只要有一定的閱讀經(jīng)驗(yàn)都能明顯地感覺(jué)到，公文的語(yǔ)言與其他文體的語(yǔ)言有較大的差異。
　　對(duì)于一個(gè)民族來(lái)說(shuō)，不管寫(xiě)作什么文章，似乎使用的語(yǔ)言都是一樣的。還是那些字和單同，還是那樣的語(yǔ)法，為什么寫(xiě)出來(lái)的文章卻屬于不同的體式呢？這不僅是因?yàn)閮?nèi)容的不同，還在于語(yǔ)言體式的不同。
　　文學(xué)創(chuàng)作使用反常化的語(yǔ)言，要對(duì)實(shí)用語(yǔ)言“施加暴力”使它“扭曲”、“變形”，從而使語(yǔ)言產(chǎn)生新異性。公務(wù)員寫(xiě)作則要使用實(shí)用性的語(yǔ)言，忠于每一個(gè)語(yǔ)同的同典意義。
　　文學(xué)語(yǔ)言是創(chuàng)造性語(yǔ)言，公文語(yǔ)言是規(guī)范性語(yǔ)言。
　　 一、語(yǔ)言對(duì)公務(wù)員寫(xiě)作的意義
　　 （一）語(yǔ)言是思想的物質(zhì)外殼
　　馬克思有一句話說(shuō)：“語(yǔ)言是思想的直接現(xiàn)實(shí)。”思想屬于人類意識(shí)的范疇，是抽象的，不是現(xiàn)實(shí)。但是思想如果穿上語(yǔ)言的外衣，也就是說(shuō)，借助于語(yǔ)言這個(gè)物質(zhì)外殼，它就可以轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)，可以傳播出去進(jìn)而影響別人。一篇表達(dá)某種認(rèn)識(shí)的文章是現(xiàn)實(shí)存在物，一段口頭表達(dá)思想的語(yǔ)音也是現(xiàn)實(shí)存在物，是文字和語(yǔ)音把思想固化了，物質(zhì)化了，所以語(yǔ)言是思想的直接現(xiàn)實(shí)。
　　人們的思想，只有運(yùn)用語(yǔ)言才能夠確定，才能夠物化，才能夠傳達(dá)和接受。進(jìn)一步說(shuō)，人們離開(kāi)了語(yǔ)言，根本沒(méi)有辦法進(jìn)行邏輯思維。沒(méi)有同語(yǔ)，無(wú)法確定概念；沒(méi)有句子，無(wú)法進(jìn)行判斷離開(kāi)了概念和判斷，推理更無(wú)從談起。所以，離開(kāi)了語(yǔ)言的所謂“赤裸裸的思想”是不存在的。
　　 （二）公文需要嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范的語(yǔ)言
　　公文的語(yǔ)言是規(guī)范性語(yǔ)言，不如文學(xué)語(yǔ)言創(chuàng)造性強(qiáng)，這很容易給人一種誤解，覺(jué)得公文語(yǔ)言掌握起來(lái)比較容易。其實(shí)，公文語(yǔ)言和文學(xué)語(yǔ)言都需要具有高度的修養(yǎng)。
　　周恩來(lái)1954年4月28日在日內(nèi)瓦會(huì)議上發(fā)表的講話，其中有一段被多種寫(xiě)作教材引用，被認(rèn)定為公文語(yǔ)言的楷模。我們可以通過(guò)這段文字來(lái)認(rèn)識(shí)公文對(duì)語(yǔ)言的要求有多么嚴(yán)格。
　　我們認(rèn)為，美國(guó)這些侵略行動(dòng)應(yīng)該被制止，亞洲的和平應(yīng)該得到保證，亞洲各國(guó)的獨(dú)立和主權(quán)應(yīng)該得到尊重，亞洲人民的民族權(quán)利和自由應(yīng)該得到保障，對(duì)亞洲各國(guó)內(nèi)政的干步應(yīng)該停止，在亞洲各國(guó)的外國(guó)軍事基地應(yīng)該撤除，駐在亞洲各國(guó)的軍隊(duì)?wèi)?yīng)該撤退，日本軍國(guó)主義的復(fù)活應(yīng)該防止，一切經(jīng)濟(jì)封鎖和限制應(yīng)該取消）
　　這段話運(yùn)用了排比的修辭格，顯得氣勢(shì)磅礴，很能顯不正義的力量。從措同角度看，這段文字也堪稱典范。其中有三組意義相近的語(yǔ)同：“制止、停止、防止”，“保證、尊重、保障”，“撤除、撤退、取消”。這些語(yǔ)同都運(yùn)用得極其精確，以第一組為例：“制止”對(duì)應(yīng)于侵略行動(dòng)，“停止”對(duì)應(yīng)于十涉內(nèi)政，“防止”對(duì)應(yīng)于日本軍國(guó)主義的復(fù)活，搭配得非常恰當(dāng)。如果相互交換一下位置，意義就會(huì)產(chǎn)生一定的錯(cuò)亂,公文語(yǔ)言就應(yīng)該是這樣爐火純青的語(yǔ)言。公文語(yǔ)言一旦出現(xiàn)錯(cuò)、漏、歧解，輕則敗壞機(jī)關(guān)的名譽(yù)，重則給工作帶來(lái)不可彌補(bǔ)的損失。當(dāng)然，公文語(yǔ)言要達(dá)到爐火純青的地步，不是容易的事情，需要長(zhǎng)期的學(xué)習(xí)和磨煉
　　 二、公文語(yǔ)言的基本特征
　　 （一）實(shí)用性
　　俄國(guó)形式主義者們把人類的語(yǔ)言分為兩大基本類型：實(shí)用語(yǔ)言和文學(xué)語(yǔ)言。實(shí)用語(yǔ)言和文學(xué)語(yǔ)言雖然在同匯、語(yǔ)法上沒(méi)有太大區(qū)別，表面看起來(lái)是一種語(yǔ)言，但它們實(shí)際上是功能完全不同的兩種語(yǔ)言。實(shí)用語(yǔ)言只傳達(dá)同語(yǔ)的同典意義，人們?cè)谑褂煤徒邮芩臅r(shí)候，依靠平時(shí)養(yǎng)成的習(xí)慣，自動(dòng)地認(rèn)識(shí)它的指向物，而對(duì)語(yǔ)言本身并無(wú)太多的注意。而文學(xué)語(yǔ)言不限于傳達(dá)同語(yǔ)的同典意義，它是對(duì)實(shí)用語(yǔ)言進(jìn)行“扭曲”、“變形”、“施加暴力”后“反常化”了的語(yǔ)言。作者之所以要采取反常化的手段，是為了消除讀者的習(xí)慣性，使讀者不得不專心致志、聚精會(huì)神、流連忘返地去感受語(yǔ)言本身，從而延長(zhǎng)讀者對(duì)事物的感知過(guò)程。對(duì)此，俄國(guó)著名形式主義文學(xué)理論家什克洛夫斯基曾說(shuō)過(guò)這樣一段話：
　　那種被稱為藝術(shù)的東西之存在，就是為了喚回人對(duì)生活的感受，使人感覺(jué)事物，使石頭作為石頭被感受）藝術(shù)的目的就是把對(duì)事物的感覺(jué)作為視象，而不是作為認(rèn)知提供出來(lái)；藝術(shù)的程序是事物的“反常化”程序，和予以其復(fù)雜形式的程序，它增加了感受的難度和時(shí)延，因?yàn)樗囆g(shù)中的接受過(guò)程是以自身為目的，所以它理應(yīng)延長(zhǎng)；藝術(shù)是一種體驗(yàn)事物創(chuàng)造之方式，而被創(chuàng)造物在藝術(shù)中已無(wú)足輕重）
　　我們摘引這段話的目的是為了更好地認(rèn)識(shí)實(shí)用語(yǔ)言。如果說(shuō)文學(xué)語(yǔ)言是表現(xiàn)感覺(jué)的語(yǔ)言，那么實(shí)用語(yǔ)言則是表達(dá)認(rèn)知的語(yǔ)言。必須分清這兩種語(yǔ)言，寫(xiě)作中才不會(huì)出現(xiàn)用文學(xué)語(yǔ)言寫(xiě)公文的荒唐現(xiàn)象
　　 （二）規(guī)范性
　　公文語(yǔ)言，可以說(shuō)是一種循規(guī)蹈矩的語(yǔ)言。在同匯上，公文語(yǔ)言嚴(yán)格遵照其同典意義；在造句上，公文語(yǔ)言嚴(yán)格遵循語(yǔ)法規(guī)則；在修辭上，公文語(yǔ)言只適當(dāng)運(yùn)用比喻、對(duì)偶、排比、設(shè)問(wèn)、反話等常規(guī)修辭格，而對(duì)夸張、通感、暗不等可使事物有較大變形的或曲折達(dá)意的修辭格一般不用。這樣可以保證公文的不同讀者在理解上能夠趨向一致，不會(huì)因個(gè)人的創(chuàng)造性發(fā)揮而仁者見(jiàn)仁，智者見(jiàn)智。可以說(shuō)，規(guī)范性是公文能夠得到有效貫徹落實(shí)的保障。
　　 （三）模式性
　　在公務(wù)員寫(xiě)作中，沿用一些固定的模式化語(yǔ)句和語(yǔ)同的現(xiàn)象比較常見(jiàn)，有些公文用語(yǔ)甚至在關(guān)鍵之處必須使用。模式化語(yǔ)言對(duì)于別的文體來(lái)說(shuō)可能是失敗，而對(duì)于公文來(lái)說(shuō)卻是一種必需。
　　公文的體式就是模式化的，每一種體式在寫(xiě)作中都有固定的套路，在套路的實(shí)施過(guò)程中自然而然地形成了一些適宜這些套路的語(yǔ)言，沿用它們，方便、簡(jiǎn)潔、有效。如“特此函復(fù)”這一說(shuō)法，如果換用別的語(yǔ)言來(lái)表達(dá)，無(wú)論怎樣努力都不可能這樣簡(jiǎn)練明自。
　　公文語(yǔ)言還有相當(dāng)一部分是沿用（日語(yǔ)，如“來(lái)函收悉”、“敬請(qǐng)批復(fù)”等慣用語(yǔ)，在我國(guó)世代相襲，已不知用了多少年。這樣的套語(yǔ)有益無(wú)害，大家樂(lè)意襲用，故意標(biāo)新立異，反而不倫不類。因此，在公文中常常能見(jiàn)到一些文言同語(yǔ)，它們已經(jīng)自然地與現(xiàn)代漢語(yǔ)融為一體了。這是公文語(yǔ)言模式性的表現(xiàn)之一，不足為怪。