一、 公文的語言特點 ：莊重 準確 簡練 平實
　　二、 正確選用詞語 1、規范使用書面詞語 2、使用含義明確、范圍限定的詞語，避免產生歧義，3、在表達事物范圍和程度時，應注意其符合事物的實際情況，4、不能隨便使用外來詞和時髦新詞語 5、恰當選用模糊詞語 （不是指含糊不清、摸棱兩可、似是而非、容易產生歧義的詞語，而是一種概括性比較寬泛的語言，）如：通過學習，大家進一步明確了科教興國的重要性 近年來，一些地區 個別單位 各種措施 屢次 酌情 大約 預計 往往 數萬 八百多 大多數 個別 有的等模糊性詞語
　　三、 恰當選用公文專門用語
　　1、 稱謂詞：第一人稱我、本后加部、委、辦、校、公司等。本比我更具有莊重、嚴肅的色彩，本常用在比較莊重的正式場合。第二人稱：貴，你后加部、委、辦、校、公司等表示機構的名稱，你和貴不能通用，貴表示行文雙方具有正式的工作關系，并特別表示對對方機關的尊敬和禮貌，常用在涉外和不相隸屬的機關行文中，你表示行文雙方是同一組織系統的上下級機構或工作關系比較密切的平級機構，因此常用與下行文或平行文中，。第三人稱：該，其后加表示人、機構、事物的稱呼，
　　2、 領敘詞 用以引出公文撰寫的根據、理由或公文具體內容的詞。常用的：查、奉、根據、按照、遵照、依照、本著、鑒于、敬悉、欣（驚、謹）悉、……收悉、為了……特……、……現……如下……等
　　3、 追敘詞 用以引出被追敘事實的詞。公文中有時要簡要追敘一下有關事件的辦理過程，為使追敘的內容出現的自然，如：經、業經、前經、均經、即經、復經等
　　4、 承轉詞．是在公文中承上文、轉下文的過渡用語。主要有"為此"、"據此"、"故此"、"有鑒于此"、"鑒此"、"綜上所述"、總而言之、總之等。
　　5、 祈請詞。是在公文中向受文者表示期望或請求的敬辭。主要有"請"、"敬請"、"謹請"、"懇請"、"務請"、"煩請"、"希"、"敬希"、"望"等。
　　6、 商洽詞。是公文中用于征詢對方意見的用詞，具有探詢語氣。主要有"商"、"商請"、"當否"、"可否"、"妥否"、"是否可行"、"是否恰當"、是否同意、意見如何等。
　　7、 受事詞。是公文中表示接受事情的用詞，向對方表示感激、感謝時使用的詞。如承蒙、"收悉"、"收到"、"接到"等。一般用于涉外的公文或平行文，
　　8、 命令詞：即表示命令或告誡語氣的詞語。命令詞的作用在于增強公文的嚴肅性與權威性，引起受文者的高度注意。常用的命令詞有：著令、著、特命、責成、務必、嚴禁、勒令、著即、切切、毋違、不得有誤、嚴格辦理等。
　　9、 目的詞：即直接交代行文目的的詞語，用于上行文、平行文的目的詞，還需加上期請詞，常用的有：請批復、函復、批示、告知、批轉、轉發。用于下行文的有：查照辦理、遵照辦理、參照執行。用于知照性的文件，有：周知、知照、備案、審閱
　　10、 表態詞：又稱回復用語，即針對對方的請示、問函，表示明確意見時使用的詞語。在使用表態詞時，應對公文中的下行文和平行文嚴加區別。常用的有：準予備案、照辦、同意、可行、不宜、不可、同意、不同意、遵照執行等
　　11、 時態詞 茲、現、頃、即將、一向、一直、屆時、屆此、值此、定（按、如、先、限）期、殛待、已、著即、著、方。
　　12、 報送詞語
　　13、 結尾詞：即置于正文最后，表示正文結束的詞語。使用結尾詞，有助于使文章表達得簡練、嚴謹并富有節奏感，從而賦予文章莊嚴、嚴肅的色彩。常用的有：此致、此布、特此報告、為要、為盼、為荷、特此函達、敬禮、謹致謝忱等。
　　請示：以上請示，妥否，請即批復為盼。
　　……為要……（用與下行文）。……為盼……（用于平行文、上行文），……為荷（感）……（用于平行文）
　　四、 公文的表達方式：敘述：求實 概括 夾敘夾議 ；議論 ；說明