公文的格式規范

　　(二)公文版心內的各要素劃分為版頭、主體、版記三部分。置于公文首頁紅色分割線以上的份號、密級和保密期限、緊急程度、發文機關標志、發文字號、簽發人等要素統稱版頭;置于紅色分割線(不含)以下的標題、主送機關、正文、附件說明、發文機關署名、成文日期、印章、附注、附件等要素同城主體;抄送機關、印發機關和印發日期等要素統稱版記。頁碼位于版心外。

　　1、份號。公文印制份數的順序號。涉密公文應當標注份號。份號一般用 6 位 3 號阿拉伯數字，頂格編排在版心左上角第一行。

　　2、密級和保密期限。公文的秘密等級和保密的期限。涉密公文應當根據涉密成都分別標注“絕密”“機密”“秘密”和保密期限。密級和保密期限一般用 3 號黑體字，頂格編排在版心左上角第二行，密級和保密期限之間用★隔開，保密期限中的數字用阿拉伯數字標注。

　　3、緊急程度。公文送達和辦理的時限要求。根據緊急程度，緊急公文應當分別標注“特急”“加急”，電報應當分別標注“特提”“特急”“加急”“平急”。緊急程度一般用 3 號黑體字，頂格編排在版心左上角。 如需同時標注份號、密級和保密期限、緊急程度，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。

　　4、發文機關標志。由發文機關全稱或者規范化簡稱加“文件”二字組成;對一些特定的公文可只標識發文機關全稱或規定化簡稱。發文機關標志居中排布，上邊緣至版心上邊緣為 35mm，使用小標宋體字，顏色為紅色，以醒目、美觀、莊重為原則。 聯合行文時，發文機關標志可以并用聯合發文機關名稱，也可以單獨用主辦機關名稱。聯署發文機關名稱時，將“文件”二字置于發文機關名稱右側，上下居中排布。

　　5、發文字號。由發文機關代字、年份、發文順序號組成。年份、發文順序號用阿拉伯數字標注;年份應標全稱，用六角括號“〔〕”括入;發文順序號不加“第”字，不編虛位(即 1 不編為 001)，在阿拉伯數字后加“號”字，發文字號用 3 號仿宋字體，編排在發文機關標志下空二行位置，下行文居中排布。發文字號之下 4mm 處印一條與版心等寬的紅色分割線。 上行文發文字號居左空一字編排。 聯合行文時，使用主辦機關的發文字號。

　　6、簽發人。上行文應當標注簽發人姓名。由“簽發人”三字加全角冒號和簽發人姓名組成，居中空 1 字，編排在發文機關標志下空二行位置，“簽發人”三字用 3 號仿宋字體字，簽發人姓名用 3 號楷體字。 如有多個簽發人，簽發人姓名按照發文機關的排列順序從左到右、自上而下依次均勻編排，一般每行排兩個姓名，回行時與上一行第一個簽發人姓名對齊，并下移紅色分割線，使最后一個簽發人姓名與發文字號處在同一行，分割線與最后一個簽發人姓名的距離為 4mm。

　　7、標題。由發文機關名稱、事由和文中組成，事由應當準確簡要地概括公文的主要內容。公文標題用 2 號小標宋體字，編排于紅色分割線下空二行位置，分一行或多行居中排布。回行時，要做到詞意完整，排列堆成，長短適宜，間距恰當。標題排列應當使用梯形或菱形。 公文標題中的法規、規章名稱應加書名號。在事由部分出現多個機關、人名等并列時，每個機關名稱、人名之間可用頓號。

　　8、主送機關。公文的主要受理機關，應當使用機關全稱或者規范化簡稱、統稱。主送機關用 3 號仿宋體字編排于標題下空一行位置，居左頂格，回行時仍頂格，最后一個機關名稱后標全角冒號。如主送機關名稱過多導致公文首頁不能顯示正文時，應將主送機關名稱移至版記中的抄送之上，之間不加分割線，標識方法同抄送。

　　9、正文。公文的主體，用來表述公文的內容。公文首頁必須顯示正文。用 3 號仿宋體字編排于主送機關名稱下一行，每個自然段左空 2 字，回行頂格。回行時數字、年份完整。 正文中結構層次序數依次可用“一”“(一)”“1、”“(1)”標注，一般第一層標題用黑體字、第二層標題用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標注。

　　10、附件說明。公文附件的順序號和名稱。公文如有附件，在正文下空一行左空二字，用 3 號仿宋體字標識“附件”，后標全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯數字標注附件順序號(如“附件：1、某某某某某”);附件名稱后不加標點符號。附件名稱較長需回行時，應當與上一行附件名稱的首字對齊。 11、發文機關署名。署發文機關全稱和規范化簡稱。

　　12、成文日期。署發文機關負責人簽發或會議通過的日期。聯合行文時，署最后簽發機關負責人簽發的日期。電報以發出日期為準。成文日期用阿拉伯數字標注，年、月、日應標全，年份應標全稱，月、日不編虛位。成文日期一般右空四字編排。

　　13、印章。公文中有發文機關署名的，應當加蓋發文機關印章，并與署名機關相符。“會議紀要”和電報可以不加蓋印章。印章應用紅色。 (1)單一機關發文印章使用。 單一機關行文時，一般在成文日期之上，以成文日期為準居中編排發文機關署名，印章端正、居中下壓發文機關署名和成文日期，使發文機關署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端距正文(附件說明)一行之內。 (2)聯合行文印章使用。 聯合行文時，將各發文機關署名按照發文機關順序整齊排列在相應位置，每排最多 3 個，將印章一一對應，端正、居中下壓發文機關署名，最后一個印章端正、居中下壓發文機關署名和成文日期。印章之間排列整齊，互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應上距正文(或附件說明)一行之內。 (3)簽發人名章使用 公文加蓋簽發人簽名章時，在正文(或附件說明)下空二行右空四字加蓋簽發人簽名章。簽名章左空二字標注簽發人職務，以簽名章為準上下居中排布。在簽發人簽名章下空一行右空四字編排成文日期。簽名章一般用紅色。 (4)不加蓋印章的公文。 單一機關行文時，在正文(或附件說明)下空一行右空二字編排發文機關署名，在發文機關署名下一行編排成文日期，首字比發文機關署名首字右移二字;如成文日期長于發文機關署名，應當使成文日期右空二字編排，并相應增加發文機關署名右空字數。 聯合行文時，發文機關署名依次向下編排。 (5)特殊情況說明。 當正文之后的空白容不下印章或簽發人簽名章、成文日期時，一般應當采取適當調整行距或字距的措施加以解決。如調整正文行距或字距仍無法使印章與正文同處一頁(如聯合行文的機關過多)，也可以將印章加蓋在空白頁上，并在該空白頁第一行頂格標注“(此業務正文)”。

　　14、附注。公文需要說明的事項。附注應當加圓括號標注于成文日期下一行，居左空 2 字用 3 號仿宋體字。 請示件及重要函件應注明聯系人的姓名和電話。上行文如正 職負責人不能簽發，應在附注中說明，標注于聯系人姓名和電 話下一行。

　　15、附件。公文正文的說明、補充或者參考資料。附件應面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂。“附件”二字及順序號用 3 號黑體字頂格編排在左上角第一行。附件標題居中編排在版心第三行。附件順序號和附件標題應與附件說明表述一致。附件格式要求同正文。 如附件與正文不能一起裝訂，應在附件左上角第一行用 3 號黑體字頂格編排公文的發文字號，并在其后標注“附件”二字及附件順序號。

　　16、抄送機關。除主送機關外需要執行或知曉公文內容的其他機關。抄送機關用 4 號仿宋體字，在印發機關和發文日期之上一行、左右各空 1 字編排，應當使用全稱、規范化簡稱或者統稱。“抄送”二字后加全角冒號和抄送機關名稱，機關名稱之間用逗號隔開，回行時與冒號后的首字對齊，最后一個抄送機關名稱后標句號。分層敘述，層級之間用分號。

　　17、印發機關和印發日期。公文的印送機關和送印日期。用 4號仿宋體字，在抄送機關之下 1 行位置編排。印發機關左空 1字，印發日期右空 1 字，用阿拉伯數字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位，后加“印發”二字。印發日期以公文付印的日期為準。 版記中各要素之間應加一條寬度同版心的分割線，首條分割線與末條分割線用粗線(推薦高度為 0.35mm)，中間的分割線用細線(推薦高度為 0.25mm)。首條分割線位于版記中的第一個要素之上，末條分割線與公文最后一面的版心下邊緣重合。 版記應置于公文最后一頁，版記的最后一個要素置于最后一行。雙面印刷的公文，版記應置于偶數頁。

　　18、頁碼。公文頁數順序號。頁碼用 4 號半角宋體阿拉伯數字，編排在公文版心下邊緣之下，數字左右各放一條一字線，一字線上距版心下邊緣 7mm。單面印刷的公文頁碼居中右空 1 字。雙面印刷的公文單頁碼居右空 1 字，雙頁碼居左空 1 字。雙面印刷公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。公文的附件與正文一起裝訂時，頁碼應連續編排。表格中的頁碼位置與公文其他頁碼保持一致。 公文中的表格 A4 紙型的表格橫排時，單頁碼表頭在訂口一邊;雙頁碼表頭在切口一邊。

　　公文的特定格式

　　1、信函格式。 發文機關標志使用發文機關全稱或者規范化簡稱，居中排布，上邊緣至上頁邊為 30mm，使用紅色小標宋體字，字號由發文機關酌定。聯合行文時，使用主辦機關標志。 發文機關標志下 4mm 處印一條紅色武文線(上粗下細);距下頁邊 20mm 處印一條紅色文武線(上細下粗)，線長均為170mm，居中排布。 如需標注份號、密級和保密期限、緊急程度，應當頂格居版心左邊緣編排在武文線下一行依順序自上而下分行排列。 發文字號頂格居版心右邊緣編排在武文線下一行。 標題居中編排，與其上最后一個要素相距兩行。 首頁不顯示頁碼。 版記不加印發機關、印發日期和分割線，位于公文最后一面版心內最下方。

　　2、命令(令)格式。 發文機關標志由發文機關全稱加“命令”或“令”字組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為 20mm，用紅色小標宋體字，字號由發文機關酌定。 發文機關標志下空兩行居中編排令號(第××號);令號下空二行編排正文。 3、紀要格式。 紀要標志由“×××××紀要”組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣 35mm，用紅色小標宋體字，字號由發文機關酌定。 標注出席人員名單時，用 3 號黑體字在正文下空一行左空二字編排“出席”二字，后標全角冒號，冒號后用 3 號仿宋體字標注出席人單位、姓名，回行時與冒號后的首字對齊。標注請假和列席人員名單時，另起一行編排，標注方法同出席人員名單。 紀要格式可以根據實際制定。

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