1、公文的概念
　　公務文書，又叫公務文件，簡稱公文，是法定機關與組織在公務活動中，按照特定的體式，經過一定的處理程序形成和使用的書面文字材料（包括電報，下同），是傳達貫徹黨和國家政策、方針，發布行政法規和規章，施行行政措施，指示和答復問題，指導、布置和商洽工作，報告情況，交流經驗的重要工具。
　　公文是在公務活動中形成和使用的文書材料，離開公務活動就不存在公務文書。法定機關和組織以公務文書作為實現其職能的重要手段的依據；公務文書必須反映和處理公務。這就是公務文書區別于私人文書的本質所在。
　　公文有廣義和狹義之分。廣義公務文書的指稱范圍包括機關、團體、企事業單位的各種文件、電報、報表、會議文件、調查材料、記錄、登記表冊等。它們都是法定機關與組織在公務活動中所形成和使用的，具有法定效力和規范體式并須經過一定處理程序處理的文書材料。
　　狹義公務文書的指稱范圍包括通用公文與專用公文。通用公文指《公文處理辦法》中規定的十二類十三種公文，專用公文指除通用公文外由外事、軍事、司法等機關根據本部門需要而使用的專用公文。
　　2．公文的類別
　　依不同標準，不同角度，公文有多種分類方式。
　　(1)通用公文與專用公文。根據形成和作用的公務活動領域（即通常所說的按公文形成和使用范圍）劃分，通用公文是各類各級機關、團體、企事業單位都使用的文件，如請示、報告、函等，專用公文是在一定專業機關、部門和業務范圍專門使用的文件，如外交文件、司法文件、會議文件、軍事文件等。
　　(2）對外公開文件、限國骨公開文件、內部使用文件、秘密文件、機密文件、絕密文件。這是根據文件內容所涉及的國家秘密程度劃分的。對外公開文件，內容不涉及國家秘密，可以直接對國內外公開發布；限國內公開文件，內容雖不涉及國家秘密，但其內容不宜或不必向國外公布；內部使用文件，內容不涉及國家秘密，但不宜對社會公開，只有在本系統或本機關內部使用；秘密文件，內容含有一般國家秘密，泄露會使國家安全、利益遭受損害；機密文件，是指內容含有最重要的國家秘密，一旦泄露會使國家的安全和利益遭受嚴重損害；絕密文件，是指內容含有最重要的國家秘密，泄露會使國家的安全、利益遭受特別嚴重的損害。
　　(3）上行文、平行文、下行文。是公文制發機關根據行文方向而劃分的。上行文，指向有隸屬關系的上級領導、指導機關報送的公文；平行文，是指向同一組織系統的同級機關或非同一組織系統的任何機關發送的公文；下行文，向所屬被領導、指導的下級機關發送的公文。
　　(4）規范性文件、領導指導性文件、公布性文件、陳述呈請性文件、商洽性文件、證明性文件。是根據內容的性質所劃分的。規范性文件指強制性推行的，用以規定行為規范的法規、規章等；領導指導性文件是指領導機關制發的用于頒布方針政策、法規與規章，指導、布置工作，闡明領導指導原則的文件；公布性文件是指直接向國內外公開發布的文件；陳述呈請性文件指用于匯報工作，陳述情況，提出建議，請求指示或請求批準的文件；商洽性文件是指探討、協商一般事項的文件；證明性文件是指對某組織或個人的使命、身份、經歷或某事件提供證據和對有關各方面權力、義務、責任作出規定的文件。
　　(5）平件、急件、特急件。是依據對處理時限的要求劃分的。平件是指沒有特殊時間要求，按常規處理的文件；急件是指因為內容重要、緊急而需要優先傳遞處理的文件；特急件是指內容非常重要并特別緊急，需立即優先迅速傳遞處理的文件。
　　(6）收文、發文。機關內部根據文件來源劃分的。收文指本機關收到的來自外部的文件；發文是指本機關制作發往外部的文件，本機關制成只供內部使用的也稱發文。
　　3．公文的功能
　　公文是能夠逾越時間與空間的限制，有效傳遞公務活動所需信息的重要工具，這一功能主要表現在下述方面：
　　(l)公文用于傳達貫徹黨和國家方針政策和各項指令。在公務活動中發揮領導和指導的作用，是加強集中領導，維護政令統一，保證工作步伐整齊一致的有效形式。
　　(2)公文是下級機關請示、報告工作，反映情況，溝通自下而上縱向聯系的基本手段。通過公文，使下情上達，為領導機關制定決策提供依據，同時，有利于對發生的問題予以及時處理。
　　(3)公文用于發布行政法規與規章，在國家行政管理與維護社會主義建設秩序方面發揮著規范作用。它使國家各項管理活動有法可依，有規可循，從而逐步實現法制化、規范化。
　　(4）公文是溝通機關之間橫向聯系的紐帶。它比其它信息溝通形式具有更強的精確性、權威性與憑證性。通過公文，機關之間能夠相互交流信息、商洽事務，在工作中取得協調與配合。
　　(5）公文具有較強的政策性、理論性，在各項事業中發揮著闡明事理、啟發覺悟和提高認識水平的宣傳教育作用，是教育干部和群眾的好教材。
　　(6）公文是社會活動的真實紀錄。它印證了公文作者的合法身份；記錄了各項管理活動的性質、狀態；因此，具有重要的憑證作用。