二、發文處理

　　發文處理是指機關內部為制發公文所進行的創作、處置與管理舌動。發文處理的一般程序為：擬稿、會商、核稿、簽發;注發、繕印、用印或簽署;分裝和發送;處置辦畢公文。

　　(一)文稿的形成

　　文稿的形成具體包括：擬稿、會商、核稿和簽發。

　　1.擬稿

　　擬稿是指撰擬公文文稿。

　　2.會商

　　會商是指當公文內容涉及其他有關同級或不相隸屬機關或部門的職權范圍，需征得其同意或配合時所進行的協商活動。

　　3.核稿

　　核稿是指擬就的文稿在送交有關領導簽發或會議討論通過之前，由部門負責人或秘書人員對文稿所做的全面核查工作。

　　4.簽發

　　簽發指由機關領導人或被授予專門權限的部門負責人對文稿終審核準之后，批注正式定稿和發出意見并簽注姓名、日期的活動。除一些規范性及重要領導指導性公文須經有關正式會議通過，或再由負責人簽署即可生效外，其他公文的文稿，一經履行簽發手續即為定稿，即有正式公文的效用。

　　(二)公文的制作

　　公文的制作具體包括：注發、繕印、用印或簽署。

　　1.注發

　　注發是指在定稿形成后，批注繕寫印發要求的活動。

　　2.繕印

　　繕印是指以謄錄抄寫、印刷等方式制作供發出的公文。

　　3.用印或簽署

　　用印或簽署是指在印畢的公文上加蓋發文機關的印章，或請有關領導者在公文正本上簽注姓名。

　　(三)公文的對外傳遞

　　公文的對外傳遞包括：分裝、發送等環節。

　　1.分裝

　　分裝是指按照規定具體揀配和封裝公文。

　　2.發送

　　發送是指將已封裝完畢的公文以適宜的方式發送給受文者。

　　(四)處置辦畢公文

　　處置辦畢公文包括：立卷歸檔、暫存和銷毀等。

　　(五)發文辦理活動的方法要點

　　1.文稿撰擬

　　草擬是公文形成的第一步，草擬應該做到公文內容準確無誤，符合規定的格式和文體要求。

　　2.會商

　　會商的作用主要是維護公文的合法性、有效性，維護政令的統一、一致。

　　會商由發文機關主動組織，就有關問題協商完畢取得一致意見后，應請這些機關或部門的有關責任者簽注會商意見。會商意見應簽在“發文稿紙”的有關欄目內，要寫明對有關內容是否同意，并親筆簽名和注明時間。會商時應注意協商的對象齊全無遺漏，必須同有關部門達成一致，可采取多種方式進行協商。

　　3.核稿

　　公文起草成形后送交負責人審批簽發之前，對文稿的內容形式進行把關，以提高公文質量，確保送負責人簽發的文件符合規則，審核時應注意是否需要發文及是否符合有關公文的行文規則等要求，文體格式是否符合有關規定。

　　4.簽發

　　機關領導人在審核過的文稿上簽字，簽發人只能對自己職能范圍內的公文簽發，不能越權簽發。簽發文件人應寫上自己姓名，并應注明簽發時間。代行簽發的文件，應在簽發人姓名旁注明“代”字。

　　5.簽署

　　簽署是指簽發公文的領導人親筆在正式發出和使用的公文正本落款處簽注姓名的活動。與用印相同，簽署權為機關正職負責人所有，除特殊情況(如正職因故離職)外，一般不能由副職代簽。

　　(六)發文管理活動的方法要點

　　1.校對

　　校對就是以文稿和格式設計要求為基準，對校樣(反映印版全貌的紙樣)或繕寫謄錄完畢的文件進行全面核對檢查。以發現并糾正錯漏，確保公文質量。一般應經2～3個校次后方能付印。

　　2.用印

　　在公文上加蓋行政機關或領導人印章，按一定規格鉛印的公文，印刷時加蓋機關印章。蓋了印章的公文才生效。

　　3.分裝

　　公裝是指按照規定具體揀配和封裝文件的活動。

　　4.公文的對外發出

　　文件登記后進行裝封，然后分往受文單位，一般采用的分發方法有普通郵寄、專人送達、機要通信、機要交通等。分發秘密文件時必須采取保密措施。