8 公文中的橫排表格

　　A4紙型的表格橫排時，頁碼位置與公文其他頁碼保持一致，單頁碼表頭在訂口一邊，雙頁碼表頭在切口一邊。

　　9 公文中計量單位、標點符號和數(shù)字的用法

　　公文中計量單位的用法應(yīng)當符合GB 3100、GB 3101和GB 3102(所有部分)，標點符號的用法應(yīng)當符合GB/T 15834，數(shù)字用法應(yīng)當符合GB/T 15835。

　　10 公文的特定格式

　　10.1 信函格式

　　發(fā)文機關(guān)標志使用發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱，居中排布，上邊緣至上頁邊為30mm，推薦使用紅色小標宋體字。聯(lián)合行文時，使用主辦機關(guān)標志。

　　發(fā)文機關(guān)標志下4 mm處印一條紅色雙線(上粗下細)，距下頁邊20 mm處印一條紅色雙線(上細下粗)，線長均為170 mm，居中排布。

　　如需標注份號、密級和保密期限、緊急程度，應(yīng)當頂格居版心左邊緣編排在第一條紅色雙線下，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列，第一個要素與該線的距離為3號漢字高度的7/8。

　　發(fā)文字號頂格居版心右邊緣編排在第一條紅色雙線下，與該線的距離為3號漢字高度的7/8。

　　標題居中編排，與其上最后一個要素相距二行。

　　第二條紅色雙線上一行如有文字，與該線的距離為3號漢字高度的7/8。

　　首頁不顯示頁碼。

　　版記不加印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期、分隔線，位于公文最后一面版心內(nèi)最下方。

　　10.2 命令(令)格式

　　發(fā)文機關(guān)標志由發(fā)文機關(guān)全稱加“命令”或“令”字組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為20 mm，推薦使用紅色小標宋體字。

　　發(fā)文機關(guān)標志下空二行居中編排令號，令號下空二行編排正文。

　　簽發(fā)人職務(wù)、簽名章和成文日期的編排見7. 3. 5. 3。

　　10.3 紀要格式

　　紀要標志由“XXXXX紀要”組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35 mm，推薦使用紅色小標宋體字。

　　標注出席人員名單，一般用3號黑體字，在正文或附件說明下空一行左空二字編排“出席”二字，后標全角冒號，冒號后用3號仿宋體字標注出席人單位、姓名，回行時與冒號后的首字對齊。

　　標注請假和列席人員名單，除依次另起一行并將“出席”二字改為“請假”或“列席”外，編排方法同出席人員名單。

　　紀要格式可以根據(jù)實際制定。

　　11 式樣(略)

　　公文標題寫作的美學(xué)要求

　　1、結(jié)構(gòu)的嚴謹之美

　　公文標題要求結(jié)構(gòu)完整、功能齊全、符合語法規(guī)范，既不能“缺胳膊少腿”，也不能“隨意組裝”、變換位置。

　　關(guān)于公文標題的結(jié)構(gòu)，2012年7月1日起施行的《黨政機關(guān)公文處理工作條例》(以下簡稱“《條例》”)作了明確規(guī)定：公文標題“由發(fā)文機關(guān)名稱、事由和文種組成”，要求三要素必備，不得隨意省略， 以標明由誰發(fā)文、為什么發(fā)文和用什么文種發(fā)文。嚴格來講，除了這三個實詞性元素，還包括兩個虛詞性元素， 即發(fā)文機關(guān)名稱和事由之間的介詞“關(guān)于”、事由和文種之間的助詞“的”。一般而言，這五個元素的順序不能調(diào)換，要嚴格按照“發(fā)文機關(guān)名稱+關(guān)于+事由+的+文種”的總體結(jié)構(gòu)和規(guī)范格式進行排布。

　　如《××集團有限公司免征城鎮(zhèn)土地使用稅的請示》，缺省介詞“關(guān)于”，應(yīng)改為《××集團有限公司關(guān)于要求免征城鎮(zhèn)土地使用稅的請示》;

　　又如《關(guān)于××集團有限公司推行全員健身活動的通知》，其中的“××集團有限公司”為發(fā)文機關(guān)，不能挪位至介詞“關(guān)于”之后，應(yīng)改為《××集團有限公司關(guān)于推行全員健身活動的通知》;

　　再如《××集團有限公司表彰決定》，盡管標題三要素齊全，但要素之間缺少必要的虛詞，而且對事由未作具體說明，即不宜籠統(tǒng)地用“表彰”二字概括，應(yīng)改為《××集團有限公司關(guān)于表彰××××的決定》。

　　2、標題語言的簡約之美

　　公文標題的簡約美主要表現(xiàn)為標題語言的簡明扼要。

　　一方面，要盡量使用簡單好記、通俗易懂的詞語，方便閱文者記憶或轉(zhuǎn)述，切忌冗長拖沓、晦澀難懂。一般來講，公文標題以不超過三行為宜，如果字數(shù)確實過多，可以根據(jù)文件的主要內(nèi)容、關(guān)鍵詞語等作歸納概括和合理簡化。

　　例如，《××集團有限公司關(guān)于印發(fā)××同志在公司首屆二次職工代表大會上的工作報告及關(guān)于公司首屆二次職工代表大會的決議和關(guān)于加強司務(wù)公開工作的意見的通知》，這則標題包含三個被印發(fā)文件的標題，看起來相當繁冗復(fù)雜，對此可將被印發(fā)文件統(tǒng)稱為“公司首屆二次職工代表大會三個文件”，將通知標題瘦身為《××集團有限公司關(guān)于印發(fā)公司首屆二次職工代表大會三個文件的通知》，如此則容易記住，也便于傳達。

　　另一方面，應(yīng)力求語義簡潔明確，避免重復(fù)啰唆，讓閱文者一看便知公文主旨和行文目的，起到準確、有效地指導(dǎo)公務(wù)活動的作用。敘述事由時要用精練濃縮的文字高度概括正文主題，避免事由中的動詞與文種在文字和詞義上重疊，同時應(yīng)注意詞語的搭配得當，避免出現(xiàn)歧義和語病。

　　例如《××公司關(guān)于請求××集團有限公司撥付專項經(jīng)費用于家屬區(qū)改造的請示》，事由顯得比較啰唆。其一，“××集團有限公司”作為“××公司”的上級單位，系該文件的主送機關(guān)，可不必在標題中贅述;其二，“關(guān)于請求……的請示”語義重復(fù)，過于“客氣”;其三，類似“撥付專項經(jīng)費用于家屬區(qū)改造”這樣的短語，用動賓詞組表述成“撥付家屬區(qū)改造專項經(jīng)費”顯得更為簡練。綜合來看，這則標題若修改為《××公司關(guān)于要求撥付家屬區(qū)改造專項經(jīng)費的請示》， 則既禮貌得體， 又干凈利落，體現(xiàn)出簡約之美。

　　此外，多層轉(zhuǎn)發(fā)的公文，標題中的事由概述更應(yīng)簡明扼要。

　　比如某集團公司轉(zhuǎn)發(fā)省住房和城鄉(xiāng)建設(shè)廳轉(zhuǎn)發(fā)的通知，其標題如下：《××集團有限公司關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)××省住房和城鄉(xiāng)建設(shè)廳關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)國家住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部關(guān)于進一步加強和完善建筑勞務(wù)管理工作的指導(dǎo)意見的通知的通知》。標題中出現(xiàn)多個介詞“關(guān)于”、多個助詞“的”、多個文種名稱“通知”以及兩級住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部門名稱，顯得十分臃腫，使閱文者不知所云。此標題可精簡修改為：《××集團有限公司關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)國家住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部關(guān)于進一步加強和完善建筑勞務(wù)管理工作的指導(dǎo)意見的通知》。

　　3、標題表述的精準之美

　　這里的“精準之美”，其一是指事由表述精準。公文標題中的事由應(yīng)與正文內(nèi)容高度相符、契合， 通過準確提煉全面、清楚地反映公文主旨，避免出現(xiàn)事由概括不準、表意不清而引起歧義、誤解等問題。要使閱文者通過標題即可了解發(fā)文機關(guān)的行文目的、公文的基本精神和中心內(nèi)容， 從而提高公文閱讀和流轉(zhuǎn)的效率。

　　例如《××大學(xué)關(guān)于土地問題的請示》這則標題，表意含糊，讓人無法從字面上獲取關(guān)鍵信息。是想申請劃撥用地，還是轉(zhuǎn)讓現(xiàn)有土地?是解決校舍用地面積不足問題，還是協(xié)調(diào)土地權(quán)屬糾紛問題?閱文者只有通讀文件后才能得知發(fā)文機關(guān)的請示事項。

　　其二是指文種選用精準。《條例》規(guī)定的公文種類為15 種， 不可隨意生造文種或疊加文種名稱。文種可以表明發(fā)文單位與收文單位的關(guān)系，也能反映出行文的基本意圖。根據(jù)行文目的選用文種，是擬制公文應(yīng)當遵循的基本原則。公文文種的適用范圍非常明確，文種的選用也非常嚴格。文種使用不準確會降低公文的質(zhì)量和效用，影響收文單位的感受以及收文辦理情況，這將直接關(guān)系文中所反映的問題能否順利解決，行文目的能否實現(xiàn)。

　　比如表彰和嘉獎先進可選用“令”“決定”“通報”等文種，但三者在行文單位層級、表彰規(guī)格、適用范圍、行文目的和側(cè)重點、行文格式及發(fā)布形式、法定效力等方面有所不同; 又比如請求辦理事項，隸屬機關(guān)之間用“請示”，不相隸屬機關(guān)之間則用請求批準性“函”。因此，要深刻認識各文種的特點和彼此的聯(lián)系與區(qū)別，切不可把行文方向弄錯，把行文關(guān)系搞亂，否則會貽誤工作，影響形象。

　　4、標題外觀的形式之美

　　公文標題要講究外觀形式的規(guī)范之美。1999 年版的《國家行政機關(guān)公文格式》規(guī)定，公文標題的位置在“紅色反線下空2 行，用2號小標宋體字， 可分一行或多行居中排布;回行時，要做到詞意完整， 排列對稱， 間距恰當”;2012 年版的《黨政機關(guān)公文格式》進一步提出，“回行時， 要做到詞意完整， 排列對稱，長短適宜，間距恰當，標題排列應(yīng)當使用梯形或菱形”。

　　從規(guī)定可見， 公文標題排版的形式之美主要體現(xiàn)在其所處位置、語句斷行和整體排布形狀上。

　　當公文標題字數(shù)不多，可一行排完時，居中排布即可。當標題字數(shù)偏多，需要分行排列時，則要把握好排布原則，即分行時有講究，既不要把各行上下對齊排成等長， 也不要使行與行之間字數(shù)相差懸殊。分兩行時，可排成“上短下長式”或“下短上長式”;分三行時，可排成從上往下遞減的倒梯形，或從上往下遞增的正梯形，也可排成上下短、中間長的菱形，不要排成上下長、中間短的沙漏形。需要特別注意的是，回行時不能將詞或詞組以及人名、地名、單位名稱等專用名詞拆開，要保證它們的完整性，這是保持標題美觀、莊重的一個重要方面。

　　毋庸置疑， 一則從內(nèi)容到形式都充滿美感的標題，能為公文的整體質(zhì)量添色不少，能引起公文辦理者、審核閱批者的重視和好感，從而使公文得到有效傳達和快速辦理， 提升公文處理效率和單位形象。廣大文秘工作者要從把好公文標題寫作關(guān)入手，著力培養(yǎng)認識美、體驗美、欣賞美和創(chuàng)造美的能力, 共同提升公文處理工作水平。
看過“公文格式標準”