從1898年起，考古工作者在河南安陽小屯殷墟遺址等地陸續出土大量刻有文字的甲骨，到目前為止，數量已逾十萬片。這就是在中國文化史上占據重要地位的“甲骨文”。“甲”是指龜甲，“骨”是牛骨或鹿骨，甲骨文就是刻在龜甲或獸骨上的文字，又叫甲骨刻辭。甲骨文是商代王室進行占卜時所作的簡短記錄，短的僅數字，長的也不過百余字，是我國最早出現的原始性的文章。

　　馬克思主義唯物史觀認為，文字起源于勞動，文章和文學也是起源于勞動。從我們掌握的資料看，具有實用價值的文章和具有審美價值的文學相比，實用文的誕生明顯早于文學。實用文的誕生至少有這樣兩個原因：一是在漫長的生產勞動過程中，人的思維逐漸得以發展，人與人之間的交際也逐漸增多，于是人們便創造出一些符號以便進行交流，這些符號就是早期的文字。而文字的誕生為文章的產生打下了基礎。二是人類的集體勞作需要協調、組織、指揮，而這一切缺少人類思維的固化物——文章，是很難實現的，這樣就形成了一種強大的推動力，使應用文的產生成為一種必然。

　　據學者考證，甲骨文主要是用來占卜的。當時生產力低下，人們對大自然不可能有科學的認識，總認為冥冥之中有凌架于萬物之上的神，是他們主宰著事物的發生發展 、生死存亡。于是，遇事總要用占卜的方式來預測一下吉兇禍福，由身兼史官和巫師雙重身份的人在甲骨上用刻辭予以記載。就已發現的這些甲骨文來說，其內容涉及世系、氣候、食貨、征伐、畋獵等多方面。甲骨文是埋在地下的殷代王室的檔案，用現在的眼光看，大部分都是公務文書。

　　商周時代盛行在青銅器上鑄刻文字，這就是我們常與甲骨文并稱的“鐘鼎文”。鐘鼎文有的用來記載統治者的制度法令，有的記載統治者的文德武功，還有的記載貴族之間的商務活動，多數屬于公文的范疇。不過，其中也有一些屬于私人之間用于物質交換的契約，雖還是應用文，已不能歸入公文范疇了。

　　我國最早的文章總集《尚書》，所收錄的文章多數也是公文。《尚書》中的文章，分為六種體式：典、謨、訓、誥、誓、命。其中，“典”用于記述典章制度，“謨”是議政的策論，“訓”是進行教誨開導的論說文，“誥”是進行訓誡的文告，“誓”是軍隊出征的誓詞，“ 命”是君主的命令和詔書。這些文體，跟現代的命令、決定、決議、指示、布告、公告、通告、通報、報告等，都有一些近似之處。

　　從以上介紹可見，在文字的草創時期，公文就已經產生了。在所有的文體中，公文可以算是最古老的。《周易·系辭》也可以證明這一點：“上古結繩而治，后世圣人易之以書契，百官以治，萬民以察，蓋取諸。”

　　二、公文的發展

　　到了秦代，公文從文類到體式都得以充分的發展。秦始皇在李斯的輔佐下，建立了第一代中央集權制的國家政權。為了達到長治久安的目的，他們統一了文字和度量衡，實行車同軌、書同文的措施。李斯等人為了提高公文的辦事效率和可靠程度，還制定了現在仍在沿用的“ 抬頭”、“用印”等制度，這標志著公文在當時已經相當成熟。

　　漢代的公文體式主要有書、議、策、論、疏、詔、制、敕、章、奏、表等等，其中，皇帝對臣下使用的文體主要是詔、制、策、敕，臣下對皇上則主要用章、奏、表、議等，已有了大致固定的下行文和上行文的區分。同時，在表達上和結構上，也有了一些相對固定的格式。尤其值得一提的是，當時的公文還產生了一些流傳后世的名篇，如賈誼的《陳政事疏》、《 論積貯疏》，晁錯的《論貴粟疏》，司馬相如的《上書諫獵》等。

　　漢以后的魏晉南北朝時期，公文無論從寫作實踐上還是從理論上看，都有明顯的發展進步。主要代表人物首推曹操、曹丕父子。曹操親自動手寫過不少公文，代表作有《讓縣自明本志令》、《求賢令》、《求逸才令》、《慎行令》、《修學令》、《請增封荀?表》等。曹丕則不僅親自撰寫公文，還推出了有關公文寫作的理論專著《典論·論文》。他說文章是“經國之大業，不朽之盛事”，應該主要是指公文而言。他還把文章體式分為“四科八體”，并指出它們各自的特點：“奏議宜雅，書論宜理，銘誄尚實，詩賦欲麗”。其中的奏、議、書 、論、銘、誄都是應用文，多數都可作為公文體式。只有后兩種是文學作品的體裁。

　　唐宋時代更是中國古代公文走向成熟的時期。由于這個時期出現了中國文化史上著名的“唐宋散文八大家”，涌現的名篇更是數不勝數。魏徵的《諫太宗十思疏》、《十漸不克終疏》，陸贄的《奉天請罷瓊林二庫狀》、《論兩稅之弊須有厘革》，范仲淹的《答手詔條陳十事》等，都是膾炙人口的佳作。出于八大家之手的名篇則更多：韓愈的《論佛骨表》、柳宗元的《上樞密韓太尉書》、歐陽修的《朋黨論》、《與高司諫書》，王安石的《上仁宗皇帝言事書》，蘇軾的《為政之寬嚴》、《乞校正陸贄奏議進御札子》等，不勝枚舉。

　　元明清時期，在應用文研究方面漸趨深入，明代吳納的《文章辨體》，徐師曾的《文體明辨》，清代姚鼐的《古文辭類纂》，劉熙載的《藝概·文概》等，都是影響廣泛的文章學專著，其中對公文的各種體式論之甚詳。

　　辛亥革命以后，南京臨時政府于1912年頒布了第一個現代公文程式條例。中國共產黨成立后，也很快有了自己的公文體式，瞿秋白還于1931年起草了《文件處理辦法》。1942年，陜甘寧邊區政府發布了《新公文程式》。建國后，政務院于1951年就發布了《公文處理暫行辦法》，以后多次修改，一直發展到目前所用的《國家行政機關公文處理辦法》。