公文是一種特殊的文章，其寫作過程具有一些特殊的規(guī)律性，因此，要寫好公文，除了必須遵從諸如文通字順、觀點(diǎn)與材料統(tǒng)一、層次分明、結(jié)構(gòu)合理等文章寫作通則之外，還必須遵循下列一些基本要求：
　　(l）符合黨和國家的路線、方針、政策和法律、法規(guī)以及有關(guān)規(guī)定，具有合法性。首先，公文的內(nèi)容必須符合黨的基本路線和國家的憲法與法律，因?yàn)椋鼈兪俏覀冎贫ǖ囊磺泻暧^與微觀決策的總依據(jù)和指導(dǎo)綱領(lǐng)。其次，要符合本系統(tǒng)、本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)方面的方針政策和有關(guān)法規(guī)、規(guī)章，因?yàn)椋鼈兪侵贫ū緳C(jī)關(guān)一切決策的直接依據(jù)，如果在公文中提出新的政策，應(yīng)當(dāng)加以說明。由于公文內(nèi)容還要受其他多方面方針政策、法規(guī)規(guī)章的指導(dǎo)和制約，所以，還要加強(qiáng)橫向聯(lián)系，了解同層次有關(guān)系統(tǒng)、機(jī)關(guān)的重要決策并與之保持一致，以便在工作中相互協(xié)調(diào)與配合，避免矛盾抵觸。
　　(2）實(shí)事求是、講求實(shí)效。
　　公文的制發(fā)必須符合客觀實(shí)際，符合客觀規(guī)律并切合實(shí)際需要，講求實(shí)效。①從實(shí)際出發(fā)，根據(jù)客觀需要制發(fā)公文，公文寫作要具有明確的目的性與針對(duì)性，反對(duì)形式主義與文犢主義。②公文的內(nèi)容務(wù)求符合客觀實(shí)際，反映客觀事物的本來面目，并從實(shí)際出發(fā)，提出切實(shí)可行的工作原則與方法，使公文具有真實(shí)性與可行性。公文內(nèi)容失真或者所提對(duì)策脫離實(shí)際都會(huì)導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)決策的失誤，直接危害機(jī)關(guān)乃至國家利益。因此，公文撰寫人員必須深人實(shí)際，認(rèn)真做好調(diào)查研究工作。③注重時(shí)效。公文寫作必須及時(shí)迅速、把握時(shí)機(jī)，緊密適應(yīng)機(jī)關(guān)行政管理的需要，以便盡快實(shí)現(xiàn)公文的效用，提高機(jī)關(guān)工作效率。
　　(3）主題明確、結(jié)構(gòu)完整、格式規(guī)范。
　　主題是作者通過公文表達(dá)的意圖與主張，每件公文都要求能夠集中、鮮明而直接地表述主題。要一文一事，中心明確，令人一目了然。應(yīng)圍繞主題，合理安排正文結(jié)構(gòu)，做到層次清晰，條理分明，緊湊有序，過渡自然。應(yīng)當(dāng)具備的數(shù)據(jù)項(xiàng)目一定要準(zhǔn)確齊備，格式務(wù)必莊重規(guī)范，符合國家統(tǒng)一規(guī)定。
　　(4）用語莊重嚴(yán)謹(jǐn)、簡(jiǎn)明通順、平實(shí)得體。
　　公文的語言表述，必須符合公文的性質(zhì)、適用范圍與行文目的以及作者的職權(quán)地位。要求：
　　①莊重嚴(yán)謹(jǐn)。莊重，指用語端莊持重，格調(diào)嚴(yán)肅，用以維護(hù)公文的權(quán)威性與有效性，表明作者的嚴(yán)正立場(chǎng)與嚴(yán)肅態(tài)度。嚴(yán)謹(jǐn)，指用語周密確切，無虛假錯(cuò)漏，語意明確，不出歧義，是非界限清楚，褒貶得當(dāng)，符合實(shí)際，用以維護(hù)公文的準(zhǔn)確性，保證公文能產(chǎn)生直接應(yīng)用價(jià)值與強(qiáng)制性的影響。公文撰寫要選用含意明確、范圍限定的詞語，準(zhǔn)確地表述概念的內(nèi)涵與外延，正確揭示事物真相及其本質(zhì)；認(rèn)真辨析詞語的含義及其感情色彩，使之符合實(shí)際、準(zhǔn)確地表明作者的立場(chǎng)觀點(diǎn)。
　　②簡(jiǎn)明通順。簡(jiǎn)明，指用詞精練不繁，以簡(jiǎn)潔、明確的文字表述出豐富的內(nèi)容，做到“言簡(jiǎn)意賅”。首先，要做到直接表述，開門見山，簡(jiǎn)潔明了地表述發(fā)文意圖，以獲得準(zhǔn)確、快捷的閱文辦事效果。其次，應(yīng)盡量選用含義豐富、準(zhǔn)確的概括性詞語；也可利用附件，壓縮公文正文的篇幅；利用圖表或其他表格簡(jiǎn)化文字表述。最后，應(yīng)字斟句酌，反復(fù)修改，果斷刪除重復(fù)或可要可不要的段落與字句，使公文簡(jiǎn)潔凝煉。通順，即流利暢達(dá)，符合語法和邏輯。
　　③平實(shí)得體。平實(shí)，指公文的語言平和樸實(shí)自然，通俗易懂，無形象描寫，不堆砌華麗詞藻，不濫用修辭格，強(qiáng)調(diào)直接而鮮明地表達(dá)作者的意圖。得體，指公文的語言、語氣必須符合作者的職權(quán)范圍、行文目的與特定文體表達(dá)的需要。公文撰寫要從本機(jī)關(guān)職責(zé)范圍出發(fā)，根據(jù)本機(jī)關(guān)與受文機(jī)關(guān)之間的行文關(guān)系，選用恰當(dāng)?shù)脑~語，對(duì)上行文，應(yīng)用語尊重，恭而不卑，對(duì)下行文，應(yīng)用語鄭重、準(zhǔn)確，雖可適當(dāng)使用告誡性詞語，但應(yīng)做到威而不兇；平行文則更應(yīng)使用謙敬性詞語，創(chuàng)造出相互協(xié)商與合作的良好氛圍；面向廣大群眾的公布性公文則強(qiáng)調(diào)通俗明白。