公文常見問題

　　(三)設置每頁22行、每行28字。單擊菜單欄上的“格式/段落”，在段落對話框行距設置為固定值：28.8磅，即可保證每頁22行;全選正文所有文字，將字號設置為15.5磅，即可保證每行28字(如果將字號設置為16磅或三號，則每行只能容納27字)。

　　(四)設置頁碼使其左右兩邊的一字線距離版心下邊緣7毫米。在“頁面設置”對話框中的“版式”標簽下，將頁腳設置為2.55厘米，然后進入頁腳編輯狀態，把字體設置為宋體，字號設置為四號，再插入頁碼，在頁碼的左右分別輸入破折號(各刪去半段)，并將第1頁頁碼右對齊后右空1字，第2頁頁碼左對齊后左空1字即可。

　　(五)附件格式設置。當附件多于1個時，附件的序號左端應上下對齊，這可以通過調整水平標尺上左邊的倒三角游標來實現;當附件的標題文字多于一行時，回行文字應該與上一行附件名稱的首字(不是序號)對齊，這也可以通過調整水平標尺上左邊的倒三角游標，設置懸掛方式來實現。

　　(六)設置成文日期與正文的間距。按照《國務院關于國家行政機關和企業事業單位社會團體印章管理的規定》，一般市級機關、企事業單位的公章直徑都是45毫米(127磅)。按照加蓋公章要“上不壓正文，下要騎年蓋月”和“印章頂端應當上距正文(或附件說明)一行之內” 的基本要求，考慮到成文日期和上一行發文機關署名這兩行字的高度(57.6磅)，因此，發文機關署名上方的空白區域高度不得低于127-57.6=69.4磅，可以空3行或將空白區域的行距直接設置為80磅，即可達到上述要求。

　　(七)成文日期右空4字的設置。在實際工作中，大多數公文制作者是通過敲擊空格鍵的辦法使成文日期右空4字的，實際上只需要在成文日期右對齊的前提下通過調整水平標尺上右邊的倒三角游標即可實現右空4字。

　　(八)版記分隔線的設置。通常人們是通過添加圖形直線的方式來設置分隔線的。下面的方法更簡單：選中版記中所有文字，單擊菜單欄上的“格式/邊框和底紋”，選擇實心線和寬度1磅，單擊右邊預覽圖的上、中和底部，確定即可。這種分隔線的設置，將只在每個自然段的上下設置分隔線，符合版記分隔線的設置要求。

　　公文模板的制作

　　為了提高公文制作效率，減少公文格式錯誤，通常需要制作一個公文模版。下面以應用頻率最高的平行公文(含下行文)模板制作為例，介紹公文模版的基本制作方法。

　　(一)頁面設置。進入“文件/頁面設置”，將紙張大小設置為“A4”，上下邊距分別為：3.7和3.5厘米，左右邊距分別為：2.8和2.6厘米，頁腳設置為：2.55厘米，勾選“奇偶頁不同”選項。進入“格式/段落”，將行距設置為固定值：28.8磅，將字號設置為15.5磅。進入“視圖/頁眉和頁腳”，按照上述“一、常見問題及解決辦法”中的第4點設置好頁碼。

　　(二)版頭設置。為了便于公文的打印，版頭的設置采用表格加藝術字的方式。在第一行插入一個3行1列的表格，表格的第1行行高設置為5.7厘米，第2行行高設置為2.63厘米，第3行行高設置為2.53厘米。為了公文在電腦上顯示美觀起見，可以單擊“表格/繪制表格”調出“表格和邊框”工具條，單擊右下角的“隱藏虛框”按鈕，即可將表格隱藏起來。1.發文機關標志。在表格第1行中插入一個藝術字，選擇小標宋字體后輸入發文機關標志，將藝術字的顏色設置為紅色，按下“ALT”鍵拖動藝術字使其與表格第1行下邊線居中對齊。2.發文字號。在表格第2行中輸入17磅仿宋字：“發文機關代字”“〔年份〕”“文件編號”，調整發文字號與表格第2行下邊線居中對齊。3.紅色間隔線 在表格第3行中插入一條實心紅線，長15.6厘米，粗細3磅。調整紅色間隔線位置，使其與表格第3行上邊線距離4毫米(如果是黨的機關公文模版，則需要兩條長7.1厘米，粗細3磅的紅色間隔線，一個高度和寬度均為0.91厘米的實心紅色五角星。五角星由自選圖形中的“星與旗幟”畫出，在五角星的左右各放置一條紅色間隔線，組合圖形后再與表格上邊線靠齊)。

　　(三)正文格式設置。1.標題設置。在表格下方預置標題，例如“XXX關于XXXX的通知”，選中標題將其字體設置為二號小標宋體并居中排列。2.主送機關設置。標題下空一行后頂格輸入主送機關和全角冒號，并將其設置為三號仿宋字。3.正文設置。正文每一個自然段的第1個字都要左空2個漢字，不能用敲擊空格鍵的方式來實現，因為這會給后期的文件編輯帶來麻煩。正確的做法是：調整水平標尺上的游標，使正文的第1個字左端空2個漢字。這樣做的結果是，只要敲擊了回車鍵，下一個自然段的第1個字就會左空2個漢字，不需要再做調整。4.附件設置。在正文最后一行下方空一行后輸入“附件：”，如果只有一個附件，則可直接輸入附件名稱;如果附件不止1個，則可按照上述“一、常見問題及解決辦法”中的第5點進行設置。5.發文機關署名和成文日期設置。發文機關署名在成文日期正上方居中編排，成文日期用阿拉伯數字和年月日標識，其它格式參照上述“一、常見問題及解決辦法”中的第6、7點進行設置。

　　(四)版記設置。抄送機關與印發機關和印發日期都是四號仿宋字，左右各空一個漢字。1.抄送機關的位置。抄送機關的位置由印發機關和印發日期的位置來確定，它在印發機關和印發日期的上方。抄送機關名稱間用逗號隔開，最后一個抄送機關名稱后用句號結束。當抄送機關較多，一行排列不完，回行時應與上一行冒號后的首字對齊。2.印發機關和印發日期位置。印發機關和印發日期在公文的最后一頁的最后一行，與版心下邊緣對齊。3.版記分隔線設置。按照“一、常見問題及解決辦法”第8點進行設置。

　　公文的打印

　　為了避免打印時將公文版頭中的發文機關標志和紅色間隔線覆蓋在公文紙上，通常人們是將發文機關標志和紅色間隔線刪除后再打印。這樣做不僅麻煩，而且容易忘記恢復文件原樣。用本文介紹的方法制作的版頭，只需要進行一次性的打印設置即可實現既能在電腦上顯示公文全貌，又能在打印時不打印出發文機關標志和紅色間隔線。具體設置方法是：打印前先單擊“工具/選項/打印”，取消“圖形對象”左邊的勾，“確定”即可。
看過“公文模板制作”