公文標題注意事項

　　(二)公文標題不可亂抬身價 “亂抬身價”主要指司空見慣的“兩告一通”的濫用，即應該用某些社會事務性文書(如廣告、啟事、聲明等)而不用卻濫發公告、通告和通知。其中，對“公告”認識和使用上的誤區尤為嚴重，至今仍有人主張行文單位不分級別高低、發文對象不必面向國內外。近年出版的新書，仍有不少錯誤闡述，所舉“范例”多帶明顯的廣告色彩，必須徹底糾正。

　　(三)公文標題不可文種并用 “文種并用”指兩種法定公文文種在標題中同時使用，除比較常見的“關于……請示報告”外，還有“關于……請示函”、“關于……決定(批復)的通知(通報、決議)”等。矯正一般應根據公文內容及行文關系合理選擇其中的一個文種，“函呈”不分的“請示報告”則應將“請示報告”改為“函”。

　　(四)公文標題不可文種錯用 “文種錯用”專指法定公文不同文種的混淆錯用。

　　1、“呈發”不分而錯用。主要有兩種情況：一是將應該呈報上級的公文錯用了“通知”、“決定”等下行文文種，或者將“通知”“決定”等下行文主送給了上級機關，結果鬧出了下級給上級發通知和作決定的笑話;二是將應該下發所屬單位公文錯用“報告”、“請示”文種，或將“報告”、“請示”類上行文主送給了下屬單位，結果鬧出了上級向下級“報告”、“請示”的笑話。

　　2、“函呈”不分而錯用。主要表現在四個方面：一是不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題不用函而錯用“請示”或“報告”;二是向無隸屬關系的有關主管部門請求批準不用函而濫用“請示”和“報告”;三是答復上級機關的詢問不用報告而誤用“函”;四是向上級機關請求指示不用請示而誤用“函”。

　　3、“函發”不分而錯用。主要表現在通知和函不分而錯用上：一是某些單位出于自己業務工作需要，把本屬于商洽性的函錯用成“通知”;二是上級機關把向下級機關發的指示性或事項性通知錯用成“函”。另外，也有的該用“函”卻錯成了“通報”。如《××市財政局關于……情況的通報》(主送各區、縣人民政府……)，用“通報”行文違反行文關系，可修改為《××市財政局關于通報……情況的函》。(“函”為文種，“通報”為事由中的動詞，和“文種并用”之病誤不同。)

　　4、報告請示不分而錯用。主要指該用請示的卻用了報告，該用報告的卻用了請示。如《中國人民銀行××市支行關于申請撥給災區貸款專項指標的報告》，可修改為《關于申報專項救災貸款指標的請示》;《全國工業普查領導小組關于兩年來工業普查準備工作情況和今后意見的請示》，“工作情況”無須請示，文種應改為“報告”(此種“呈轉性報告”也不能用“意見”取代)。

　　5、公告通告不分而錯用。主要是將“通告”錯用成“公告”，如《××市供電局關于……某一區域暫時停電的公告》、《×××關于……禁行公告》、《×××房屋拆遷公告》等，均不屬于向國內外宣布重要事項和法定事項，“公告”改為“通告”為宜。

　　6、通告通知不分而錯用。多將通告印發或播發成通知，如《關于注意交通安全的通知》、《關于使用文明禮貌語言的通知》、《關于節約用電的通知》、《起墳通知》等，面向社會公民或有關方面，“通知”改為“通告”為宜。

　　7、通報通知不分而錯用。主要有四種情況：一是習慣性地認為通報只是批評錯誤而縮小了其使用范圍，不適當地讓通知取代通報;二是把握不準它們的區別，需要傳達重要精神或情況時也用通知行文;三是將指示性通知錯用通報行文;四是將批轉性通知錯用通報行文。對文種功用理解錯誤或對事由“已然”和“未然”的時態認識不清，表述不當，則往往會把通知錯成通報。如《關于對參與嫖娼活動者必須嚴肅懲處的通報》、《××部關于加強打擊走私倒賣黃金犯罪活動的通報》，可視公文內容將文種改為“通知”或分別刪掉“必須”和“加強”。

　　8、批復通知不分而錯用。主要有兩種情況：一是將下級的呈轉性報告未用通知批轉，而錯用批復;二是將下級的請示未用批復回文，而錯用批轉性通知。例如上世紀80年代影響較大的公文《中共中央對〈關于進一步開展學習宣傳張海迪活動的報告〉的批復》、《國務院批轉進出口管理委員會、國家經濟委員會〈關于建立中國工藝美術行業協會的報告〉的通知》(主送進出口管理委員會和國家經濟委員會)，曾被許多著述和教材誤作了范文。

　　9、批復決定不分而錯用。主要反映在安全、交通等部門和紀檢、監察機關對事故和違紀人員處理時的不規范行文。規范行文應是上級針對下級的請示予以批復，或針對下級的處理意見作出處分決定;而應改變下級向上級報“處理意見”或“處分決定”，上級據此給下級“批復”的錯誤做法。

　　10、通報決定不分而錯用。主要指用于獎勵時兩文種錯用的情況。如《×××關于授予×××等同志……標兵稱號的通報》，“通報”宜改為“決定”;《×××關于表彰×××同志見義勇為行為的決定》，“決定”宜改為“通報”。

　　11、批復“復函”不分而錯用。主要表現：一是主管部門對詢問問題或請批事項的不相隸屬的單位錯用批復行文;二是上級機關針對下級機關的請示不用批復而錯用“復函”行文。如《關于同意建立××市供銷合作社工人中、高級技術培訓站的批復》，××市勞動人事局主送××市供銷合作社，違反行文關系，“批復”宜改為“函”;《最高人民法院關于執行〈……規定〉中有關問題的復函》，是針對江蘇省高級人民法院請示的答復，“復函”宜改為“批復”。

　　二、要素去留技法

　　(一)公文標題不可隨意省略行文單位 “行文單位”即公文處理法規所稱的發文機關。從寫作實踐來看，下行文錯誤省略行文單位的情況比較普遍。這樣做不僅不莊重，也不利于今后的使用，有時還會造成歧義和誤解。如《中國人民解放軍駐澳門部隊進駐澳門特別行政區的命令》，很容易讓人誤以為是中國人民解放軍駐澳門部隊發的命令，可修改為《中華人民共和國中央軍事委員會關于中國人民解放軍駐澳門部隊進駐澳門特別行政區的命令》。

　　(二)公文標題不可隨意省略事由 “事由”即公文主要內容。某些《公告》和《通告》，若正文特別簡短，概括事由又很冗長，省略事由未嘗不可，但卻不可以不適當地省略。如《××市人民政府決定》，應補上事由，修改為《××市人民政府關于……的決定》;《中華人民共和國最高人民法院函》，根據公文內容，可修改為《最高人民法院辦公廳關于搞好〈最高人民法院公報〉征訂工作的函》。

　　(三)公文標題一般不可只有文種 公文標題即使省略，也不宜將“三要素”省略兩項。在一般情況下，只有文種的公文標題是不規范的。如《通知》(×政發〔19××〕140號)、《通報》(××辦〔19××〕36號)，則不適當地省略了行文單位和事由，均應補上。

　　(四)公文標題絕對不可無文種 作為確切表示公文這一事物名稱的文種來說，無論在什么情況下都不能省略。無文種的公文標題大體有三種類型：

　　1、一般常用公文被誤作法定公文，致使標題無文種(如前面所說的“張冠李戴”病誤)。

　　2、批轉、轉發、印發性通知文種被無故舍棄，致使標題無文種。主要誤區有三：一是錯將被批轉、轉發、印發的某公文文種視為本公文的文種;二是錯將無“通知”文種的批轉、轉發、印發類公文視為省略;三是錯將“批轉”、“轉發”等視為新文種。

　　3、連一般常用公文文種也沒有而隨意亂造或采用非公文式題目，致使標題無文種。第二種類型，在理論和實踐上的錯訛均相當嚴重。例：《××市人民政府批轉市規劃局關于繼續實施有關城市規劃管理、道路建設四個文件的請示》，這應該是批轉性通知，但給人的感覺不是通知而是“請示”。試分析，若“批轉”和“請示”搭配，“批轉市規劃局……的請示”僅僅是事由，標題本身無文種;若“批轉”和“四個文件”搭配，“批轉市規劃局……四個文件”也可視為事由，“請示”成了該文文種，則造成了市政府向上請示“可不可以批轉這四個文件”之歧義，豈不是笑話!第三種類型，也不僅僅局限于下級機關。過去，國家級機關公文也偶爾出現類似病誤。如《轉發全國地方對外宣傳和對臺宣傳工作會議兩個文件》(中辦發〔1982〕25號)，《當前農村經濟政策的若干問題》(中發〔1983〕×號)，《把農村改革引向深入》(中發〔1987〕5號)等等。

　　三、事由概括技法

　　(一)公文標題不可繁雜冗贅 繁雜冗贅的公文標題往往含混不清，讓人難解其意。避免此病誤的關鍵是善于概括和精練詞語，這需要語法修辭技巧。如《國務院辦公廳轉發發展改革委等部門關于制止鋼鐵電解鋁水泥行業盲目投資若干意見的通知》(國辦發〔2003〕103號)，不僅對聯合發文的諸多部門用“等部門”形式進行了概括，而且對轉發的三份公文主要內容也進行了高度概括，因此擬制得相當漂亮，尤為簡潔、規范。另外，層層轉發公文時，盡量不要弄成“×××關于轉發×××關于轉發×××……的通知的通知的通知”，可采取“自擬摘要”、“適當修辭”等方法解決，而不以犧牲公文規范化為代價。如：轉發××部財務司《關于轉發中國農業銀行“印發〈關于進一步做好支持農業社會化服務體系建設工作意見〉的通知”的通知》，雖然如此冗長繁雜，但還是缺少文種，倘若后面再加上“的通知”三個字，更令人望而生畏。可修改為《×××關于轉發有關進一步做好支持農業社會化服務體系建設工作等文件的通知》;也可體現出轉發環節，修改為《×××關于轉發由中國農業銀行印發××部財務司轉發的關于進一步做好支持農業社會化服務體系建設工作意見的通知》。

　　(二)公文標題不可簡而不明 簡而不明的公文標題，往往似是而非，讓人不知所云。矯正須根據公文內容恰當地提煉出事由。如多部公文寫作書中的例文《×××航運管理所航行通告》，可修改為《×××航運管理所關于確保施工和航行安全的通告》;《關于假冒商標案件兩個問題的批復》(法(研)復〔1988〕73號)，可修改為《最高人民法院關于假冒商標案件確認犯罪主體和適用法律問題的批復》。

　　(三)公文標題不可出現語病 各種語病類型在公文標題中大都有所反映，主要有：搭配不當，語序不當，成份殘缺，成份多余，句式雜糅等，應運用語法、修辭、邏輯等多學科知識加以矯正。值得注意的是，此種病誤也不僅僅局限于下級機關。

　　公文標題方面禁忌

　　1、忌將常用的非法定公文誤作法定公文致標題無文種

　　公文標題無文種，專指公文標題由發文機關和事由構成而缺少文種要素的情形。將常用的非法定公文誤作法定公文致使標題無文種的情形，是公文標題無文種最常見的形式寓。如《關于……的規劃》《×××關于……的計劃》《×××關于……的總結》《×××關于……的要點》《×××關于……的安排》《×××關于……的方案》《×××關于……的制度》等等(代表發文機關)。從行文方式來說，這屬于張冠李戴的情形，即將它們冠以法定公文的版頭，編排發文字號，直接上報或下發。此類公文標題看似有文種，實際上沒有法定公文文種，不合乎規范化要求。不懂得這個道理，評改公文和研究公文也都會出錯。除此之外，很多人在擬制公文標題時習慣將批轉、轉發、印發性通知文種舍棄，致使標題無文種，這是公文標題無文種的一種特殊情形，下面具體涉及。

　　2、忌連一般常用的非法定公文文種也沒有而隨意亂造

　　連一般常用的非法定公文文種也沒有而隨意亂造致使標題無文種的情形，也比較多見。如：《×××關于……的說明》《×××關于……的解釋》《×××關于……的解答》《×××關于……的答復》《×××關于……的部署》《×××關于……的任務》《×××關于……的目標》《×××關于……的指標》《×××關于……的標準》《×××關于……的措施》《×××關于……的要求》《×××關于……的政策》《×××關于……的匯報》《×××關于……的建議》《×××關于……的提綱》《×××關于……的情況》《×××關于……的問題》《×××關于……的注意事項》《×××關于……的工作重點》等等。

　　3、忌印發性公文標題缺失通知文種

　　與批轉、轉發性公文標題一樣，印發性公文標題也存在舍棄和遺失通知文種的問題。此誤同與批轉、轉發性公文標題之誤道理是一樣的。例如，《印發<中共××致全省農村共產黨員的一封信>》(×辦發〔19××〕67號)，可修改為《××辦公廳關于印發中共××致全省農村共產黨員一封信的通知》。《印發<一九××年——一九××年×經×省檔案事業發展規劃>》(×檔發〔19××〕23號)可修改為《×××關于印發×××省19××年-19××年檔案事業發展規劃的通知》。

　　4、忌評改“轉發通知的通知”標題時隨意舍棄通知文種

　　評改“轉發通知的通知”標題時隨意舍棄通知文種的情形，十分普遍。比如在評改《×××關于轉發公安部關于加強×××工作的通知的通知》的標題時，有的認為通知文種重復，不符合語法規則;也有的認為屬于“雙通知”的誤標，即文種標注混亂——一個標題用了兩個文種。因此，均主張將其修改為《××××關于轉發公安部關于加強×××工作的通知》。其實，從語法意義分析，原標題并不存在句法結構上的毛病，只是“的通知的通知”有些拗口。可從兩個層次分析其句法結構：一是“×××關于……的通知”，屬于偏正短語，符合公文標題總體結構規范，其中的“通知”是不可或缺的文種;二是事由“轉發公安部關于加強×××工作的通知”，屬于述賓短語，符合公文標題事由句法結構規范，其中的“通知”是與事由動詞“轉發”相搭配的賓語。很明顯，修改后的標題只有發文機關和事由，恰恰是棄通知文種所致。為避免出現“的通知的通知”，修改時宜在符合語法規則、確保標題規范的前提下進行，如可改成《關于轉發公安部有關加強××工作的文件的通知》。把一個原本符合語法規則、毛病不大的公文標題修改成違背語法規則、錯訛嚴重的公文標題則得不償失，不如不改。

　　5、忌轉發通知或多層次轉發時將“通知”誤作本標題文種

　　由于轉發性公文錯誤省略通知文種傾向的蔓延，絕大多數人在轉發通知或多層次轉發時往往將“通知”誤作本標題文種，在公文評改過程中往往將其視作要素齊全的規范化的公文標題。這實際上是對語法規則的曲解。舉例說明：

　　最高人民法院辦公廳轉發國家工商行政管理局關于處理個體、合伙經營及私營企業領有集體企業《營業執照》問題的通知(法辦〔1987〕69號)。

　　這是被轉發文是通知文種的“單層次轉發”，實際上轉發的是《國家工商行政管理局關于處理……問題的通知》，“處理”和“問題”自然搭配成述賓結構的詞組，被轉發文標題文種是通知，此例則缺少文種。若將“通知”視作本標題的文種，事由中的動詞“轉發”后面則沒有相搭配的賓語，而“轉發……問題”不通。可修改成《最高人民法院辦公廳關于轉發國家工商行政管理局有關處理個體與合伙經營及私營企業領有集體企業營業執照問題的文件的通知》。從句法結構來說，“處理”和“問題”搭配，“轉發”和“文件”搭配，則消除了語病。

　　轉發××部財務司《關于轉發中國農業銀行“印發<關于進—步做好支持農業社會化服務體系建設工作意見>的通知”的通知》

　　這是個被轉發文為通知文種的“二層次轉發”標題，后面還是缺少一個“的通知”。若補上，原本冗長繁雜的標題則更令人望而生畏。可按“自擬摘要法”，修改為《×××關于轉發有關進一步做好支持農業社會化服務體系建設工作等文件的通知》;也可按“適當修辭法”，借助結構助詞“的”體現出轉發環節，修改為《×××關于轉發由中國農業銀行印發××部財務司轉發的有關進一步做好支持農業社會化服務體系建設工作意見的通知》。

　　6、忌“轉發……通報”式的公文標題

　　“轉發……通報”式的公文標題，屬于錯誤省略通知文種的一種特殊類型。舉例說明：

　　《××省安全生產監督管理局轉發國家安監總局關于近期建設工程重大安全事故的通報》，這是2006年9月出版的某應用寫作教材中“通報”一節的例文標題。“轉發……通報”僅僅是事由，標題實際上缺少文種，亦即“通報”根本不應當成為該標題的文種。此例正是由于錯誤省略通知文種而被誤作了“通報”。標題可修改為《××省安全生產監督管理局轉發國家安監總局關于近期建設工程重大安全事故通報的通知》。

　　7、忌“決定通知”式的公文標題

　　“決定通知”式，即標題用了決定和通知兩個文種。解決的辦法是，根據行文主旨和公文內容確定用何文種，一般多用通知，有的可用決定，個別的可用通報。

　　如《××大學關于張××同志等任免決定的通知》，可改成《××大學關于張××等同志任免職的通知》(在正文中說“經……研究決定……”即可)。《關于一九××年收繳稅費的決定的通知》，可修改為《×××關于19××年收繳稅費的決定》或《×××關于19××年收繳稅費的通知》(根據公文內容用通知為宜)。《關于林政檢查與處理決定的通知》，最好用通報文種，修改為《×××關于林政檢查與處理情況的通報》。

　　《關于對機關檔案管理的決定和轉發<×××檔案管理……實施細則>的通知》，這是公文標題并用文種的又一種類型。另外，“對……決定”不通。可修改為《×××關于加強機關檔案管理的通知》(在正文中說貫徹《細則》等要求);也可修改為《×××關于轉發檔案管理……實施細則的通知》(在正文強調加強機關檔案管理工作)。

　　8、忌“決定通報”式的公文標題

　　“決定通報”式，即標題用了決定和通報兩個文種。解決的辦法是，或者用決定或者用通報，多根據行文主旨去掉“決定”而用通報文種。

　　如《關于××系學生李××處分的決定的通報》，可修改為《×××大學關于對××系學生李××處分的通報》;也可再明確些，修改為《×××大學關于給予××系學生李××開除學籍處分的通報》。

　　9、忌“決定決議”式的公文標題

　　“決定決議”式，即標題用了決定和決議兩個文種。解決的辦法，多去掉“決定”而用決議文種。

　　如《關于……決定的決議》，《關于決定……的決議》(后者“決定”在事由中充當了述語)，均可改成《×××關于……的決議》。

　　10、忌“通報通知”式的公文標題

　　“通報通知”式，即標題用了通報和通知兩個文種。解決的辦法是，或者用通報或者用通知。

　　《關于……的通報的通知》，須根據公文主旨和公文內容確定用何文種。《關于印發<×××××的通報>的通知》，屬于用印發性通知發通報，實乃多此一舉。既然用“印發”，則說明系本機關行文。如上編所述，可直接用通報行文，修改為《×××關于……的通報》。
看過“公文標題注意事項與禁忌”