8 公文中的橫排表格

　　A4紙型的表格橫排時，頁碼位置與公文其他頁碼保持一致，單頁碼表頭在訂口一邊，雙頁碼表頭在切口一邊。

　　9 公文中計量單位、標點符號和數字的用法

　　公文中計量單位的用法應當符合GB 3100、GB 3101和GB 3102(所有部分)，標點符號的用法應當符合GB/T 15834，數字用法應當符合GB/T 15835。

　　10 公文的特定格式

　　10.1 信函格式

　　發文機關標志使用發文機關全稱或者規范化簡稱，居中排布，上邊緣至上頁邊為30mm，推薦使用紅色小標宋體字。聯合行文時，使用主辦機關標志。

　　發文機關標志下4 mm處印一條紅色雙線(上粗下細)，距下頁邊20 mm處印一條紅色雙線(上細下粗)，線長均為170 mm，居中排布。

　　如需標注份號、密級和保密期限、緊急程度，應當頂格居版心左邊緣編排在第一條紅色雙線下，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列，第一個要素與該線的距離為3號漢字高度的7/8。

　　發文字號頂格居版心右邊緣編排在第一條紅色雙線下，與該線的距離為3號漢字高度的7/8。

　　標題居中編排，與其上最后一個要素相距二行。

　　第二條紅色雙線上一行如有文字，與該線的距離為3號漢字高度的7/8。

　　首頁不顯示頁碼。

　　版記不加印發機關和印發日期、分隔線，位于公文最后一面版心內最下方。

　　10.2 命令(令)格式

　　發文機關標志由發文機關全稱加“命令”或“令”字組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為20 mm，推薦使用紅色小標宋體字。

　　發文機關標志下空二行居中編排令號，令號下空二行編排正文。

　　簽發人職務、簽名章和成文日期的編排見7. 3. 5. 3。

　　10.3 紀要格式

　　紀要標志由“XXXXX紀要”組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35 mm，推薦使用紅色小標宋體字。

　　標注出席人員名單，一般用3號黑體字，在正文或附件說明下空一行左空二字編排“出席”二字，后標全角冒號，冒號后用3號仿宋體字標注出席人單位、姓名，回行時與冒號后的首字對齊。

　　標注請假和列席人員名單，除依次另起一行并將“出席”二字改為“請假”或“列席”外，編排方法同出席人員名單。

　　紀要格式可以根據實際制定。

　　11 式樣(略)

　　公文標題寫作的美學要求

　　1、結構的嚴謹之美

　　公文標題要求結構完整、功能齊全、符合語法規范，既不能“缺胳膊少腿”，也不能“隨意組裝”、變換位置。

　　關于公文標題的結構，2012年7月1日起施行的《黨政機關公文處理工作條例》(以下簡稱“《條例》”)作了明確規定：公文標題“由發文機關名稱、事由和文種組成”，要求三要素必備，不得隨意省略， 以標明由誰發文、為什么發文和用什么文種發文。嚴格來講，除了這三個實詞性元素，還包括兩個虛詞性元素， 即發文機關名稱和事由之間的介詞“關于”、事由和文種之間的助詞“的”。一般而言，這五個元素的順序不能調換，要嚴格按照“發文機關名稱+關于+事由+的+文種”的總體結構和規范格式進行排布。

　　如《××集團有限公司免征城鎮土地使用稅的請示》，缺省介詞“關于”，應改為《××集團有限公司關于要求免征城鎮土地使用稅的請示》;

　　又如《關于××集團有限公司推行全員健身活動的通知》，其中的“××集團有限公司”為發文機關，不能挪位至介詞“關于”之后，應改為《××集團有限公司關于推行全員健身活動的通知》;

　　再如《××集團有限公司表彰決定》，盡管標題三要素齊全，但要素之間缺少必要的虛詞，而且對事由未作具體說明，即不宜籠統地用“表彰”二字概括，應改為《××集團有限公司關于表彰××××的決定》。

　　2、標題語言的簡約之美

　　公文標題的簡約美主要表現為標題語言的簡明扼要。

　　一方面，要盡量使用簡單好記、通俗易懂的詞語，方便閱文者記憶或轉述，切忌冗長拖沓、晦澀難懂。一般來講，公文標題以不超過三行為宜，如果字數確實過多，可以根據文件的主要內容、關鍵詞語等作歸納概括和合理簡化。

　　例如，《××集團有限公司關于印發××同志在公司首屆二次職工代表大會上的工作報告及關于公司首屆二次職工代表大會的決議和關于加強司務公開工作的意見的通知》，這則標題包含三個被印發文件的標題，看起來相當繁冗復雜，對此可將被印發文件統稱為“公司首屆二次職工代表大會三個文件”，將通知標題瘦身為《××集團有限公司關于印發公司首屆二次職工代表大會三個文件的通知》，如此則容易記住，也便于傳達。

　　另一方面，應力求語義簡潔明確，避免重復啰唆，讓閱文者一看便知公文主旨和行文目的，起到準確、有效地指導公務活動的作用。敘述事由時要用精練濃縮的文字高度概括正文主題，避免事由中的動詞與文種在文字和詞義上重疊，同時應注意詞語的搭配得當，避免出現歧義和語病。

　　例如《××公司關于請求××集團有限公司撥付專項經費用于家屬區改造的請示》，事由顯得比較啰唆。其一，“××集團有限公司”作為“××公司”的上級單位，系該文件的主送機關，可不必在標題中贅述;其二，“關于請求……的請示”語義重復，過于“客氣”;其三，類似“撥付專項經費用于家屬區改造”這樣的短語，用動賓詞組表述成“撥付家屬區改造專項經費”顯得更為簡練。綜合來看，這則標題若修改為《××公司關于要求撥付家屬區改造專項經費的請示》， 則既禮貌得體， 又干凈利落，體現出簡約之美。

　　此外，多層轉發的公文，標題中的事由概述更應簡明扼要。

　　比如某集團公司轉發省住房和城鄉建設廳轉發的通知，其標題如下：《××集團有限公司關于轉發××省住房和城鄉建設廳關于轉發國家住房和城鄉建設部關于進一步加強和完善建筑勞務管理工作的指導意見的通知的通知》。標題中出現多個介詞“關于”、多個助詞“的”、多個文種名稱“通知”以及兩級住房和城鄉建設部門名稱，顯得十分臃腫，使閱文者不知所云。此標題可精簡修改為：《××集團有限公司關于轉發國家住房和城鄉建設部關于進一步加強和完善建筑勞務管理工作的指導意見的通知》。

　　3、標題表述的精準之美

　　這里的“精準之美”，其一是指事由表述精準。公文標題中的事由應與正文內容高度相符、契合， 通過準確提煉全面、清楚地反映公文主旨，避免出現事由概括不準、表意不清而引起歧義、誤解等問題。要使閱文者通過標題即可了解發文機關的行文目的、公文的基本精神和中心內容， 從而提高公文閱讀和流轉的效率。

　　例如《××大學關于土地問題的請示》這則標題，表意含糊，讓人無法從字面上獲取關鍵信息。是想申請劃撥用地，還是轉讓現有土地?是解決校舍用地面積不足問題，還是協調土地權屬糾紛問題?閱文者只有通讀文件后才能得知發文機關的請示事項。

　　其二是指文種選用精準。《條例》規定的公文種類為15 種， 不可隨意生造文種或疊加文種名稱。文種可以表明發文單位與收文單位的關系，也能反映出行文的基本意圖。根據行文目的選用文種，是擬制公文應當遵循的基本原則。公文文種的適用范圍非常明確，文種的選用也非常嚴格。文種使用不準確會降低公文的質量和效用，影響收文單位的感受以及收文辦理情況，這將直接關系文中所反映的問題能否順利解決，行文目的能否實現。

　　比如表彰和嘉獎先進可選用“令”“決定”“通報”等文種，但三者在行文單位層級、表彰規格、適用范圍、行文目的和側重點、行文格式及發布形式、法定效力等方面有所不同; 又比如請求辦理事項，隸屬機關之間用“請示”，不相隸屬機關之間則用請求批準性“函”。因此，要深刻認識各文種的特點和彼此的聯系與區別，切不可把行文方向弄錯，把行文關系搞亂，否則會貽誤工作，影響形象。

　　4、標題外觀的形式之美

　　公文標題要講究外觀形式的規范之美。1999 年版的《國家行政機關公文格式》規定，公文標題的位置在“紅色反線下空2 行，用2號小標宋體字， 可分一行或多行居中排布;回行時，要做到詞意完整， 排列對稱， 間距恰當”;2012 年版的《黨政機關公文格式》進一步提出，“回行時， 要做到詞意完整， 排列對稱，長短適宜，間距恰當，標題排列應當使用梯形或菱形”。

　　從規定可見， 公文標題排版的形式之美主要體現在其所處位置、語句斷行和整體排布形狀上。

　　當公文標題字數不多，可一行排完時，居中排布即可。當標題字數偏多，需要分行排列時，則要把握好排布原則，即分行時有講究，既不要把各行上下對齊排成等長， 也不要使行與行之間字數相差懸殊。分兩行時，可排成“上短下長式”或“下短上長式”;分三行時，可排成從上往下遞減的倒梯形，或從上往下遞增的正梯形，也可排成上下短、中間長的菱形，不要排成上下長、中間短的沙漏形。需要特別注意的是，回行時不能將詞或詞組以及人名、地名、單位名稱等專用名詞拆開，要保證它們的完整性，這是保持標題美觀、莊重的一個重要方面。

　　毋庸置疑， 一則從內容到形式都充滿美感的標題，能為公文的整體質量添色不少，能引起公文辦理者、審核閱批者的重視和好感，從而使公文得到有效傳達和快速辦理， 提升公文處理效率和單位形象。廣大文秘工作者要從把好公文標題寫作關入手，著力培養認識美、體驗美、欣賞美和創造美的能力, 共同提升公文處理工作水平。
看過“公文格式標準”