文種，也叫作公文名稱，是用來表明公文的性質、適用范圍、作者職能權限及制發公文目的要求的。在公文中正確標明文種，不但為公文撰寫、處理提供便利，而且有利于維護公文的權威性及有效性。
　　1．常用公文文種的適用范圍
　　(1）規范性文件。
　?、贄l例，用于對某一方面的行政工作作比較全面、系統的規定，國務院各部門和地方人民政府的規章不得稱“條例”。
　?、谝幎ǎ糜趯δ骋环矫娴男姓ぷ髯鞑糠值囊幎ā?br/> 　　③辦法，用于對某一項行政工作作比較具體的規定。
　　④決定，用于對重要事項或者重大行動作出安排。
　　(2）領導指導性文件。
　?、倜睿睿?，用于依照有關法律規定發布行政法規和規章；宣布施行重大強制性行政措施；獎懲有關人員；撤銷下級機關不適當的決定。
　?、谥甘?，用于對下級機關布置工作，闡明工作活動的指導原則。
　?、叟鷱停糜诖饛拖录墮C關的請示事項。
　?、芡ㄖ糜谂D下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文；發布規章；傳達要求下級機關辦理和有關單位需要周知或者共同執行的事項；任免和聘用干部。
　?、萃▓?，用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或情況。
　　(3）公布性文件。
　　①公告，用于向國內外宣布重要事項或法定事項。
　　②通告，用于在一定范圍內公布應當遵守或者周知的事項。
　　(4）陳述呈請性文件。
　　①議案，用于各級人民政府按法定程序向同級人民代表大會或其常務委員會提請審議事項。
　?、谡埵荆糜谙蛏霞墮C關請求指示、批準。
　?、蹐蟾妫糜谙蛏霞墮C關匯報工作，反映情況，提出意見或者建議，答復上級機關的詢問。
　?、苷{查報告，用于反映調查研究的成果，揭示事物的真相與規律。
　　(5）商洽性文件。
　　函，用于不相隸屬機關間商洽工作、詢問和答復問題；向有關主管部門請求批準等。
　　(6）會議文件。
　　會議紀要，用于記載和傳達會議情況和議定事項。國家機構、政黨的重要會議紀要，在需要對外公開報道時，以“會議公報”公布。
　　2，公文文種的選擇
　　撰寫公文時要正確選定文種，不用、錯用或生造文種，不僅會給公文的撰寫制作帶來困難或麻煩，而且會給公文的效用帶來損害。選擇公文文種要嚴守有關規范，特別是要嚴格遵循黨和國家關于公文文種的使用規則。
　　選擇公文文種的依據主要有三個方面：一是發文機關與主要受文者間的工作關系；二是發文機關的法定或規定權限；三是行文目的、行文要求和表現公文主題的需要。&考&試大$根據發文機關與主要受文者間的工作關系選擇文種，就是要求明確雙方間本來的工作關系，選取為這種關系所允許的文種：當雙方存在領導與被領導、指導與被指導關系時，可分別選用下行文種或上行文種；當雙方存在的只是平行關系（同系統中的同級機關之間）或不相隸屬關系（非同一系統的任何機關之間）時，只能選用平行文種。
　　根據作者的權限選擇文種，就是要明確作者的職責、權力范圍，選擇與之相符合的文種。&考&試大$這是因為有一部分公文文種對使用者的權限有明確規定，只有具備相應地位和權力的機關才能選用。如“命令”是一種領導性公文，但并非一切處于領導地位的機關都可以使用。除軍隊系統之外，只有那些為憲法和其他有關法律明確規定有權發布命令的機關才能使用。如果不按作者的權限選擇文種，特別是選用了超越自身權限的文種，就將構成越權行為，公文自然也會因失去法律、法規保護而失效。 根據行文目的、要求和表現主題的需要選擇文種，就是在相同性質的文種中，選取有助于實現目的和要求，有助于使主題得到正確、鮮明表現的具體文種。在公文文種體系中，有一部分是性質相近或相同但具體用途各異的，它們分別適用于表現不同的公文主題，適用于表明不同的行文目的和對公文閱讀、辦理、答復、執行等方面的不同要求。如同屬上行文的“報告”和“請示”，雖性質相同，但在表現主題、表明行文目的和要求方面卻有不同的功用。“報告”用于向上級機關匯報工作、反映情況、回答詢問等，但不能表現帶請示事項的主題內容；“請示”可用于向上級機關請求指示或批準，但不能用于不帶請示事項的工作情況匯報。“報告”可提出請示審閱批示或轉發等方面的要求，但不能用于請上級允許“自己”去做什么，也不能請上級務必答復；“請示”則可以提出請求上級務必予以指示或答復的要求。