請示屬于下級機關向上級領導機關請求指示或批準的呈請。生公文。

　　(二)請示的結(jié)構(gòu)

　　1.標題。寫明制發(fā)機關名稱、事由與文種。

　　2.主送機關。

　　3.正文。寫明制發(fā)請示的理由、請示事項，在結(jié)尾處概括表明請示的具體要求，如要求予以批準、批復或是指示等。

　　4.制發(fā)機關名稱與成文日期。

　　(三)撰寫要求

　　1.觀點明確，申請的理由與事項清楚具體。首先，應寫明提出請示的理由，即為什么要請示。應在說明必要性的同時，陳述解決申請事項所具備的有利條件及實現(xiàn)的可能性，為領導機關的批復提供有說服力的事實與根據(jù)。在闡述請示事項時，要根據(jù)本地區(qū)本單位的情況，提出執(zhí)行和辦理的具體意見，供領導機關批復時參考，在結(jié)尾處應明確提出行文的具體要求。全文應層次清楚，條理分明。

　　2.請示的內(nèi)容，要求主題集中，一件請示就申請解決一個問題，以免由于內(nèi)容復雜而拖延批復的時間。

　　3.應正確標注主送機關與抄送機關。一般應主送一個主管的上級機關，不要多頭主送;受雙重領導的機關在報送請示時應根據(jù)內(nèi)容寫明主送機關與抄送機關，由主送機關負責答復請示事項;除領導交辦的事項外，請示不得直接報送領導者個人，也不要同時抄送下級機關。請示應按機關的隸屬關系逐級報送，在一般情況下不能越級報送請示。

　　4.文字表述簡明、得體。

　　二、函

　　(一)函的概念

　　函屬于不相隸屬機關之間相互往來的正式公文。公函是正式公文的一種，具有法定的效用，無論是商洽公務、詢問與答復問題還是向有關部門請求批準，都代表著法定作者的意志與權(quán)威，傳達了發(fā)文機關的決策與意圖，對受文者的行為有強制性影響。

　　(二)函的結(jié)構(gòu)

　　1.標題。發(fā)文機關、事由與文種(函或復函)。

　　2.主送機關。

　　3.正文。要寫明制發(fā)的根據(jù)或理由、商洽或詢問(答復)及請求批準的具體事項。結(jié)尾表達行文目的、行文要求或致意的公文用語，如“特此函告”、“請即函復”等。

　　4.制發(fā)機關與成文日期。

　　(一)撰寫要求

　　1.行文鄭重。撰寫公函，必須使用正式公函用紙，具備正式公文的規(guī)范格式，擬定標題，編制發(fā)文字號，結(jié)構(gòu)要完整，用語要準確，體現(xiàn)出正式公文的嚴肅性、完整性。

　　2.以簡要文字，將需要商洽、詢問、答復、申請、知照的事項明確、具體地交代清楚。

　　3.用語謙和，講究禮節(jié)。函，應用于平行或其他不相隸屬機關之間相互協(xié)商、配合與互通信息。因此，用語要講究禮節(jié)，語氣應委婉得體，必要時還要使用尊稱與致意性詞語，忌用命令性、告誡性的詞語，目的在于創(chuàng)造機關之間的和諧、友好、協(xié)作的氛圍。

　　三、會議紀要

　　會議紀要是會議文件的一種，機關用以傳達貫徹會議主要精神與議定事項，同時用以檢查會議議定事項的執(zhí)行情況。

　　(二)會議紀要的結(jié)構(gòu)

　　1.標題。會議名稱與文種(紀要)。

　　2.成文日期。一般用圓括號寫在標題正下方。

　　3.正文。用于概括反映會議基本情況，會議討論與決定事項及會議的希望、號召。會議紀要的正文表述：

　　首先是會議基本情況。一般應寫明召開會議的根據(jù)、目的、會議名稱、時間、地點、與會范圍(人員)、議題、會議成果等。

　　其次是會議討論、決定的問題。一般先要寫對于會議討論事項的分析評價，如重要意義、成績、缺點，然后寫今后工作的指導原則與具體安排或?qū)τ嘘P事項的處理意見。

　　最后，寫會議的希望、要求或號召。

　　(三)撰寫要求

　　1.以實事求是的態(tài)度真實準確地反映會議的各項內(nèi)容。

　　2.突出重點，簡明精煉。

　　3.層次分明，條理清楚。

　　四、通報

　　(一)通報的概念

　　通報屬普發(fā)性下行文，可分為表揚性通報、批評性通報、情況通報。通報有較強的時效性，主要用于反映新情況、新問題、新經(jīng)驗、新苗頭、新趨向，強調(diào)及時快捷。

　　(二)通報的結(jié)構(gòu)

　　1.標題。寫明發(fā)文機關，表彰或批評的對象與事實性質(zhì)(情況)及文種。

　　2.主送機關。

　　3.正文。要寫明有關表彰(批評)對象的基本情況，需要表彰(或批評)的事實或需引起重視的重要情況，組織結(jié)論給予表彰(或處理)的決定，提出希望與要求。如為情況通報，還要寫明對策。

　　4.成文日期。

　　(三)撰寫的要求

　　1.通報的內(nèi)容必須具有典型性，即應選新穎的具有代表性約典型事例，選擇與推動當前中心工作密切相關的重要事項或重大情況，使廣大干部從中受到教育與啟示或引起廣泛的重視，進而對工作起到引導與促進的作用。

　　2.通報的材料必須經(jīng)過深入細致的調(diào)查和反復認真的核實，不得有半點虛假和錯漏。

　　3.撰寫通報，應使用說明與敘述的表達方式，通過平實而具體的敘事與人情人理的分析，使讀者心悅誠服，從而使通報達到倡導和鑒戒的作用。

　　五、批復

　　(一)批復的概念

　　批復是用于答復下級機關請示事項的下行文。

　　(二)批復的結(jié)構(gòu)

　　1.標題。寫明發(fā)文機關名稱、事由、文種，必要時在標題中標明“同意”或“批準”的態(tài)度。

　　2.主送機關，一般為請示單位。

　　3.要寫明所針對的請示日期與內(nèi)容(標題)，如：“你局×月×日關于××××問題的請示收悉，答復如下”，然后寫批復內(nèi)容，以“批復”或“特此批復”結(jié)尾。

　　4.制發(fā)機關與成文日期。

　　(三)撰寫要求

　　1.在批復前必須進行充分的調(diào)查研究工作。首先，應認真研究來文的內(nèi)容及其背景，審核其真實準確性與必要性。其次，應查閱有關的規(guī)定與指示，以便使批復的意見符合有關的方針政策與法律法規(guī)。第三，如屬業(yè)經(jīng)處理過的問題，則應查閱前案處理的材料，以便對問題的處理具有連續(xù)性。第四，如請示的內(nèi)容涉及有關機關(部門)的職權(quán)范圍，在批復時應與有關機關(部門)對有關問題進行協(xié)商并取得一致意見，避免相互矛盾與抵觸。

　　2.批復的意見應明確、具體、可行。首先，要做到根據(jù)充分.觀點明確，所提意見與方案符合實際，具有可行性。其次，文字表達應準確、簡要、語氣肯定，忌用模棱兩可易生歧解的詞語。

　　3.批復的中心內(nèi)容必須是圍繞請示事項予以有針對性的答復，不應主題分散，離開請示事項發(fā)表空泛的意見。