公務文書是機關用來陳述情況、表達意圖、聯系工作、處理公務的文字依據。它的內容不僅反映著文件制發機關的意愿和工作狀況，而且還體現著這個機關領導的思想水平和工作經驗，特別是對于一些重要的領導指導性文件來說，文件的質量更能體現出文件制發機關領導的政策水平、業務能力、領導藝術以及工作效率和作用。因此，機關領導不僅把文件的擬寫工作看成是機關公文處理的一項日常工作，而且把它當作機關領導工作的一個重要組成部分。在機關工作中，屬于日常事務性的往來文件、處理具體業務的文件，通常是在機關領導人、部門負責人的授予權授意之下，按照分工由秘書、文書和業務工作人員執筆起草，然后由機關的主管領導人或部門負責人審核、簽發。而對于重要的領導指導性文件的擬寫，例如有關方針政策的制定，法規條例的擬定重要的指示、講話和工作情況報告，全面性的工作計劃和總結，以及重大問題的處理意見等，應當由機關的領導人或秘書部門、有關部門的主要負責人親自動手起草，或者親自組織有經驗的人員起草，而不應當依賴秘書和負責人員。黨中央的一份指示曾指出：目前也有一些領導干部，工作不用腦筋，成天忙于批條子，應付門面，他們不僅在準備自己領導范圍內的重要文件時不動手，而且連自己的講話、報告、以至日常工作的指示也不動腦，不動手，不提出基本的思想內容，一切由秘書或者別人代勞。他們這樣做，實際上是放棄了自己的領導責任，嚴重地損害了黨的領導作用和領導威信。并且指出：各級領導干部親自動手起草重要文件，這不是技術性問題，而是領導工作中的原則性問題。黨中央1981年又曾經在一份指示中強調指出：領導干部必須親自動手準備自己的重要講話、報告、親自指導、主持自己領導范圍內的重要文件的起草，否則他對自己所領導的主要工作就不能擔負政治責任。領導親自動手起草文件，不僅有利于提高領導的知識化、專業化水平，而且有利于提高工作效率，更好地發揮機關的作用。

　　我們黨和國的領導人歷來極為重視文件的擬寫工作。毛澤東、周恩來、劉少奇同志等許多老一輩無產階級革命家，在領導中國革命的艱苦卓絕的斗爭中，經常親自起草或親筆自發重要文件。在毛澤東同志的光輝著作中，有許多是毛澤東同志作為中央的主席親筆為黨中央、中央軍委等起草的文件和電文，其中還有許多是經過不少老同聲東擊西調查研究集體討論，最后由毛澤東同志集中概括成文的。毛澤東同志曾經把自己比作“黨的文書”。周恩來同志也為黨中央起草過許多重要文件。建國以后，百廢待興，周雖然日理萬機，但對于他所經手的文件，總是逐字逐句一絲不茍地反復斟酌修改。其他老一輩革命家在起草文件時，也總是以高度的負責精神和極端嚴肅認真態度去進行寫作，為我們樹立了光輝的典范。

　　文件是機關辦事的工具，又是文書工作者的工作對象。文秘工作者必須充分認識文件擬寫的重要意義，勤學苦練，提高思想、政策和寫作水平，切實保證文件質量，使文件更好地為社會主義現代化建設服務。