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文書、文件和公文

時(shí)間: 未知2 基礎(chǔ)知識(shí)
  在機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中,常常出現(xiàn)“文書”、“文件”和“公文”這三種概念同時(shí)使用的情況。如文書、文書處理、文書工作;文件、文件擬寫、文件往來;公文、公文格式、公文立卷等。這些概念有時(shí)還可以互為通用。如文書處理也可稱為文件處理、公文處理;文件往來也可稱為文書往來、公文往來;公文格式也可稱為文件格式、文書格式等等。這就說明,在機(jī)關(guān)工作中,文書、文件和公文這三個(gè)概念的基本含義是一致的,都是指國(guó)家機(jī)關(guān)及其他社會(huì)組織在工作活動(dòng)中形成和處理的收來文件、發(fā)出文件以及機(jī)關(guān)內(nèi)部所使用的文件材料,即公務(wù)文書。根據(jù)不同情況、不同場(chǎng)合,分別使用這三個(gè)概念。從這個(gè)意義上說,文書、文件和公文三者之間是可以互為通用的。
  但是,在實(shí)際工作中,由于歷史沿革和使用習(xí)慣,以及其他原因,在不同的場(chǎng)合往往強(qiáng)調(diào)不同的側(cè)面,有著不同的稱呼和用法。
  文書一詞,在人們?nèi)粘I詈凸珓?wù)活動(dòng)中,使用的極為普遍和廣泛。它可以作為所有文件材料的總稱,既可以指公務(wù)文書,也可以指私人文書,是一個(gè)整體概念。文書還可以指一種職業(yè),如某某人在做文書工作,也可以指職務(wù)名稱,如文書、文書科長(zhǎng)、文書處長(zhǎng)等。
  文件同文書一樣,有時(shí)也可以指文件材料的總稱。如一次大型會(huì)議,會(huì)議結(jié)束之后,要將會(huì)議文件立卷歸檔保存。這里說的文件,即指會(huì)議形成的有規(guī)范格式的正式文件,如會(huì)議紀(jì)要、決議等,也包括會(huì)議進(jìn)行中的簡(jiǎn)報(bào)、領(lǐng)導(dǎo)講話、代表發(fā)言、會(huì)議紀(jì)錄,甚至還包括錄音、錄像、照片等有關(guān)資料。但是,對(duì)于一些重要的文件,如:中共中央文件、國(guó)務(wù)院文件等具有規(guī)范格式的正式文件,人們往往鄭重地稱之為“文件”,而不稱文書或公文。就某一單份的文件來說,人們也習(xí)慣地稱之為一份文件,而不叫一份公文或一份文書。
  至于公文的概念,它的特指范圍是很清楚的,是指各級(jí)關(guān)單位為了辦理公務(wù)二產(chǎn)生的文書或者文件。從這個(gè)意義上說,它是公務(wù)文書或者公務(wù)文件的簡(jiǎn)稱。
  從一些史籍的記載來看,文書、文件和公文這三個(gè)要領(lǐng)是分別在不同的歷史時(shí)期出現(xiàn)的,有一個(gè)產(chǎn)生和演變的過程。
  “文書”一詞,最早見于西漢賈誼《新書·過秦下》:“禁文書而酷刑法,先詐力而后仁義。”王充《論衡·別通》也有關(guān)于“文書”的記載:“蕭何入秦,收拾文書,漢所以能制九州者,文書之力也。”這些地方所說的“文書”,是泛指古代的文籍圖冊(cè)。在我國(guó)先秦時(shí)期,“文”與“史”是很難分開的。“文書”的概念范圍要大些,一些有史料價(jià)值的文字材料都可稱之為文書。
  漢代以后,文書作為公文與案卷的含義才逐步被確定和沿用下來。《漢書·刊法志》:“文書盈于幾閣,典者不能遍睹。”唐元稹《望喜驛》詩有“滿眼文書堆案邊,眼錯(cuò)偷得暫時(shí)眠”的句子。這些地方所說的“文書”就是指的公務(wù)文書。
  “公文”一詞,出現(xiàn)于東漢末年和三國(guó)時(shí)期。漢代多稱文書,稱公文較少。三國(guó)以后,多稱公文,指官府之間往來的公事文書。如《后漢書·劉陶傳》:“州郡忌諱,不欲聞之,但更相告語,莫肯公文。”是說東漢末年,黃巾起義的領(lǐng)袖張角等人勢(shì)力強(qiáng)大,可能聚眾起事,但州郡官員只是口頭相互轉(zhuǎn)告,不肯以公務(wù)文書的形式上奏朝廷。《三國(guó)志·魏志·趙儼傳》中也有“輒白曹公,公文下郡,綿絹悉以還民”的記載。自此以后,公文就成為公務(wù)文書的統(tǒng)稱了。
  “文件”一詞,大約在清末才出現(xiàn),當(dāng)時(shí)在外交文書中提到“尋常往來文件”,“交涉文件”等。宣統(tǒng)三年五月,朝廷三年五月,朝廷頒布的《內(nèi)閣屬官官制》,將“掌本閣公牘文件”,作為承宣布廳職責(zé)之一。后人承襲歷史,文書、公文、文件這三種叫法一直沿用至今。
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