jìn)典型人物事跡;要及時收集黨和國家為本行業(yè)提出的發(fā)展方向，也要收集本單位超前發(fā)展的理念、層出不窮的新鮮詞匯。這些資料皆可在一些公文中直接引用或套用。