2.外收文登記。即由外發人員在完成簽收工作后，對收文情況做出簡要記載。

　　3.啟封。外收文登記完成后，公文送至機關統一或分別按內部機構設置的內收發部門(或人員)，由其簽收后，統一啟封或徑送有關領導者親啟。

　　4.內收文登記。即由內收發人員對收文情況做出較詳細記載。

　　5.分辦。即經對收文進行分類篩選后，由指定的有關人員根據公文的重要程度、各部門職責分工及有關分文制度將公文分送有關領導、有關部門工作人員閱知辦理。

　　6.摘編。由文件管理人員對部分準備投入辦理過程的重要文件進行的加工活動，主要是針對這些文件寫文摘、提要、綜述，匯集有關數據資料等。

　　第一節 公文處理的概念及原則

　　一、公文處理的概念

　　公文處理是指對公文的創造、處置和管理，即在公文從形成運轉、辦理、傳遞、存貯到轉化為檔案或銷毀的完整周期中，以特定的方法和原則對公文進行創制加工、保管，使其完善并獲得功效的行為或過程。

　　二、公文處理的原則

　　(一)實事求是的原則

　　公文處理的基本原則是實事求是，公文處理時必須一切從實際出發，尊重客觀實際。要針對實際問題提出切實可行的意見，增加公文的指導性和針對性。

　　(二)精簡、高效的原則

　　公文處理的最基本的要求是精簡、高效，在保證公文質量的前提F，減少公文處理的數量，簡化公文處理的手續，縮短公文運轉的周期，建立起一個統一的公文管理機均，對公文進行集中統一管理，使公文處理的各項工作規范化、制度化、科學化。

　　(三)及時、準確與安全的原則

　　公文處理必須及時，否則會耽誤大事，造成損失;公文處理必須準確，以維護公文的嚴肅性和確定性;公文處理必須安全，遵守保密規定，維護公文的機密性。

　　第二節 收發文處理

　　一、收文處理

　　收文處理是指對來自機關外部的公文所實施的處置和管理。收文處理的一般過程包括：

　　(一)公文的收受與分流，具體包括：

　　2.外收文登記。即由外發人員在完成簽收工作后，對收文情況做出簡要記載。

　　3.啟封。外收文登記完成后，公文送至機關統一或分別按內部機構設置的內收發部門(或人員)，由其簽收后，統一啟封或徑送有關領導者親啟。

　　4.內收文登記。即由內收發人員對收文情況做出較詳細記載。

　　5.分辦。即經對收文進行分類篩選后，由指定的有關人員根據公文的重要程度、各部門職責分工及有關分文制度將公文分送有關領導、有關部門工作人員閱知辦理。

　　6.摘編。由文件管理人員對部分準備投入辦理過程的重要文件進行的加工活動，主要是針對這些文件寫文摘、提要、綜述，匯集有關數據資料等。

　　(二)辦理收文，具體包括：

　　1.擬辦。由部門負責人或有關具體工作人員經過對公文進行認真的閱讀分析，提出建議性的處置意見，供有關領導者審核定奪。

　　2.批辦。機關領導者或部門負責人對公文提出處置意見。

　　3.承辦。有關工作人員按批辦意見具體處置公文所針對的事務和問題。承辦是收文辦理的中心環節。

　　4.注辦。由承辦人簽注公文承辦情況，以備忘待查。

　　(三)組織傳閱與催辦查辦

　　1.組織傳閱。指獨份或份數很少的公文需經多部門或多位工作人員閱知處理時，公文在他們中間得到有效傳遞和閱讀。

　　2.催辦。由公文處理管理機構根據承辦時限和其他有關要求對公文承辦過程實施的催促檢查。

　　3.查辦。由公文處理管理機構或其他專門組織對重要公文實際執行情況所進行的核查協辦工作。

　　(四)處置辦畢公文，包括：立卷歸檔、清退、暫存、銷毀等

　　1.立卷歸檔。將辦理完畢且有查考利用價值的公文編立成為案卷。將編立好的案卷及案卷目錄按規定的時間和質量要求移交檔案部門作為檔案保存和管理。

　　2.清退。經過清理將有關辦畢的公文按期退歸原發文機關或由其指定的有關單位。

　　3.暫存。暫時留存保管一部分具有很高查考價值的重要公文(一份已立卷歸檔)和受多種因素制約一時難以準確判定是否應予銷毀的公文。

　　4.銷毀。以各種方式和手段對失去留存價值或留存可能性的辦畢公文所做的毀滅性處理。

　　(五)收文管理活動的方法要點

　　1.簽收。是指經履行規定的確認、清點、核對、檢查、簽注手續之后，分別從發文機關、郵政部門、機要通信部門、文件交換站，或者通過自備的通信沒備收取公文。

　　2.登記。登記的形式主要有簿式、卡片式、聯單式三種。

　　登記時應注意：收文與發文，平件、密件與急件一般應分別進行;分清輕重緩急，急件隨到隨登，平件分批登，但也應當日到當日登;登記序號應不留空號，不出重號;字跡工整、不濫用簡稱;所有登錄項目都應完整準確;對于無標題文件應代為擬出簡明、確切的標題。

　　3.啟封。啟封應由專人負責;標明親收的親啟件，由領導人親啟;啟封后應檢查公文的完整情況。

　　4.分辦。即為公文確定運轉方向。這是一項事關公文是否準確、迅速得到辦理的決定性工作。依據文件的性質、重要程度、涉密程度、時限要求、內容所涉及的職責范圍，及機關各部門、各級工作人員的分工、有關程序、慣例送交辦理。

　　分辦應有專門登記，有關責任者應同收件人履行交接手續。送出公文前應根據需要將《文件處理單》、《文件傳閱單》等附上，使其隨文運轉。

　　5.公文摘編。在重要公文投入辦理之前對其所作的加工。包括編寫文摘、提要、綜述，匯集有關數據資料等，為辦理公文提供方便，節省辦公時間。

　　6.組織傳閱。在組織傳閱時應注意：

　　(1)選擇合理的傳閱路線形式。

　　(2)正確排序，隨情況變化做適當調整。

　　(3)適當分流，如復制若干副本。

　　(4)積極利用并發展多種傳閱形式，可開辟閱文室、召集閱文者集中閱文、利用現代化手段傳閱文件等。

　　(5)建立傳閱登記手續。

　　(6)及時檢查閱讀情況，有效落實有關領導者閱后的批示。

　　7.催辦。根據承辦時限和有關要求對公文承辦過程實施的催促和檢查過程。

　　8.查辦。公文查辦是指核查重要公文執行情況，督促并協助承辦單位全面、具體地落實公文精神，解決有關問題的活動。