（一）發文機關（亦稱“版頭”、“文頭”）
版頭是發文機關的標志，它具有法定性、權威性和效用性，通常套紅，以示莊重。常用的公文版頭形式有三種：
1、由發文機關名稱加“文件”二字組成。
例如：國務院文件
2、只用發文機關全稱或規范化的簡稱作版頭。
例如：江蘇省人民政府
3、幾個同級機關（如江蘇省人事廳、江蘇省科學技術委員會、江蘇省財政廳）聯合發文，可用主辦機關（江蘇省人事廳）的名稱加“文件”二字作版頭？（例1），但發文機關署名應標聯合行文單位的名稱；也可用幾個同級機關的名稱加“文件”二字作版頭（例2），但應將主辦的機關排列在前。前者多用于上行文，后者多用于下行文。
例1：江蘇省人事廳文件
例2：江蘇省人事廳
江蘇省 科 委 文件
江蘇省財政廳
4、有時根據工作需要，同一機關還可以制發專用公文版頭。
例如：***人民政府令、***人民政府任免通知
發文機關名稱必須使用全稱或規范化的簡稱，一般用22毫米*15毫米（高*寬）黑變體字。聯合行文，應視機關多少，選擇大小適當的宋體字。在民族自治地方，發文機關名稱可以并用自治民族的文字和漢字印刷。版頭和版頭下的一條細實橫隔線（寬140毫米，高1毫米），居中套紅印在公文首頁圖文區第13行—22行和37行—46行區域內。 加入收藏
為了保證公文的權威性、嚴肅性，除“公告”、“通告”不用公文版式頭外，其它各類公文均需使用公文版頭。發文機關的公文版頭一經確定，不可經常變動。
（二）密急
密級是指公文內容涉密的程度。公文內容涉密應分別標明“秘密”、“機密”、“絕密”，“絕密”、“機密”公文應當同時標明份數序號。密急在公文首頁發文機關版頭的左上角區域內標注。密急的標識為一個五角星，即“”，五角星之前標密急，五角星之后標期限，如：機密20年。
密急件的份數序號是同一文件在其總印數中逐份所給的順序編號。一份文件一個號，依次流水編列，以便查對和清退。份號使用6位阿拉伯數字在密級標識區域的上一行標注。如：某份文件份號為“000068”就說明這份文件是總印數中的第68份。
（三）緊急程度
公文處理必須做到及時、準確、安全。緊急程度是對公文傳遞和辦理速度的要求。標明緊急程度，是為了引起特別注意，以保證公文的時效，確保緊急事項的及時處理。文秘部門處理公文要力求“當日簽收、當日登記、當日呈批、當日轉辦”。特別是急件，要貫徹“急事急辦、特事特辦”的原則，抓緊辦理，行文時應根據緊急程度，分別標明“特急”、“急件”；緊急電報應分別標明“特急”、“加急”、“平急”。在特殊情況下，也可以標明“在*日*時送達”。緊急程度在公文右上角標注。公文標題內有“緊急”二字的，如“關于**緊急通知”等，也應視同急件處理。
（四）發文字號（亦稱“文號”）
發文字號是由發文機關代字、發文年度和順序號三個部分組成。年度使用公元紀年，用阿拉伯數字，兩側用方括號“[]”。例如：皖政[1997]18號，“皖政”是江蘇省人民政府的代字，“[1997]”是發文的年度，“18號”是1997年發文的順序號。幾個機關聯合行文，只標注主辦機關發文字號。有發文機關加“文件”二字組成文頭的文件，發文字號一般標注在文頭之下、橫線上方居中；只用發文機關作文頭時的文件，發文字號則標注在橫線之右下角、文件標題之上。 設為首頁
上報的公文，應注明簽發人。聯合行文要同時注明聯合發文機關的簽發人。簽發人姓名標在文頭之下、橫線以上右側位置，或標在橫線之右下角、文件標題之上。同時，發文字號則移至左側。
機關代字應相對穩定，不可經常變動。為保證發文字號規范，防止重號、漏雨和錯號，發文字號應由發文機關的文秘部門統一管理與編寫。
（五）公文標題
公文標題是對公文主要內容的揭示。要求做到準確、簡要。規范化的公文標題一般應由發文機關名稱、公文主題（事由）和公文種類三個部分組成。除三個部分外，在發文機關名稱與公文主題之間加個介詞（如：“關于”、“對”、“在”、“為”、“給”等），在公文主題與公文種類之間加一個結構助詞“的”字。例如：“國務院辦公廳關于發布《國家行政機關公文處理辦法》的通知”，其中：“國務院辦公廳”是發文機關名稱，“關于”是介詞，“發布《國家行政機關公文處理辦法》”是公文主題，“的”是結構助詞，“通知”是公文的種類。標題除發布法規性的文件可加書名外，一般不用標點符號。
公文標題居中在公文首頁紅色橫隔線之下、正文之上各空一行排列。
當遇到下列情況時，公文標題可以省略發文機關名稱或公文主題組成部分。
1、使用正式的套紅文件版頭，公文標題可以省略發文機關名稱。例如：“關于印發《江蘇省行政機關公文處理實施細則》的通知”。這份文件是使用“江蘇省人民政府辦公廳”機關固定的文件版頭印發的，因此，公文標題就省略了發文機關名稱。
2、印發公布性文件時，有的公文標題可以省略公文主題部分。例如：“銅陵市人民政府令”。
經會議討論通過或批準的公文，可在標題下加題注，在圓括號內注明某年某月某日經某會議討論通過。
公文標題字數不宜太多，可視情況分一行或多行排列。公文標題多行排列時，盡量不要把人名、地名以及兩個字以上的詞或數字分開，以防產生歧義。
（六）主送機關（亦稱“抬頭”）
主送機關是指發文機關要求對公文進行辦理或給予答復的機關。主送機關應使用全稱或規范化的簡稱；主送機關不是一個時，應按其性質、級別以及有關規定或慣例依次排列；同類型機關可使用統稱，如“省政府各部門”。主送機關應明確、具體，標列在公文標題的下方、正文之上，從左至右頂格書寫，回行繼續頂格，未尾加冒號。
主送機關的確定，應注意以下幾個方面：
1、上行文是向上級機關請求指示、批準事項以及匯報工作，反映情況，提出意見或者建議，答復上級機關的詢問時使用。
2、平行文是同級機關互相商請解決有關問題或布置某項工作時使用的一種公文，主送機關可以是一個，也可以是多個。
3、下行文是上級機關要求下級機關周知、辦理或執行事項時使用的一種公文。這種公文如發行范圍大，主送機關可用統稱。
4、張貼性在需廣大群眾周知的公文，如：“公告”、“通告”等一般不標主送機關；經會議討論通過的公文，如：“決定”、“會議紀要”、“令”，主送機關名稱則移至文尾抄送欄上方標明。
5、對參閱性文件，不需要明確的主送機關，可將“主送”“抄送”合并為“分送”，印在原“抄送”位置。“分送”欄一般分為三個層次：一是上級領導；二是文件內容涉及的有關單位；三是應抄送周知的單位。
（七）正文
正文是公文的主體部分，用來表達公文的內容、傳達發文機關的意圖。撰寫公文總的要求，內容符合黨的方針、政策和國家的法律、法規，情況準確，措施、要求扎實具體，觀點明確，條理清楚，文字通順、精煉，書寫工整，標點正確，篇幅力求簡短。
當正文占滿了公文用紙的全頁，發文機關署名和成文時間不得不轉下一頁時，必須在下一頁的首行標注“此頁無正文”并加圓括號，然后在下方的適當位置標注發文機關署名牌成文時間。
（八）附件
附件是指附在正文后面的文件、材料、圖像和聲像資料等，是某些公文的重要組成部分。附件有的起補充、闡明作用，有的起說明、注釋作用，有的起證實、執行作用。附件應在正文之后成文時間之前注明順序和名稱。除使用特殊材料制作的附件外，一般附件應放在正文未頁后面一起裝訂。被印發、批轉、轉發的公文應視為正文，不能作為附件處理。
（九）發文機關署名
公文除電報、會議紀要外，大部分文件的發文機關署名都應加蓋印章。
印章是代表機關組織或領導人的象征，是行使法定職權的一種印信憑證。法定機關印章具有法定性、權威性和效用性。公文蓋上印章，是表示發文機關對文件正式生效和確認無誤的一種憑證。
印章與公文版頭一樣，都必須使用全稱或規范化的簡稱。用印位置在成文日期的中間偏上，要求上不壓正文，下騎年蓋月。印章必須蓋得端正、清晰。
（十）成文時間
成文時間以領導人簽發的日期為準；聯合發文，以最后簽發機關領導人簽發的日期為準；會議討論通過的公文，一般以討論通過的日期為準；電報，以發出日期為準。
成文時間一般在正文之后的右下方專行標注。會議討論通過的公文，如決議、決定、條例等，一般應用小于標題的字體將會議討論通過的時間和會議名稱在公文標題之下居中標注，并加圓括號。
成文時間一般應是公文正式生效、執行的日期，但是發布法規、規章的公文，除了標注發布時間外，還專門公布具體實施的年、月、日。成文時間使用漢字寫明年、月、日，年度使用公元紀年全稱，不得簡寫或省略。如：1997年1月8日，既不能寫成“97年1月8日”，也不得寫成“九八、元、八”。成文時間必須按規定標注，切忌標注擬稿、審稿或打印時間。
（十一）附注
附注用于說明公文中在其它區域不便說明的事項。如需要加以解釋的名詞術詞、或用于表述公文的傳達范圍等。附注的內容，一般在成文日期的左下方、主題詞的上方，另行標注，并加圓括號。如：“（此件發止各鄉、鎮人民政府）”；“（此件至**月**日對外公開）”等。
（十二）主題詞
主題詞是為實現辦公現代化的要求，便于計算機管理公文和提高查找率、查全率，根據公文基本內容按照一定的規范優選的詞或詞組。
公文應根據內容和文種標明主詞題。
（十三）抄送機關
抄送機關即需要了解公文內容以便協助辦理或周知的機關，應標注在公文主題詞下端、印發機關之上，上下用兩條等寬的平行細實線（寬140毫米，高1毫米）作為界線。抄送機關在“抄送：”后面依機關性質、職權、隸屬關系用其它邏輯關系依次標注抄送機關的全稱或規范化的簡稱，移行時與上一行平行書與。抄送機關一般按上級、平級、下級機關的次序排列，同級機關按黨、政、軍、群次序排列。不同級別或同一級別不同性質的單位之間用逗號，同一級別、同一性質的單位之間用頓號。
（十四）印發（翻印）機關、印發日期