一、對公文詞語選擇的基本要求
　　1．認真辨析詞語的確切含義，使詞語的意義符合客觀實際。可在公文中采用的詞語數量大、種類多，不同詞語在意義和用法方面有差別，也有聯系。為此，要使公文用語精當，必須注意對詞語認真加以辨析，真正掌握其確切含義，否則就很有可能造成表意的失當或失誤，影響文件效用的發揮。如下面一段文字：
　　經反復核查證明，張某、李某曾在 1987年 9月間收受過 XX公司的巨額賄款（每人分別收受現金 50000元），已構成受賄罪。案發后，二人還與XX公司業務負員X X訂立攻守同盟，妄圖掩蓋過錯。
　　文中“過錯”一詞，顯然是對“罪行”的誤用。“罪行”與“過錯”，在法律意義上都指違法行為，但卻有明顯的輕重之別。“過錯”是民事責任的要件，指因故意或過失而損害他人利益的違法行為；“罪行”則是指犯罪行為，它對社會具有危害性并觸犯刑律，是應依法受到刑罰處罰的。文中已確認二人的行為構成犯罪，卻又稱妄圖掩蓋“過錯”，是自相矛盾并嚴重失實失當的。由此可見對詞語不認真辨析其含義，憑想當然或者“望文生義”地去理解和使用，會造成表意的失誤。
　　在辨析同語含義的過程中，還應特別注意不同同語所包含的意義在范圍大小、性質輕重等方面的差別。如“權利’與“權力”，前者的范圍要大于后者；“差錯”、“過失”、“過錯”的性質是依次嚴重的。
　　2．注意分辨詞語的感情色彩，以正確責達作者的立場觀點。如果按照詞語自身的感情色彩對其加以劃分，實詞部分可分為褒義詞、貶義詞和中性詞三類。前兩類感情色彩強烈、愛憎分明，而中性詞則在不與其他詞語搭配的情況下，沒有感情的傾向性。在公文中，對事實的敘述要求客觀準確，而在表明立場主張時則要求旗幟鮮明。也就是說，肯定什么，否定什么；贊成什么，反對什么；是愛還是增；是贊賞還是譴責，都要有明確的態度。為達到這一要求，必須注意分辨詞語的感情色彩。做到這一點，不僅能使閱文者更準確地領會作者意圖，而且還可使文件簡明。如“在某些領導者的庇護下”和“在某些領導者的保護下”兩句話中，貶義的“庇護”與褒義的“保護”就已鮮明地表現了作者的態度，無需再對所要講的事情定性，人們即可知曉作者肯定或否定什么。
　　3．注意同語聲音和語調對語義的影響，以提高表達效果。詞語的聲音和語調對語義有一定的影響，如能于以重視，在選詞中注意使音節勻稱，注意避免因同音異義和語調附加語義帶來的歧義，則有利于提高表達效果。
　　4．注意同語間的正確搭配，遵循語言法則。同語的選擇要受事理邏輯、搭配習慣的制約，如隨意超越這些制約，就會影響表達效果。如：
他們從實際情況出發，在發達農業生產中，因地制宜，不斷創新，終于開創出一套發達農業各項生產的寶貴經驗。
　　這里，“發達”與“生產”，“開創”與“經驗”都屬于不妥當的搭配。
　　詞語的搭配最根本的是要使語義搭配合乎事理、合乎邏輯，同時又要注意符合語言習慣。
　　5．注意公文具體使用場合對同語風格的要求，維護公文的嚴肅性及強制影響性。公文大都使用于正式、莊重嚴肅的場合，為與之相協凋，選擇詞語時務必注意同語的風格特點，除特殊情況外，一般不用口語、諺語、歇后語以及方言土語，書面詞語中帶有調侃、詼諧意味以及不夠嚴肅鄭重的詞語也不應入選。
　　6．注意針對公文具體收受對象的特點選詞，以便有的放矢，便于理解和執行。公文具體收受對象的理解能力以及與發文機關的關系不同，公文所選用的詞語也就應有所差別，否則就難免會因“無的放矢”，而使對方難以理解；不知所云，或給對方平添困難，影響正常的工作關系。
　　在一般情況下，如對方具體閱文者為專業人員，則詞語的專業性、行業性可以強一些，反之就應避免使用專深的術語，注意少用專用詞語；具體閱文者久化程度較高，可以適當使用古語詞、外來詞，閱文者文化程度較低或高低不一時，則務必注意詞語的通俗性。當收文機關為自己的上級時，用詞當特別注意禮貌與語氣的和緩，相反，如對方是自己的下級時，則既應注意尊重對方，又需中肯堅決毫不婉曲。而當對方是自己的平級或不相屬機關時，用詞就要特別注意謙敬和明確，注意體現平等協作精神。
　　7．注意根據公文中所涉及的人和事物的特殊性質選詞，以獲得更加鮮明直接的表達效果。公義中所涉及的人物和事物是多種多樣的，人物的地位、事物的性質、出現的年代以及相互之間的關系不同，就需要用不同的詞語來表達，以使表達更鮮明、更直接、更有效。如在公文中，對正面的人物、正確的事物就不能用貶義詞，同樣也不可用褒義詞來表達反面人物和錯誤的事物；對錯誤性質嚴重的事物應用嚴峻冷酷的詞語，對正確的需褒揚的事物則要用有一定熱情、能鼓舞人心的詞語；對歷史上的人或事可以多用一些古語詞，對現代事物就可適當多用一些外來詞和具有時代特色的新鮮詞語；對于發文機關以及與其有直接關聯的人或事，可考慮正確地使用一些謙詞，而對于受文者及與其有直接關稅的人或事，則應恰當地使用表示尊重和禮貌的敬語。
　　8．注意根據上下文的需要選詞，以維護公文的完整有效性。一件公文的上下文對詞語的選擇具有很大的影響。有時為了使文氣貫通從調一致，上下文的詞語需要相互照應配合；有時為避免不必要的重復，必須使用不同的詞語。如：
　　“對于未按標準交費的同志，要由其所在單位的領導進行批評教育，并責令其進行補交。”
　　以上例句中，第一例中“進行”一詞的重復出現是不必要的，后一個“進行”應改為“予以”。
　　9．注意根據文種的不同特點選詞，以保證語言得體而有力。不同文種對詞語的選擇都有特殊的限制和要求，其主要原因在于，一方面前乃至已經涉及的公文使用場合、收受對象、人與事物性質等對選詞的要求都與文種有一定關聯，不同文種都在這些方面表現出一定的特殊性；另一方面則在于同一文種實際上就是獨具特色的一種文章，這種特色往往在詞語的選擇上有較鮮明的表現。
　　一般情況下，規范性公文的詞語要求含義高度精確，風格莊重、樸實；領導指導性公文的詞語則更重含義的明確、周密、概括、簡潔；公布性公文的詞語須講求準確、通俗，發音響亮上口；陳述呈清性的報告、請示的詞語要求簡潔明了；函的詞語更講究和緩融洽而明確、概括。
二、對公文語句的基本要求
　　公文中的語句，主要應達到如下要求：
　　1、含義明確、清晰、完整，便于準確理解，無歧義。
　　如下語句的含義便不夠清晰：
　　“剛從大城市來到這荒僻的山區工作的確會有些不習慣，但這種不習慣實在只是個時間問題。”
　　這里的“時間問題”語義含混，應直接講“但這種不習慣是暫時的”。語義多歧的句子更需避免：
　　“如果售貨員與顧客吵架，值班經理應立即向負有責任的售貨員提出警告，并記錄在案，作為獎金發放的依據。”
　　這里所表達的不是作者本意，準確地說應作為少發或不發獎金的依據，而不是原字面上所表達的那樣。
　　2．句子成分搭配得當。以下幾個例句是搭配不當的典型，應注意在公文寫作中避免出現類似語法錯誤：
　　“在這個車間里，勤儉節約的精神日益濃厚。”（主謂搭配不當）
　　“這項主體工程也是本省化工行業中最大最先進的一項節能措施。”（主賓搭配不當）
　　“這場技術競賽是在酷熱的氣溫中進行的。”（定語與名詞中心語搭配不當）
　　3．句子成分完整。不能漏掉或隱去語句中必須有的成分，否則將出現成分殘缺的語法錯誤。如以下例句：
　　“從這份文件里，使全廠干部了解到開展政治思想工作的重要性。”（因濫用了“使”，造成缺主語）
　　“這個班組的工人普遍有健康的情趣，大家農業余時間里從不屑于那些烏七八糟的小報。”（“不屑于’后缺調語“看”）
　　“目前，XX市正在開展整頓交通秩序。”（遺漏賓語“的活動”）
　　“這是一支過得硬的隊伍，他們每建造一座發電站，力求全優，不留任何質量隱患。”（“力求全優”前缺狀語“都”，因而不能同“每”相呼應）
　　4．語序安排妥當。語序指詞語組合的次序。它既反映了一定的語言習慣，又反映了事物間的邏輯關系。語序有時可以決定語義，變更語序后語義會產生很大的變化，有時語序變更后雖不改變語義但卻可改變語言的表達效果。因此，無論從語法的、邏輯的，還是修辭的角度看，語序的正確安排都是重要的。以下幾個例句都存在語序不當問題：
　　“這樣的活動樂于使廣大農民群眾接受。”（“樂于”應移至“接受”之前）
　　“我院已于9月30日召開了表彰先進個人先進集體大會，X X院長和其他學院的領導同志出席了這次會議。”（“其他”應移至“學院的”之后，否則將有歧義產生）
　　“5月 3日，我們訪問了參加過五四運動的當年的愛國老人。”（應將“當年的”移至“參加”之前，刪去“的”字）
　　“該文件根據國務院發布的《國家行政機關公文處理辦法》的規定，由本部辦公廳文電處撰擬。”（應改為“該文件由本部辦公廳文電處根據國務院發布的《國家行政機關公文處理辦法》的規定撰擬。”）
　　5．合乎事理。就是語句必須符合實際，合乎邏輯規律。下面幾個例句中所反映的錯誤在公文中常有出現：
　　“這個地區氣候宜人，除氣溫偏低外很適合發展水產養殖業。”（自相矛盾）
　　“由于我們沒有建立健全安全保衛制度，結果給慣偷、流氓和壞人造成了盜竊、行兇、陰謀破壞的可趁之機。”（種概念與屬概念并列，違背了本來的包含關系，慣偷、流氓無不是壞人）
　　“衡量一個企業是否經營得好，要從這樣一些方面考察：第一人盡其才；第二，有正確的經營方針；第三，有強有力的領導班子’（前后不對應，前面講“是否”，后面則只講了“是”而沒講“否”）
　　“我們應注意提拔、發現、培養青年干部。”（并列關系的概念其排列次序應合乎邏輯，改為：“發現、培養、提拔”）
　　“只要我們統一認識，振奮精神，今年初中畢業班的升學率一定能達到100％。”（條件不充分）
　　“我們認為，工人技術水平的提高是完全可能的，因為工業生產需要參與其間的工人掌握必要的技術。”（“判斷”與“證明”間沒有必然聯系）
　　6．句式合理并力爭有最佳表達效果。句式合理是指其內部結構合乎規范，力爭有最佳表達效果是指要充分利用不同句式的不同修辭功能，結合實際需要，對句式多加比較，選取其中能產生最滿意效果的。請看下例：
　　　“今年生產任務的提前完成，靠的是全廠干部、工人的齊心努力，各有關協作單位對本廠的積極支持和熱情援助取得的。”
　　這里將“……靠的是…”和“……是靠……取得的”兩種結構的句式混用，造成語義糾纏不清。