會議方案是會議組織安排的總綱，制定會議方案應當注意以下幾個方面。

　　一是周密細致、程序規(guī)范。會議方案要緊緊圍繞大會總體的工作目標任務，明確會議日程安排及各項議程之間內在的邏輯關系，合理安排會議議程，使各場次會議能順利銜接，避免出現(xiàn)死角和盲區(qū)。方案一般應包括會議名稱、時間地點、出席人員、會議任務、議程、工作組設置及文件起草工作、會務秘書工作、組織人事工作、宣傳報道工作、后勤服務工作、安全保衛(wèi)工作等內容。

　　二是加強溝通，統(tǒng)籌協(xié)調。一方面，要加強對上的溝通請示工作。大型會議規(guī)格高、影響大、議題重要，中央機關舉行的大型會議一般還邀請中央領導同志出席會議，具有重要的政治意義。為使會議效果達到有關要求，在組織籌備會議的過程中，必須加強與本單位領導和上級領導的溝通請示工作。另一方面，要加強橫向的溝通銜接工作。大型會議的順利開展，是會務組織部門與文件起草、組織人事、宣傳報道、后勤服務、安全保衛(wèi)等部門密切配合、相互協(xié)作的結果，因此在會議籌備期間，必須加強與上述部門的橫向溝通銜接工作，合理調整工作進度，加強配合，共同推進籌備工作全面有序進行。

　　三是細化分工、倒排工序。要逐項細化分解任務、確定職責分工，使各部門明確會議每個階段、每個環(huán)節(jié)的職責和分工，避免出現(xiàn)推諉扯皮的現(xiàn)象。要采取倒排工序方式對承擔的工作任務進行合理安排，進一步細化方案的工作分工、時間節(jié)點，夯實崗位職責，使各單位能依據(jù)倒排時間表，認真對照檢查，確保按時完成，實現(xiàn)無縫對接。

　　二、把握細節(jié)，認真做好會前演練

　　一是對會議細節(jié)進行逐項演練。會前要對每場大會的每項任務和分工進行逐項推演，對可能出現(xiàn)的情況和問題提早研究解決辦法，在此基礎上制定詳細的分工明細表，使每個人都清楚自己的任務，并了解其他人的任務，確保工作沒有漏洞、任務沒有漏項、人員沒有漏位。

　　二是在會場住地進行實地演練。隨著會期臨近，會務組織者應深入會場、住地，根據(jù)大會日程一項項地對會務細節(jié)進行實地演練，按照“提前一天”“提前兩個小時”“提前一個小時”的標準做好會議場地布置工作，即每一個會場提前一天布置完畢，每一項活動提前一天部署到位;會務工作者提前兩個小時到達會場，一切準備工作提前兩個小時就緒;全體會議時組織會議代表和列席人員提前一個小時入場。

　　三是臨近會議前的重點環(huán)節(jié)演練。牽牛要牽牛鼻子，籌備大型會議也要善于抓住其中的重點關節(jié)，如果大會的重點環(huán)節(jié)出現(xiàn)瑕疵，整個大會的效果就會大打折扣，甚至出現(xiàn)無法挽回的不良影響。對待重點環(huán)節(jié)，要加強會前演練，做到思想上高度重視、精力上重點傾斜、細節(jié)上重點考慮，確保萬無一失。

　　三、熱情周到，搞好會議期間的組織服務

　　一、提前謀劃，精心制定會議方案

　　會議方案是會議組織安排的總綱，制定會議方案應當注意以下幾個方面。

　　一是周密細致、程序規(guī)范。會議方案要緊緊圍繞大會總體的工作目標任務，明確會議日程安排及各項議程之間內在的邏輯關系，合理安排會議議程，使各場次會議能順利銜接，避免出現(xiàn)死角和盲區(qū)。方案一般應包括會議名稱、時間地點、出席人員、會議任務、議程、工作組設置及文件起草工作、會務秘書工作、組織人事工作、宣傳報道工作、后勤服務工作、安全保衛(wèi)工作等內容。

　　二是加強溝通，統(tǒng)籌協(xié)調。一方面，要加強對上的溝通請示工作。大型會議規(guī)格高、影響大、議題重要，中央機關舉行的大型會議一般還邀請中央領導同志出席會議，具有重要的政治意義。為使會議效果達到有關要求，在組織籌備會議的過程中，必須加強與本單位領導和上級領導的溝通請示工作。另一方面，要加強橫向的溝通銜接工作。大型會議的順利開展，是會務組織部門與文件起草、組織人事、宣傳報道、后勤服務、安全保衛(wèi)等部門密切配合、相互協(xié)作的結果，因此在會議籌備期間，必須加強與上述部門的橫向溝通銜接工作，合理調整工作進度，加強配合，共同推進籌備工作全面有序進行。

　　三是細化分工、倒排工序。要逐項細化分解任務、確定職責分工，使各部門明確會議每個階段、每個環(huán)節(jié)的職責和分工，避免出現(xiàn)推諉扯皮的現(xiàn)象。要采取倒排工序方式對承擔的工作任務進行合理安排，進一步細化方案的工作分工、時間節(jié)點，夯實崗位職責，使各單位能依據(jù)倒排時間表，認真對照檢查，確保按時完成，實現(xiàn)無縫對接。

　　二、把握細節(jié)，認真做好會前演練

　　一是對會議細節(jié)進行逐項演練。會前要對每場大會的每項任務和分工進行逐項推演，對可能出現(xiàn)的情況和問題提早研究解決辦法，在此基礎上制定詳細的分工明細表，使每個人都清楚自己的任務，并了解其他人的任務，確保工作沒有漏洞、任務沒有漏項、人員沒有漏位。

　　二是在會場住地進行實地演練。隨著會期臨近，會務組織者應深入會場、住地，根據(jù)大會日程一項項地對會務細節(jié)進行實地演練，按照“提前一天”“提前兩個小時”“提前一個小時”的標準做好會議場地布置工作，即每一個會場提前一天布置完畢，每一項活動提前一天部署到位;會務工作者提前兩個小時到達會場，一切準備工作提前兩個小時就緒;全體會議時組織會議代表和列席人員提前一個小時入場。

　　三是臨近會議前的重點環(huán)節(jié)演練。牽牛要牽牛鼻子，籌備大型會議也要善于抓住其中的重點關節(jié)，如果大會的重點環(huán)節(jié)出現(xiàn)瑕疵，整個大會的效果就會大打折扣，甚至出現(xiàn)無法挽回的不良影響。對待重點環(huán)節(jié)，要加強會前演練，做到思想上高度重視、精力上重點傾斜、細節(jié)上重點考慮，確保萬無一失。

　　三、熱情周到，搞好會議期間的組織服務

　　會議期間的服務可分為會場內服務和會場外服務，涉及會議報到、食宿安排、醫(yī)療服務、車輛安排、材料分發(fā)、引導入座、會議記錄、錄音攝像等諸多環(huán)節(jié)。只有熱情周到地做好服務工作，才能使場內外各個環(huán)節(jié)有機銜接。

　　一是加強值班暢通運行機制。會議值班的作用是收集和發(fā)送有關會議的信息，協(xié)調處理會議期間各項工作和突發(fā)事件，落實領導交辦的事項等。在大型會議中，大會總值班室一般為各住地會務服務工作的總協(xié)調部，各住地會務值班室為本住地發(fā)文、生活、安全以及與會議代表聯(lián)絡的聯(lián)系機構，通過建立會議值班制度，暢通大會籌備機構、住地會務服務機構、會議代表之間的溝通聯(lián)系，便于上傳下達、溝通聯(lián)系和緊急事項的處理，使會議代表得到更加優(yōu)質高效的服務。

　　二是緊盯細節(jié)把握會場節(jié)奏。會議期間會務工作者要緊繃著一根弦，緊盯住各種細節(jié)。比如，要與音響師、播音員做好對接工作，準備一套會議主持詞交給音響師和播音員，以方便其把握議程安排;會議開始前要安排專人到會場清點人數(shù)，會前五分鐘及時提醒尚未到會場的參會人員;會中檢查會議室的音響、燈光、室溫、通風、通信屏蔽等情況，根據(jù)實際情況進行調整;維護會場秩序，防止無關人員進入會場，提醒與會人員關閉手機等。

　　四、改進會風，厲行勤儉節(jié)約

　　組織籌備大型會議，要嚴格貫徹落實中央八項規(guī)定精神，采取切實有效的措施改進會風。

　　一是簡化會場布置、節(jié)約會議用品。大會會場的主席臺要簡化綠植花草布置，報告席、發(fā)言席不擺放鮮花，不掛歡迎標語、不設大型顯示屏;住地會場不擺放花草綠植、不鋪設地毯、不懸掛會標、不制作背景板。要加強會議用品的管理和循環(huán)利用，提高會議用品使用率，減少一次性用品，根據(jù)需要提供筆、本和紙張，切實降低會議成本。

　　二是簡化迎送接待、嚴控會外活動。不在機場、火車站、住地舉行迎送會議代表儀式，不張貼懸掛標語橫幅，不鋪地毯、不獻花;會議代表入住的房間不擺放鮮花。不組織代表到景點參觀游玩，不舉辦聯(lián)歡晚會。

　　三是加強乘車管理、嚴格用餐標準。會議代表分散在多個住地確需租用車輛的，嚴格控制會議租用車輛數(shù)量，需乘車出席全體會議的一般集體乘坐大巴。會議一律安排自助餐，本著保質保量、安全衛(wèi)生、不浪費的原則，不安排高檔菜肴、不上酒水，不安排、不組織宴請活動。

　　五、善始善終，合理安排會后有關工作

　　一次成功的會議，不僅要有充分的會前準備，周到的會中服務，而且要做到善始善終，超前謀劃、合理安排會后有關工作。

　　一是統(tǒng)籌做好會后服務。要注重統(tǒng)籌銜接，提前擬定大會閉幕后系列后續(xù)會議和活動的組織實施方案，做好組織協(xié)調工作。

　　二是全面做好會后總結。及時總結會務工作中的經(jīng)驗和教訓，對已有的會務工作流程、工作規(guī)則等進行修改和完善，使之更加適應新時期會務工作的需要。要注意收集會議代表對會務工作的意見和建議，認真采納其中的合理部分，促進辦會能力不斷提高。

　　三是及時整理會議資料。要牢固樹立檔案意識，在會前、會中、會后都安排專人收集整理會議方案、會議通知、會議須知、發(fā)言材料、會議記錄、音像資料等會議檔案資料，按類別整理成資料匯編，為今后辦會提供工作參考。

　　會議期間的服務可分為會場內服務和會場外服務，涉及會議報到、食宿安排、醫(yī)療服務、車輛安排、材料分發(fā)、引導入座、會議記錄、錄音攝像等諸多環(huán)節(jié)。只有熱情周到地做好服務工作，才能使場內外各個環(huán)節(jié)有機銜接。

　　一是加強值班暢通運行機制。會議值班的作用是收集和發(fā)送有關會議的信息，協(xié)調處理會議期間各項工作和突發(fā)事件，落實領導交辦的事項等。在大型會議中，大會總值班室一般為各住地會務服務工作的總協(xié)調部，各住地會務值班室為本住地發(fā)文、生活、安全以及與會議代表聯(lián)絡的聯(lián)系機構，通過建立會議值班制度，暢通大會籌備機構、住地會務服務機構、會議代表之間的溝通聯(lián)系，便于上傳下達、溝通聯(lián)系和緊急事項的處理，使會議代表得到更加優(yōu)質高效的服務。

　　二是緊盯細節(jié)把握會場節(jié)奏。會議期間會務工作者要緊繃著一根弦，緊盯住各種細節(jié)。比如，要與音響師、播音員做好對接工作，準備一套會議主持詞交給音響師和播音員，以方便其把握議程安排;會議開始前要安排專人到會場清點人數(shù)，會前五分鐘及時提醒尚未到會場的參會人員;會中檢查會議室的音響、燈光、室溫、通風、通信屏蔽等情況，根據(jù)實際情況進行調整;維護會場秩序，防止無關人員進入會場，提醒與會人員關閉手機等。