公文處理的要求

　　二、公文處理的制度化

　　公文處理的制度化是這項活動內(nèi)在客觀規(guī)律的反映。公文處理制度是指與公文處理活動有關(guān)的，各類工作人員必須共同遵守準則、法規(guī)、規(guī)章、標準等規(guī)定性的文件。公文處理無論是公文的撰制、辦理還是管理，都對制度具有廣泛的依賴性。各種組織各類人員共同參與此項活動，既分工又協(xié)作就需建立高度穩(wěn)定的秩序，依靠制度為管理工具，使責(zé)任權(quán)利分明。在具體的公文處理實踐中，人們逐步地摸索出了一些有效的方法，建立了一些行之有效的制度。隨著公文處理實踐活動的不斷發(fā)展變化，順應(yīng)著新的情況和需要，一些制度本身也在不斷被人們改進和完善。比如說在公文的形成。處理條件、傳遞。保管、組織管理等環(huán)節(jié)中的擬辦和批辦制度、催辦制度、審核制度、立卷制度、歸檔制度等。審核制度就根據(jù)新的形勢的發(fā)展要求強調(diào)三級審核制度。一是部門領(lǐng)導(dǎo)審核;二是專職秘書審核;三是簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)審核，以達到層層把關(guān)的目的。此外，公文處理的制度應(yīng)具有高度的統(tǒng)一性，可操作性和相對穩(wěn)定性，以避免溝通的障礙和不必要的轉(zhuǎn)換加工環(huán)節(jié)，各體系之間的差異應(yīng)不超過客觀所必需的限度之外。像現(xiàn)在黨、政兩大系統(tǒng)所遵循的《條例》和新《辦法》就注意了具體規(guī)范制度的相同或相近。具有可操作性是說制度必須精細具體，要分解工作流程，并予以清晰的指導(dǎo)和界定，使人們能一望可知，以便照章行事。制度的穩(wěn)定性要強，制定時要深入調(diào)查，細化分析，使之對客觀情況的變化具有一定的適應(yīng)性。同時，自身又要有隨形勢不斷更新的良好基礎(chǔ)。制度建立后，關(guān)鍵的問題在實施和監(jiān)督，而監(jiān)督的措施必須具有力度。例如實行公文處理情況通報制度、不合格公文退辦制度、依法處理違反公文處理制度的行為等等。

　　三、公文處理的科學(xué)化

　　公文處理是一個動態(tài)的、環(huán)節(jié)眾多的、相互影響的工作過程，最終公文的效用和質(zhì)量是眾人共同努力的成果。沒有科學(xué)的理念指引、沒有科學(xué)的管理和培訓(xùn)，沒有科學(xué)化的安排和協(xié)作分工，沒有科學(xué)的制度建立和實施，要做到公文處理的高效率、高質(zhì)量是不可能的，公文處理的規(guī)范化和制度化，也是很難真正實現(xiàn)的。

　　公文處理中易出現(xiàn)的問題

　　1、出現(xiàn)漏傳、橫傳現(xiàn)象。一些重要的或需閱知、執(zhí)行的文件，往往既要求呈單位領(lǐng)導(dǎo)，又要求送相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)，而公文所載事務(wù)的辦理還有時限要求，所以容易出現(xiàn)漏傳或橫傳現(xiàn)象，導(dǎo)致公文丟失或辦理延誤，從而降低公文處理的效率，給工作帶來不利影響。

　　2、缺少公文動態(tài)追蹤制度。處在傳閱過程中的公文從一個領(lǐng)導(dǎo)處返回后又將傳給下一個領(lǐng)導(dǎo)，如果沒有關(guān)于這期間公文傳閱數(shù)量、時間、對象等的記錄信息，就會導(dǎo)致需要查找公文時卻不知公文在何處，甚至出現(xiàn)丟失現(xiàn)象。

　　3、公文催還不及時。當公文流轉(zhuǎn)到某個領(lǐng)導(dǎo)或部門時，存在歸還不及時或多次催交才歸還的個別現(xiàn)象，這會直接影響公文的繼續(xù)運轉(zhuǎn)。個中既有領(lǐng)導(dǎo)因工作繁忙而不能及時閱看或部門工作未辦畢而暫不歸還等客觀因素，也有因催還對象是領(lǐng)導(dǎo)而不予催還或不敢催還等主觀原因。這里暴露出的是公文傳閱缺乏限時歸還的規(guī)定或有規(guī)定卻執(zhí)行不到位等問題。

　　4、缺乏督辦機制。當單位領(lǐng)導(dǎo)簽批了落實的具體意見，承辦部門領(lǐng)導(dǎo)閱知簽字后，公文即可歸檔，文件的運轉(zhuǎn)告一段落。但是由于缺乏相應(yīng)的規(guī)范，甚至因為多一事不如少一事的不負責(zé)任態(tài)度，對于批示意見是否落實到位，承辦是否完成或辦理進度如何等，往往無人跟蹤督辦，造成辦文與辦事的脫節(jié)。

　　5、黨政公文混用。在一些規(guī)模較大的單位，黨委辦公室和行政辦公室分開辦公，各自制發(fā)本系統(tǒng)的公文，但規(guī)模相對較小的單位往往黨政合署辦公，行文過程中就會面臨黨政公文在用紙、格式及文種選用等方面的區(qū)別問題。由于黨政公文在格式要素的稱呼、標識位置等方面不統(tǒng)一，有時會出現(xiàn)黨政公文混用或文種使用不規(guī)范等問題，這自然有損于公文的莊重性和嚴肅性。

　　公文處理問題相應(yīng)對策

　　1、增強文秘人員的責(zé)任意識。文秘人員要充分認識公文處理工作的重要性。公文處理不是簡單的收收發(fā)發(fā)，而是傳遞政令、溝通信息、實施領(lǐng)導(dǎo)的重要手段，是為承辦工作提供重要依據(jù)和憑證。因此，文秘人員除了應(yīng)具備責(zé)任心強、作風(fēng)嚴謹、不圖名利、默默奉獻的優(yōu)良品質(zhì)，還應(yīng)熟練掌握業(yè)務(wù)知識。

　　2、做好業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，提高相關(guān)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。一是把好進人關(guān)，選擇責(zé)任心強、工作細心的人員充實到文秘崗位上來;二是做好一年一度的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、交流與培訓(xùn)，包括兼職人員(如擬稿人員)的培訓(xùn)，提高公文制發(fā)水平，提高公文運轉(zhuǎn)效率;三是人員變動時要堅持先培訓(xùn)、后上崗的原則，不斷提高文秘人員的崗位素質(zhì);四是提供各類公文模板供有關(guān)部門和人員使用，提高公文制發(fā)水平。

　　3、建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，提高公文處理水平和效率。利用數(shù)據(jù)庫進行來文登記，科學(xué)錄入公文信息，夯實公文處理基礎(chǔ)。利用公文處理系統(tǒng)或建立公文管理數(shù)據(jù)庫對收到的公文進行詳細登錄，如不同的收文渠道(機要、郵寄、會議等)、時間(印制、收到、錄入等)、編號、密級、緊急程度、發(fā)文單位、標題、保管期限、備注等內(nèi)容都應(yīng)錄入電腦。公文信息全面錄入后，不僅能節(jié)省文秘人員的勞動量，而且可大大提高檢索和統(tǒng)計效率，也為文檔一體化處理奠定了基礎(chǔ)。

　　4、健全傳閱登記制度，全程監(jiān)控文件去向。建立健全公文傳閱登記制度，明確公文的主辦、協(xié)辦主體與閱知范圍，記錄公文的傳閱數(shù)量、對象及時間等內(nèi)容，實時跟蹤公文的狀態(tài)和去向，做到動態(tài)可控、去向明晰、有檔可查、歸檔備查，不因為公文不在手邊而延誤工作。這一制度既可以提高公文的運轉(zhuǎn)效率，也為公文的督辦和催辦奠定了基礎(chǔ)。

　　5、建立公文限期歸還制度和催辦制度，講究督辦和催辦技巧。建立公文限期歸還制度有利于培養(yǎng)良好的工作習(xí)慣，樹立雷厲風(fēng)行的工作作風(fēng)，提高公文運轉(zhuǎn)速度，提升行政工作效率。要明確公文歸還期限，特急公文當即辦理，緊急公文當日辦畢，普通公文或涉及多個部門的公文三日內(nèi)辦結(jié)。建立公文催辦制度有利于提高公文辦理效率，改善工作作風(fēng)，提高管理水平。為保證公文處理的時效性，避免誤時誤事，工作人員要根據(jù)輕重緩急向有關(guān)部門詢問落實情況，并催促他們按時完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)。要明確專人負責(zé)公文的登記和催辦，以制度化的工作確保上級文件精神和領(lǐng)導(dǎo)批示落實到位。

　　催辦公文要講究方式方法。閱文領(lǐng)導(dǎo)外出或來不及閱看公文時，工作人員應(yīng)有相應(yīng)預(yù)案，比如非密級公文可復(fù)印后下發(fā)，便于承辦部門及時辦理，也可電話請示或根據(jù)慣例辦理，確保不耽擱不延誤。催辦對象為領(lǐng)導(dǎo)時，要掌握催辦藝術(shù)和技巧，比如利用此次公文傳閱機會詢問上次傳閱的公文，或是將公文傳閱夾放在醒目位置，領(lǐng)導(dǎo)自會明白工作人員的苦心。
看過“公文處理的要求與問題”