請示屬于下級機關向上級領導機關請求指示或批準的呈請。生公文。

　　(二)請示的結構

　　1.標題。寫明制發機關名稱、事由與文種。

　　2.主送機關。

　　3.正文。寫明制發請示的理由、請示事項，在結尾處概括表明請示的具體要求，如要求予以批準、批復或是指示等。

　　4.制發機關名稱與成文日期。

　　(三)撰寫要求

　　1.觀點明確，申請的理由與事項清楚具體。首先，應寫明提出請示的理由，即為什么要請示。應在說明必要性的同時，陳述解決申請事項所具備的有利條件及實現的可能性，為領導機關的批復提供有說服力的事實與根據。在闡述請示事項時，要根據本地區本單位的情況，提出執行和辦理的具體意見，供領導機關批復時參考，在結尾處應明確提出行文的具體要求。全文應層次清楚，條理分明。

　　2.請示的內容，要求主題集中，一件請示就申請解決一個問題，以免由于內容復雜而拖延批復的時間。

　　3.應正確標注主送機關與抄送機關。一般應主送一個主管的上級機關，不要多頭主送;受雙重領導的機關在報送請示時應根據內容寫明主送機關與抄送機關，由主送機關負責答復請示事項;除領導交辦的事項外，請示不得直接報送領導者個人，也不要同時抄送下級機關。請示應按機關的隸屬關系逐級報送，在一般情況下不能越級報送請示。

　　4.文字表述簡明、得體。

　　二、函

　　(一)函的概念

　　函屬于不相隸屬機關之間相互往來的正式公文。公函是正式公文的一種，具有法定的效用，無論是商洽公務、詢問與答復問題還是向有關部門請求批準，都代表著法定作者的意志與權威，傳達了發文機關的決策與意圖，對受文者的行為有強制性影響。

　　(二)函的結構

　　1.標題。發文機關、事由與文種(函或復函)。

　　2.主送機關。

　　3.正文。要寫明制發的根據或理由、商洽或詢問(答復)及請求批準的具體事項。結尾表達行文目的、行文要求或致意的公文用語，如“特此函告”、“請即函復”等。

　　4.制發機關與成文日期。

　　(一)撰寫要求

　　1.行文鄭重。撰寫公函，必須使用正式公函用紙，具備正式公文的規范格式，擬定標題，編制發文字號，結構要完整，用語要準確，體現出正式公文的嚴肅性、完整性。

　　2.以簡要文字，將需要商洽、詢問、答復、申請、知照的事項明確、具體地交代清楚。

　　3.用語謙和，講究禮節。函，應用于平行或其他不相隸屬機關之間相互協商、配合與互通信息。因此，用語要講究禮節，語氣應委婉得體，必要時還要使用尊稱與致意性詞語，忌用命令性、告誡性的詞語，目的在于創造機關之間的和諧、友好、協作的氛圍。

　　三、會議紀要

　　會議紀要是會議文件的一種，機關用以傳達貫徹會議主要精神與議定事項，同時用以檢查會議議定事項的執行情況。

　　(二)會議紀要的結構

　　1.標題。會議名稱與文種(紀要)。

　　2.成文日期。一般用圓括號寫在標題正下方。

　　3.正文。用于概括反映會議基本情況，會議討論與決定事項及會議的希望、號召。會議紀要的正文表述：

　　首先是會議基本情況。一般應寫明召開會議的根據、目的、會議名稱、時間、地點、與會范圍(人員)、議題、會議成果等。

　　其次是會議討論、決定的問題。一般先要寫對于會議討論事項的分析評價，如重要意義、成績、缺點，然后寫今后工作的指導原則與具體安排或對有關事項的處理意見。

　　最后，寫會議的希望、要求或號召。

　　(三)撰寫要求

　　1.以實事求是的態度真實準確地反映會議的各項內容。

　　2.突出重點，簡明精煉。

　　3.層次分明，條理清楚。

　　四、通報

　　(一)通報的概念

　　通報屬普發性下行文，可分為表揚性通報、批評性通報、情況通報。通報有較強的時效性，主要用于反映新情況、新問題、新經驗、新苗頭、新趨向，強調及時快捷。

　　(二)通報的結構

　　1.標題。寫明發文機關，表彰或批評的對象與事實性質(情況)及文種。

　　2.主送機關。

　　3.正文。要寫明有關表彰(批評)對象的基本情況，需要表彰(或批評)的事實或需引起重視的重要情況，組織結論給予表彰(或處理)的決定，提出希望與要求。如為情況通報，還要寫明對策。

　　4.成文日期。

　　(三)撰寫的要求

　　1.通報的內容必須具有典型性，即應選新穎的具有代表性約典型事例，選擇與推動當前中心工作密切相關的重要事項或重大情況，使廣大干部從中受到教育與啟示或引起廣泛的重視，進而對工作起到引導與促進的作用。

　　2.通報的材料必須經過深入細致的調查和反復認真的核實，不得有半點虛假和錯漏。

　　3.撰寫通報，應使用說明與敘述的表達方式，通過平實而具體的敘事與人情人理的分析，使讀者心悅誠服，從而使通報達到倡導和鑒戒的作用。

　　五、批復

　　(一)批復的概念

　　批復是用于答復下級機關請示事項的下行文。

　　(二)批復的結構

　　1.標題。寫明發文機關名稱、事由、文種，必要時在標題中標明“同意”或“批準”的態度。

　　2.主送機關，一般為請示單位。

　　3.要寫明所針對的請示日期與內容(標題)，如：“你局×月×日關于××××問題的請示收悉，答復如下”，然后寫批復內容，以“批復”或“特此批復”結尾。

　　4.制發機關與成文日期。

　　(三)撰寫要求

　　1.在批復前必須進行充分的調查研究工作。首先，應認真研究來文的內容及其背景，審核其真實準確性與必要性。其次，應查閱有關的規定與指示，以便使批復的意見符合有關的方針政策與法律法規。第三，如屬業經處理過的問題，則應查閱前案處理的材料，以便對問題的處理具有連續性。第四，如請示的內容涉及有關機關(部門)的職權范圍，在批復時應與有關機關(部門)對有關問題進行協商并取得一致意見，避免相互矛盾與抵觸。

　　2.批復的意見應明確、具體、可行。首先，要做到根據充分.觀點明確，所提意見與方案符合實際，具有可行性。其次，文字表達應準確、簡要、語氣肯定，忌用模棱兩可易生歧解的詞語。

　　3.批復的中心內容必須是圍繞請示事項予以有針對性的答復，不應主題分散，離開請示事項發表空泛的意見。