公文是一種特殊的“文章”，因此，在撰擬文稿的過(guò)程中必須遵循特有的規(guī)律，達(dá)到特有的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。《條例》第十六條對(duì)起草公文提出了七個(gè)方面的要求，《辦法》第二十五條對(duì)起草公文提出了九個(gè)方面的要求。我們將這些基本要求綜合為十個(gè)方面：
（－）符合黨和國(guó)家的路線方針政策和法律法現(xiàn)
　　黨和國(guó)家的路線方針政策和法律法規(guī)，是我們進(jìn)行各項(xiàng)工作的依據(jù)和準(zhǔn)繩，也是起草公文的依據(jù)和準(zhǔn)繩。制發(fā)公文的具體目的雖各有不同，但從根本上說(shuō)都是為了貫徹落實(shí)黨和國(guó)家的路線方針政策。要使公文真正具備“法定”的執(zhí)行效用，使其受到“法”的有力保障，公文自身首先必須“合法”，符合國(guó)家法律法規(guī)和黨內(nèi)法規(guī)。這就要求起草公文的人員熟悉黨和國(guó)家的路線方針政策和法律法規(guī)，具有較高的政策水平和較強(qiáng)的法律意識(shí)，學(xué)法、懂法、守法，嚴(yán)格依法行政、依法辦事。
　　隨著形勢(shì)的發(fā)展和情況的變化，黨和國(guó)家的有些具體政策規(guī)定需要適時(shí)作必要的調(diào)整，但這必須經(jīng)過(guò)中央或有關(guān)的上級(jí)機(jī)關(guān)作出決定，下級(jí)機(jī)關(guān)無(wú)權(quán)在自己的行文中改變中央和上級(jí)機(jī)關(guān)的政策規(guī)定。至于涉及法律法規(guī)的修改，則只能按照法定程序由有關(guān)的權(quán)力機(jī)關(guān)或行政機(jī)關(guān)作出。
（二）符合上級(jí)機(jī)關(guān)的有關(guān)指示
　　我們黨實(shí)行民主集中制原則，下級(jí)服從上級(jí)，全黨服從中央。民主集中制既是黨的根本組織原則，也是國(guó)家政治生活的重要指導(dǎo)原則。公文起草工作也必須貫徹這一原則。各級(jí)黨政機(jī)關(guān)起草的公文，都必須符合各自上級(jí)機(jī)關(guān)的有關(guān)指示，而不能脫離更不能違背上級(jí)機(jī)關(guān)的指示。一般來(lái)說(shuō)，上級(jí)機(jī)關(guān)更為熟悉黨和國(guó)家的方針政策，更能把握全局，同時(shí)它也比較熟悉本地區(qū)、本部門、本系統(tǒng)的情況，因而它的指示具有較強(qiáng)的針對(duì)性。所以，各地區(qū)、各部門起草公文，不但需要了解和研究黨和國(guó)家的有關(guān)政策和法律法規(guī)，而且還需要了解和研究自己的上級(jí)機(jī)關(guān)的有關(guān)指示。要善于把上級(jí)機(jī)關(guān)的指示同本地區(qū)、本部門的實(shí)際情況結(jié)合起來(lái)，使上級(jí)機(jī)關(guān)的指示在本地區(qū)、本部門得到貫徹落實(shí)。
（三）同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接
　　這包含兩方面的意思。一是在同一個(gè)問(wèn)題上，各有關(guān)公文可以從不同側(cè)面作出某些規(guī)定，但它們之間應(yīng)當(dāng)相互配合而不能矛盾。比如對(duì)同一事項(xiàng)，這件公文認(rèn)為可以辦，那件公文認(rèn)為不能辦，或者對(duì)此項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，這件公文認(rèn)為應(yīng)予以解決，那件公文認(rèn)為不能解決。現(xiàn)實(shí)中確實(shí)有一些機(jī)關(guān)公文的規(guī)定相互“打架”，讓執(zhí)行者無(wú)所適從。這些相互矛盾的情況，在起草公文時(shí)是必須避免的。無(wú)論是本機(jī)關(guān)所發(fā)的公文之間，還是本機(jī)關(guān)公文與其他機(jī)關(guān)所發(fā)的公文之間，都應(yīng)該相互呼應(yīng)，保持政策的連續(xù)性、穩(wěn)定性。二是當(dāng)根據(jù)新的情況需要對(duì)現(xiàn)行公文的有關(guān)規(guī)定作出某些調(diào)整時(shí)，新制發(fā)的公文應(yīng)當(dāng)對(duì)此以適當(dāng)形式有所交代或者以其他方式予以說(shuō)明，以便使人了解新規(guī)定與原有規(guī)定的不同之處并非相互矛盾，而是為適應(yīng)新情況所作的調(diào)整。為此，起草公文時(shí)，必須認(rèn)真了解現(xiàn)行有關(guān)公文的情況，熟悉該公文涉及領(lǐng)域的路線方針政策，并同相關(guān)部門溝通協(xié)商，達(dá)成一致意見。
（四）完鱉準(zhǔn)確地體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)的意圖
　　發(fā)文機(jī)關(guān)的意圖，就是發(fā)文機(jī)關(guān)通過(guò)發(fā)文所要達(dá)到的目的和有關(guān)設(shè)想，是發(fā)文機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)集體的意志。一件公文，即使以機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人署名發(fā)出，也不是領(lǐng)導(dǎo)人以私人身份，而是以機(jī)關(guān)代表的身份行文的，體現(xiàn)的仍然是發(fā)文機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)集體的意圖。可以說(shuō)，能否完整準(zhǔn)確地體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)的意圖，決定了一件公文的成敗。為此，公文起草人員必須熟悉本機(jī)關(guān)情況，學(xué)會(huì)從工作大局出發(fā)認(rèn)識(shí)和分析問(wèn)題，注意了解和聽取機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的意見和要求，特別是要善于“換位思考”，悉心體會(huì)和準(zhǔn)確把握機(jī)關(guān)主要領(lǐng)導(dǎo)人的思想脈搏，投身處地從機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)角度，用機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的“腦子”觀察問(wèn)題、思考問(wèn)題、解決問(wèn)題。
（五）全面準(zhǔn)確地反映客觀實(shí)際信況
　　全面準(zhǔn)確地反映客觀實(shí)際情況，是實(shí)事求是精神的具體體現(xiàn)。堅(jiān)持實(shí)事求是的精神，是由我國(guó)公務(wù)機(jī)關(guān)的社會(huì)主義性質(zhì)和黨的全心全意為人民服務(wù)的宗旨所決定的。只有堅(jiān)持實(shí)事求是，堅(jiān)持全面準(zhǔn)確地反映客觀實(shí)際情況，才能很好地克服官僚主義、形式主義，杜絕浮夸、生搬硬套、妄下結(jié)論、草率從事、虛以應(yīng)付的腐朽作風(fēng)。
　　起草公文，要注意體現(xiàn)時(shí)代性、把握規(guī)律性、富于創(chuàng)造性，全面準(zhǔn)確地反映客觀實(shí)際情況，重實(shí)際、說(shuō)實(shí)話、求實(shí)效。具體要求是：第一，保持全面性。公文的內(nèi)容要涵蓋事物的各個(gè)方面和各個(gè)部分的情況，包括歷史情況和發(fā)展趨勢(shì)，不能以偏概全，不能報(bào)喜不報(bào)憂。第二，保持準(zhǔn)確性。公文的內(nèi)容應(yīng)力求體現(xiàn)事物的實(shí)質(zhì)和規(guī)律性，不能只停留在事物的表面，不能作任何夸大、縮小，更不能反映虛假情況。第三，保持客觀性。公文反映的應(yīng)當(dāng)是客觀存在的實(shí)際情況，而不是主觀臆想或故意編造的東西。只有全面準(zhǔn)確地反映客觀實(shí)際情況，才能對(duì)問(wèn)題作出正確結(jié)論，找到解決問(wèn)題的切實(shí)有效的辦法。可以說(shuō)，全面準(zhǔn)確地反映客觀實(shí)際情況，是公文的科學(xué)性和生命力的基礎(chǔ)。做到這一點(diǎn)，公文才會(huì)充實(shí)有力，令人信服。一些典范公文中概述有關(guān)情況的段落，往往用字不多，但很有說(shuō)服力。因?yàn)樗梢詭椭藗儚闹袕S解到有關(guān)問(wèn)題的基本情況和關(guān)鍵所在，感受到解決有關(guān)問(wèn)題的必要性和迫切性，從而很自然地認(rèn)同公文中提出的觀點(diǎn)和解決辦法。
（六）提出的政策、措施切實(shí)可行
　　制發(fā)公文總是為了解決一定的問(wèn)題，所以有關(guān)解決問(wèn)題的政策和措施，就很自然地成為公文的主體和關(guān)鍵。總的來(lái)說(shuō)，具體政策和措施大體上可以歸納為兩大類：一類是屬于行為規(guī)范方面的，主要是指；什么事要怎樣做，不能怎樣做．違反了怎么辦等。另一類是屬于物質(zhì)條件方面的，主要是解決人、財(cái)激方面的問(wèn)題。要妥善處理問(wèn)題，離開必要的政策和措施是不行的，那就成了空談，但是如果提出的政策。措施要求過(guò)高，那也是不能實(shí)現(xiàn)的空中樓閣，于事無(wú)補(bǔ)。因此，在研究確定采取什么樣的政策、措施時(shí)，“符合實(shí)際”、“切實(shí)可行”就成了一條最基本的標(biāo)準(zhǔn)。要堅(jiān)持一切從實(shí)際出發(fā)，而不是只從良好的主觀愿望出發(fā)；要求不能太低也不能太高，必須考慮可行性和可操作性；不能憑想當(dāng)然辦事，必須經(jīng)過(guò)周密調(diào)查和充分論證。
（七）表述準(zhǔn)確嚴(yán)密
　　主要有五個(gè)方面的要求：第一，觀點(diǎn)明確。公文主題要鮮明突出，提出的各種主張、意見、要求、政策、措施等都要清楚明白，毫不含糊。第二，條理清晰。公文中涉及事項(xiàng)多、內(nèi)容較復(fù)雜時(shí)，要按照事物內(nèi)在的邏輯關(guān)系分層次、分要點(diǎn)進(jìn)行表述，切忌交叉、重復(fù)。第三，內(nèi)容充實(shí)、公文不但要有明確的觀點(diǎn)；而且應(yīng)當(dāng)要素齊全，數(shù)據(jù)完備，以便于認(rèn)識(shí)和解決問(wèn)題。第四，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)。公文開頭、結(jié)尾和中間各部分的安排必須井然有序，嚴(yán)密緊湊，全文構(gòu)成一個(gè)有機(jī)整體。第五，表述準(zhǔn)確。公文對(duì)人們行為影響的直接性、強(qiáng)制性，以及它特殊的‘物”（客觀事物）——“意”（有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)事物的認(rèn)識(shí)）——“意”（撰稿人的認(rèn)識(shí)）——“言”（運(yùn)用語(yǔ)言表達(dá)認(rèn)識(shí)，形諸文字）的形成過(guò)程所帶來(lái)的一系列特點(diǎn)，使準(zhǔn)確無(wú)誤成為公文質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)中的重要指標(biāo)。從對(duì)實(shí)際情況和公文制發(fā)意圖的反映，到每項(xiàng)具體內(nèi)容的表達(dá)，從概念、判斷、推理的運(yùn)用，到每一個(gè)語(yǔ)言符號(hào)的書寫印刷，都必須準(zhǔn)確無(wú)誤，不允許有任何欠缺、夫當(dāng)或失真。
（八）文字精確簡(jiǎn)練
　　好的公文要開門見山，文字精練，用語(yǔ)簡(jiǎn)明，篇幅簡(jiǎn)短。“開門見山”，是一種形象比喻，指的是在公文的開頭處以極簡(jiǎn)單的文字表明全文的主旨或中心觀點(diǎn)，先給人一個(gè)總的印象，以引導(dǎo)人們進(jìn)一步閱看全文。不僅全文的開頭應(yīng)當(dāng)采取這種方式，每一部分的開頭也應(yīng)適當(dāng)采取這種方式。“文字精練”＼“用語(yǔ)簡(jiǎn)明”、“篇幅簡(jiǎn)短”這幾點(diǎn)，概括了公文語(yǔ)言表達(dá)的基本特點(diǎn)。要盡量用最簡(jiǎn)潔的文字順暢而有條理地表達(dá)充實(shí)豐富的內(nèi)容，做到言簡(jiǎn)意賅，切中要害，避免拖沓冗長(zhǎng)的文風(fēng)。對(duì)撰寫者而言，短小精悍的公文往往便于及時(shí)表達(dá)思想，也往往更難寫；對(duì)受文者而言，閱看和處理短公文或許比閱看和處理長(zhǎng)篇大論更有積極性。一般說(shuō)來(lái)，不能抽象地談?wù)摴拈L(zhǎng)好還是短好，長(zhǎng)公文和短公文都有精品。但是，在工作和生活節(jié)奏加快，而言之無(wú)物、套話連篇的長(zhǎng)公文還在流行的今天，我們應(yīng)該大力提倡寫內(nèi)容充實(shí)的短公文，短些、短些、再短些。長(zhǎng)篇未必充實(shí)，短論亦可高深。
（九）文種使用恰當(dāng)
　　不同種類的公文具有不同的功能和作用，文種在一定程度上體現(xiàn)著發(fā)文機(jī)關(guān)同受文機(jī)關(guān)之間的關(guān)系。有的文種具有指示功能；適用于上級(jí)機(jī)關(guān)向下級(jí)機(jī)關(guān)行文，如決議、決定、指示、批復(fù)；有的文種具有陳述呈請(qǐng)的功能，適用于下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)行文，如請(qǐng)示、報(bào)告；有的文種具有周知功能，適用于公開發(fā)布或在一定范圍發(fā)布事項(xiàng)，如公報(bào)、通報(bào)；有的文種具有規(guī)范功能，適用于對(duì)特定范圍的工作或事務(wù)制定具有約束力的行為規(guī)范，如條例、規(guī)定。公文必須正確地使用文種，否則烙會(huì)影響公文效能，造成行文關(guān)系的混亂。
（＋）公文結(jié)構(gòu)和格式規(guī)范
　　公文的結(jié)構(gòu)和格式是公文的外部特征。它的作用是以莊重的特有的形式引起人們對(duì)它的重視。公文結(jié)構(gòu)和格式的規(guī)范化是公文的本質(zhì)要求，也是公文的生命。要使公文能在最大程度、最大范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)有效溝通，不講規(guī)范性，不堅(jiān)持規(guī)范性是不可能的。只有規(guī)范才可以掃清溝通中的障礙，才可以使公文的寫作、閱讀、傳遞、處理更快捷，更有效。
　　以上十項(xiàng)，是公文寫作一般的基本的要求。從第一項(xiàng)到第六項(xiàng)，是有關(guān)公文內(nèi)容方面的要求，總的就是要求公文具有政策的正確性、情況的真實(shí)性和措施的可行性。第七、第八兩項(xiàng)，是有關(guān)公文文字表達(dá)方面的要求，總的就是要求準(zhǔn)確、嚴(yán)謹(jǐn)和精練。第九、第十兩項(xiàng)，是公文形式方面的要求。這些要求都同公文質(zhì)量密切相關(guān)，我們?cè)诠ぷ髦幸欢ㄒJ(rèn)真遵守，努力做好。