公文標(biāo)題排版

　　發(fā)文字號(hào)：位于文頭下方，居中;如有簽發(fā)人，居左，兩者排一行，3號(hào)或4號(hào)仿宋字。

　　簽發(fā)人：發(fā)文字號(hào)右側(cè)，空一格，字號(hào)字體同發(fā)文字號(hào)。

　　標(biāo)題：標(biāo)題由作事、事由、文種組成(可省)，字?jǐn)?shù)一般不超過50字;除出現(xiàn)法規(guī)、規(guī)章的標(biāo)題外，不用書名號(hào);具體形式有齊肩形、正梯形、倒梯形、除號(hào)形，公文如經(jīng)會(huì)議討論通過或批準(zhǔn)的，應(yīng)加題注，即用圓括號(hào)居中。

　　附件：附件應(yīng)標(biāo)明標(biāo)題、件數(shù)、份數(shù)。在正文以下日期以上，排出附件號(hào)。

　　注釋：注釋排在日期下方，用4號(hào)或小4號(hào)仿宋體。

　　常用公文排版格式

　　1、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)用中文格式(、，：;。?!《》)，不用英文格式(,:;.?!<>)。

　　(1)頓號(hào)、逗號(hào)、冒號(hào)、分號(hào)、句號(hào)、問好、感嘆號(hào)等占一個(gè)字的位置，居左偏下，且不出現(xiàn)在一行之首;

　　(2)引號(hào)、括號(hào)、破折號(hào)、書名號(hào)、省略號(hào)占兩個(gè)字的位置，引號(hào)、括號(hào)、書名號(hào)的前一半不出現(xiàn)在一行之末，后一半不出現(xiàn)在一行之首，破折號(hào)和省略號(hào)中間不能斷開;

　　(3)直接引用時(shí)，用雙引號(hào)，在引號(hào)里面再引用時(shí)，外面的引號(hào)用雙引號(hào)，里面的引號(hào)用單引號(hào)。

　　2、只有在引用書名、篇名、報(bào)紙名、刊物名等時(shí)，才用書名號(hào)標(biāo)示，引用活動(dòng)名稱、專項(xiàng)行動(dòng)名稱、專利技術(shù)名稱等不用書名號(hào)。書名號(hào)里面再引用時(shí)，外面的用雙書名號(hào)，里面的用單書名號(hào)。

　　3、連接號(hào)主要有四種形式，分別為長(zhǎng)橫“——”、一字線“—”、半字線“-”和浪紋“～”。

　　(1)長(zhǎng)橫“——”的輸入法與破折號(hào)相同。根據(jù)1995年《標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的用法》規(guī)定，長(zhǎng)橫“——”一般只在表示火車等客運(yùn)車輛運(yùn)營(yíng)區(qū)間時(shí)使用(也可以用一字線)。如：“南京——上海”直達(dá)列車。

　　(2)一字線“—”主要用于連接漢字，主要適用情況有;連接兩個(gè)相關(guān)名詞構(gòu)成一個(gè)意義單位(也可以用半字線);連接相關(guān)的地點(diǎn)、時(shí)間表示走向或起止(前者也可以用長(zhǎng)橫，但不可以用半字線);連接相關(guān)的漢字或外文和阿拉伯?dāng)?shù)字表示產(chǎn)品型號(hào);標(biāo)準(zhǔn)代號(hào)必須用一字線。

　　(3)半字線“-”多用于連接英文、數(shù)字，也可用于連接漢字。在時(shí)間表述中，用于連接“年-月-日”。

　　(4)浪紋“～”用全角，僅用于連接阿拉伯?dāng)?shù)字書寫的數(shù)值，表示數(shù)值范圍或量值的波動(dòng)變化幅度。如，今天的氣溫有8～15℃。

　　4、阿拉伯?dāng)?shù)字和英文字母用半角(1234 abcd ABCD)，不用全角(1234 abcd ABCD)。

　　5、標(biāo)題中間的空格用半角空格，不用全角空格。

　　公文標(biāo)題寫作的美學(xué)要求

　　1、結(jié)構(gòu)的嚴(yán)謹(jǐn)之美

　　公文標(biāo)題要求結(jié)構(gòu)完整、功能齊全、符合語(yǔ)法規(guī)范，既不能“缺胳膊少腿”，也不能“隨意組裝”、變換位置。

　　關(guān)于公文標(biāo)題的結(jié)構(gòu)，2012年7月1日起施行的《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》(以下簡(jiǎn)稱“《條例》”)作了明確規(guī)定：公文標(biāo)題“由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種組成”，要求三要素必備，不得隨意省略， 以標(biāo)明由誰(shuí)發(fā)文、為什么發(fā)文和用什么文種發(fā)文。嚴(yán)格來講，除了這三個(gè)實(shí)詞性元素，還包括兩個(gè)虛詞性元素， 即發(fā)文機(jī)關(guān)名稱和事由之間的介詞“關(guān)于”、事由和文種之間的助詞“的”。一般而言，這五個(gè)元素的順序不能調(diào)換，要嚴(yán)格按照“發(fā)文機(jī)關(guān)名稱+關(guān)于+事由+的+文種”的總體結(jié)構(gòu)和規(guī)范格式進(jìn)行排布。

　　如《××集團(tuán)有限公司免征城鎮(zhèn)土地使用稅的請(qǐng)示》，缺省介詞“關(guān)于”，應(yīng)改為《××集團(tuán)有限公司關(guān)于要求免征城鎮(zhèn)土地使用稅的請(qǐng)示》;

　　又如《關(guān)于××集團(tuán)有限公司推行全員健身活動(dòng)的通知》，其中的“××集團(tuán)有限公司”為發(fā)文機(jī)關(guān)，不能挪位至介詞“關(guān)于”之后，應(yīng)改為《××集團(tuán)有限公司關(guān)于推行全員健身活動(dòng)的通知》;

　　再如《××集團(tuán)有限公司表彰決定》，盡管標(biāo)題三要素齊全，但要素之間缺少必要的虛詞，而且對(duì)事由未作具體說明，即不宜籠統(tǒng)地用“表彰”二字概括，應(yīng)改為《××集團(tuán)有限公司關(guān)于表彰××××的決定》。

　　2、標(biāo)題語(yǔ)言的簡(jiǎn)約之美

　　公文標(biāo)題的簡(jiǎn)約美主要表現(xiàn)為標(biāo)題語(yǔ)言的簡(jiǎn)明扼要。

　　一方面，要盡量使用簡(jiǎn)單好記、通俗易懂的詞語(yǔ)，方便閱文者記憶或轉(zhuǎn)述，切忌冗長(zhǎng)拖沓、晦澀難懂。一般來講，公文標(biāo)題以不超過三行為宜，如果字?jǐn)?shù)確實(shí)過多，可以根據(jù)文件的主要內(nèi)容、關(guān)鍵詞語(yǔ)等作歸納概括和合理簡(jiǎn)化。

　　例如，《××集團(tuán)有限公司關(guān)于印發(fā)××同志在公司首屆二次職工代表大會(huì)上的工作報(bào)告及關(guān)于公司首屆二次職工代表大會(huì)的決議和關(guān)于加強(qiáng)司務(wù)公開工作的意見的通知》，這則標(biāo)題包含三個(gè)被印發(fā)文件的標(biāo)題，看起來相當(dāng)繁冗復(fù)雜，對(duì)此可將被印發(fā)文件統(tǒng)稱為“公司首屆二次職工代表大會(huì)三個(gè)文件”，將通知標(biāo)題瘦身為《××集團(tuán)有限公司關(guān)于印發(fā)公司首屆二次職工代表大會(huì)三個(gè)文件的通知》，如此則容易記住，也便于傳達(dá)。

　　另一方面，應(yīng)力求語(yǔ)義簡(jiǎn)潔明確，避免重復(fù)啰唆，讓閱文者一看便知公文主旨和行文目的，起到準(zhǔn)確、有效地指導(dǎo)公務(wù)活動(dòng)的作用。敘述事由時(shí)要用精練濃縮的文字高度概括正文主題，避免事由中的動(dòng)詞與文種在文字和詞義上重疊，同時(shí)應(yīng)注意詞語(yǔ)的搭配得當(dāng)，避免出現(xiàn)歧義和語(yǔ)病。

　　例如《××公司關(guān)于請(qǐng)求××集團(tuán)有限公司撥付專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)用于家屬區(qū)改造的請(qǐng)示》，事由顯得比較啰唆。其一，“××集團(tuán)有限公司”作為“××公司”的上級(jí)單位，系該文件的主送機(jī)關(guān)，可不必在標(biāo)題中贅述;其二，“關(guān)于請(qǐng)求……的請(qǐng)示”語(yǔ)義重復(fù)，過于“客氣”;其三，類似“撥付專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)用于家屬區(qū)改造”這樣的短語(yǔ)，用動(dòng)賓詞組表述成“撥付家屬區(qū)改造專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)”顯得更為簡(jiǎn)練。綜合來看，這則標(biāo)題若修改為《××公司關(guān)于要求撥付家屬區(qū)改造專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的請(qǐng)示》， 則既禮貌得體， 又干凈利落，體現(xiàn)出簡(jiǎn)約之美。

　　此外，多層轉(zhuǎn)發(fā)的公文，標(biāo)題中的事由概述更應(yīng)簡(jiǎn)明扼要。

　　比如某集團(tuán)公司轉(zhuǎn)發(fā)省住房和城鄉(xiāng)建設(shè)廳轉(zhuǎn)發(fā)的通知，其標(biāo)題如下：《××集團(tuán)有限公司關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)××省住房和城鄉(xiāng)建設(shè)廳關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)國(guó)家住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)和完善建筑勞務(wù)管理工作的指導(dǎo)意見的通知的通知》。標(biāo)題中出現(xiàn)多個(gè)介詞“關(guān)于”、多個(gè)助詞“的”、多個(gè)文種名稱“通知”以及兩級(jí)住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部門名稱，顯得十分臃腫，使閱文者不知所云。此標(biāo)題可精簡(jiǎn)修改為：《××集團(tuán)有限公司關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)國(guó)家住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)和完善建筑勞務(wù)管理工作的指導(dǎo)意見的通知》。

　　3、標(biāo)題表述的精準(zhǔn)之美

　　這里的“精準(zhǔn)之美”，其一是指事由表述精準(zhǔn)。公文標(biāo)題中的事由應(yīng)與正文內(nèi)容高度相符、契合， 通過準(zhǔn)確提煉全面、清楚地反映公文主旨，避免出現(xiàn)事由概括不準(zhǔn)、表意不清而引起歧義、誤解等問題。要使閱文者通過標(biāo)題即可了解發(fā)文機(jī)關(guān)的行文目的、公文的基本精神和中心內(nèi)容， 從而提高公文閱讀和流轉(zhuǎn)的效率。

　　例如《××大學(xué)關(guān)于土地問題的請(qǐng)示》這則標(biāo)題，表意含糊，讓人無法從字面上獲取關(guān)鍵信息。是想申請(qǐng)劃撥用地，還是轉(zhuǎn)讓現(xiàn)有土地?是解決校舍用地面積不足問題，還是協(xié)調(diào)土地權(quán)屬糾紛問題?閱文者只有通讀文件后才能得知發(fā)文機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)。

　　其二是指文種選用精準(zhǔn)。《條例》規(guī)定的公文種類為15 種， 不可隨意生造文種或疊加文種名稱。文種可以表明發(fā)文單位與收文單位的關(guān)系，也能反映出行文的基本意圖。根據(jù)行文目的選用文種，是擬制公文應(yīng)當(dāng)遵循的基本原則。公文文種的適用范圍非常明確，文種的選用也非常嚴(yán)格。文種使用不準(zhǔn)確會(huì)降低公文的質(zhì)量和效用，影響收文單位的感受以及收文辦理情況，這將直接關(guān)系文中所反映的問題能否順利解決，行文目的能否實(shí)現(xiàn)。

　　比如表彰和嘉獎(jiǎng)先進(jìn)可選用“令”“決定”“通報(bào)”等文種，但三者在行文單位層級(jí)、表彰規(guī)格、適用范圍、行文目的和側(cè)重點(diǎn)、行文格式及發(fā)布形式、法定效力等方面有所不同; 又比如請(qǐng)求辦理事項(xiàng)，隸屬機(jī)關(guān)之間用“請(qǐng)示”，不相隸屬機(jī)關(guān)之間則用請(qǐng)求批準(zhǔn)性“函”。因此，要深刻認(rèn)識(shí)各文種的特點(diǎn)和彼此的聯(lián)系與區(qū)別，切不可把行文方向弄錯(cuò)，把行文關(guān)系搞亂，否則會(huì)貽誤工作，影響形象。

　　4、標(biāo)題外觀的形式之美

　　公文標(biāo)題要講究外觀形式的規(guī)范之美。1999 年版的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》規(guī)定，公文標(biāo)題的位置在“紅色反線下空2 行，用2號(hào)小標(biāo)宋體字， 可分一行或多行居中排布;回行時(shí)，要做到詞意完整， 排列對(duì)稱， 間距恰當(dāng)”;2012 年版的《黨政機(jī)關(guān)公文格式》進(jìn)一步提出，“回行時(shí)， 要做到詞意完整， 排列對(duì)稱，長(zhǎng)短適宜，間距恰當(dāng)，標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)使用梯形或菱形”。

　　從規(guī)定可見， 公文標(biāo)題排版的形式之美主要體現(xiàn)在其所處位置、語(yǔ)句斷行和整體排布形狀上。

　　當(dāng)公文標(biāo)題字?jǐn)?shù)不多，可一行排完時(shí)，居中排布即可。當(dāng)標(biāo)題字?jǐn)?shù)偏多，需要分行排列時(shí)，則要把握好排布原則，即分行時(shí)有講究，既不要把各行上下對(duì)齊排成等長(zhǎng)， 也不要使行與行之間字?jǐn)?shù)相差懸殊。分兩行時(shí)，可排成“上短下長(zhǎng)式”或“下短上長(zhǎng)式”;分三行時(shí)，可排成從上往下遞減的倒梯形，或從上往下遞增的正梯形，也可排成上下短、中間長(zhǎng)的菱形，不要排成上下長(zhǎng)、中間短的沙漏形。需要特別注意的是，回行時(shí)不能將詞或詞組以及人名、地名、單位名稱等專用名詞拆開，要保證它們的完整性，這是保持標(biāo)題美觀、莊重的一個(gè)重要方面。

　　毋庸置疑， 一則從內(nèi)容到形式都充滿美感的標(biāo)題，能為公文的整體質(zhì)量添色不少，能引起公文辦理者、審核閱批者的重視和好感，從而使公文得到有效傳達(dá)和快速辦理， 提升公文處理效率和單位形象。廣大文秘工作者要從把好公文標(biāo)題寫作關(guān)入手，著力培養(yǎng)認(rèn)識(shí)美、體驗(yàn)美、欣賞美和創(chuàng)造美的能力, 共同提升公文處理工作水平。
看過“公文排版格式”