1.禮儀文書寫作的基本特征

　　(1)禮儀文書的寫作目的具有實用性

　　禮儀文書較多地用于日常交際、應酬，既可以處理私務，也可以涉及公務。禮儀文書主要以實用為目的，如書信、請柬、名片、啟事、電報稿等，有直接的應用性。寫請柬就必須突出“請”的目的;寫啟事就應突出“啟”的目的，把所啟之事說明，讓大家知道此事該不該自己辦以及怎樣去辦。所以，禮儀文書的寫作者必須注意：只要有用可以寫，而且只有有用才能夠寫。在寫作時應注重每一種禮儀文書的不同用處，即使同一類別，也應明確其中的細微差別，比如寫書信，在稱謂、敬語上應根據不同的目的與要求而有的放矢，切忌張冠李戴。

　　(2)禮儀文書的寫作內容具有針對性

　　由于目的實用，必然要求內容為其服務。禮儀文書寫作時要有明確的對象，要注意對象的性別、年齡、職業、身份、學識、愛好、習慣、輩分等，如對書信、柬帖、題詞等，一定要弄清所寫給的對象的詳細情形，甚至于情感、打算及喜好。只有有針對性地進行寫作，才能使內容名副其實，寫得恰到好處，貼切、確切、親切、關切，并適當運用語氣，像題詞還要注重音韻節律，從而使整體內容達到諧調一致，烘襯文內主旨與直接目的。

　　(3)禮儀文書的體式約定俗成

　　一般說來，禮儀文書雖不如公文那樣有嚴格的體式規定，但在漫長的寫作實踐中逐漸形成了一套基本的定式、體式與款式，各種禮儀文種都有自身的規范化體式。由于這些規范，我們在寫作時已把它當成基本的定式。如書信先要有問候，后要有祝愿語;名片一般先寫服務機關及頭銜，再寫上姓名(中間)，然后寫自己的地址、電話號碼、郵政編碼等。每一種基本體式，都是社會約定俗成的，一般就應以社會的變動與否為轉移，在寫作時既不能太隨便，也不應墨守成規;既要熟識各種規范陳式，又要跟上時代步伐，適當地推陳出新。

　　(4)禮儀文書的書寫形式具有文化色彩

　　禮儀文書既講究禮儀內容，同時也要能體現出它的文化內涵。書寫時不僅在文辭上，而且在書法款式、用筆用墨、書寫印刷材料上要很有文化意蘊。措辭要符合對象、場景、時令及情誼深淺等;書寫款式要大方、自然、得體;用紙用料、筆墨顏色也很有講究，既美觀又符合實效用，并能從中體現出有關交際中的禮節、禮貌要求。像寫信函，以黑色筆墨為宜，不要用其他顏色，否則會不嚴肅，若以紅色寫信，就意味是絕交信。在制作時，一般都比較講究質地與硬度，還配以一定的裝飾，以反映禮儀文書內在的文化涵養。

　　2.禮儀文書寫作的基本要求

　　(1)表達方式靈活多樣，不拘一格

　　禮儀文書沒有其他如公文、專用文書那樣在語言表達方式上正規，大多只注意在稱呼、語氣、祝頌語方面的禮貌、禮節就可，具體寫作中可用多種手法來表達，真是心之所思、興之所至，均可自由發揮，敘事、明理、抒情、描寫、評贊、議論任其使用，只要能準確、真誠地表達自己的感情即可。

　　(2)使用語體自由多樣，心到筆隨

　　禮儀文書的語體不受公文語體的束縛，白話、文言、文白相間均恰當。禮儀文書是一種最能體現和反映作者個性與才情的文書。

　　(3)運用語言簡潔精煉，順暢得體

　　禮儀文書的用語比公文要高，講究語言的技巧。用詞要簡潔明了，言簡意賅，用語應精煉、準確，詞意應通順流暢、明快得體。不論是稱謂、敬語還是文內用語，都必須能以禮相待，文雅得當，彬彬有禮，不能放任、太隨便。要適合所述對象、所表之情、所達之意，起到相互溝通、相互交流、相互理解與體諒的作用。

　　(4)反映情感真摯懇切，情溢文中

　　禮儀文書大多是從心底深入進行交談，加深情誼，處處體現出相互之間的感情。“無情不是好文章”。動之以情才能使交往變得真誠、因此，禮儀文書的字里行間就處處洋溢著作者的真摯情感。常常一篇好的禮儀函電或致詞，歡快時喜形于色，悲慟時催人淚下，莊重時令人肅然。情溢文中是禮儀文書的根本要求。

　　1.禮儀文書的種類

　　禮儀文書作為一種實用性文書，可以從多角色進行分類，有不同種類。

　　(1)禮儀文書的文體種類

　　根據文體寫作的基本要求看，禮儀文書大致分為：禮儀函電類(包括一般函電和專用函電)、柬帖類(包括聘書)、名片與賀卡類、題詞與類型、訃告與悼詞類及碑文、對聯、詩詞類等多種多類。

　　(2)禮儀文書的適用種類

　　禮儀活動是廣泛的社會交往活動，禮儀文書據此可分為：日常交際應酬類(如問候、拜訪、請遏、邀約、宴請、饋贈、請托、論事、介紹、推薦、建議、辭行、申謝、道歉、聲明等等)、慶典禮儀類(節日、事務)、人生禮儀類

　　(如生辰、壽誕、婚嫁、情戀、喪葬、祭奠)等幾種類別。