由于通知使用范圍的廣泛性，由此帶來了通知內(nèi)容、結構形式與寫作方法的多樣性。從其內(nèi)容上劃分，有指揮性通知和知照性通知。其中，指揮性通知又可劃分為批示性通知、指示性通知、法規(guī)性通知、政策性通知、貫徹性通知；知照性通知也可劃分為頒布性通知、任免通知、一般性通知、會議通知。從其寫作方法、結構和要求上劃分，可分為簡單的通知和復雜的通知等。
　　通知由標題、主送機關名稱、正文、發(fā)文機關署名、成文日期、印發(fā)傳達范圍組成。其中，正文，一般有開頭部分與主體部分；印發(fā)傳達范圍根據(jù)傳達貫徹的需要標注。其他格式要素按有關規(guī)定和工作需要標注(下同)。
　　1.批示性通知。
　　批示性通知，是指領導機關批轉(zhuǎn)下級機關的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關、同級機關和不相隸屬機關的公文所使用的通知。這類公文，一般有兩個或兩個以上文種。“通知”為第一文種，被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的公文文種是第二文種。這類通知一般要有對所批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的公文的意見或評價，并分別情況寫明批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的目的。需要下級機關執(zhí)行的，根據(jù)情況分別寫明“請遵照執(zhí)行”、“請參照執(zhí)行”、“請研究執(zhí)行”、“請認真貫徹執(zhí)行”、“請緊密結合本地本單位的實際，認真貫徹執(zhí)行”等。有的批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)性通知，不僅要寫明批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的目的和要求，還要寫明具體的指示性意見，以提高下級機關對某項工作的認識，達到統(tǒng)一思想，并在實際工作中遵照執(zhí)行的目的。有的批示性通知的篇幅很短，只有一句話，結構比較簡單。批示性通知一般要寫得精練、簡明，字斟句酌，仔細推敲；在被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的公文前面，與被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的公文一起構成一個新的公文。
　　標題。由發(fā)文機關名稱、被批轉(zhuǎn)的公文標題與“通知”組成。例如:《x x x(發(fā)文機關名稱)關于批轉(zhuǎn)(或轉(zhuǎn)發(fā))(x x x x x規(guī)定(或意見、報告等)的通知》。行政機關的批示性通知的標題，除批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的公文是法規(guī)性公文外，不用書名號。
　　正文。有兩種寫法。從結構上看，段落不同，其寫作方法亦不同。
　　①只有一個自然段的。結構比較簡單，內(nèi)容包括被批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)的公文標題、批準機關、對貫徹執(zhí)行的要求三個部分。其中，貫徹執(zhí)行的要求，必須根據(jù)公文的具體情況確定。比如，批轉(zhuǎn)需要下級機關認真貫徹執(zhí)行的公文，沒有討論的余地，采用明確的肯定的語言，準確地闡明態(tài)度與要求；對于新的探索性的工作，上級機關提出工作的指導方針、原則與宏觀要求，要求下級機關結合本地本單位的實際貫徹執(zhí)行。例如: “《x x x x x報告》已經(jīng)x x x同意，現(xiàn)轉(zhuǎn)發(fā)給你們，請認真貫徹執(zhí)行。
　　②有兩個或兩個以上自然段的。除第一個自然段與上述寫法相同外，還要根據(jù)實際情況寫明具體的指示性意見，包括對某工作的定性、做好某工作的意義和對貫徹執(zhí)行的要求等，以提高下級機關對某項工作重要性的認識，達到統(tǒng)一思想的目的，并能在實際工作中抓落實。
　　發(fā)文機關名稱和成文日期標注在正文之后，對傳達貫徹另有要求的，在印發(fā)傳達范圍處予以說明。
　　2.指示性通知。
　　指示性通知，是指上級機關對下級機關就某項工作有所指示和安排，根據(jù)公文內(nèi)容不宜用命令、指示、決定等文種，只能用通知。這種通知使用起來比較靈活、自由，既沒有“命令”那么多手續(xù)，也沒有“指示”那么抽象、宏觀，更沒有“決定”那么嚴肅、莊重，但其法定效力是一樣的，都是要貫徹執(zhí)行的。
　　標題。由發(fā)文機關名稱、公文主題與“通知”組成。
　　正文。由開頭和主體兩部分組成。開頭部分，以精練的文字寫出某項工作的定義、工作進展情況和當前存在的問題，有的闡明發(fā)文的目的、依據(jù)和任務，然后以一個過渡句承上啟下，比如:“特通知如下”、“現(xiàn)就做好x x x工作，特作如下通知”等。主體部分，即通知的內(nèi)容。這部分由開頭部分的過渡語領起，開門見山，開頭就寫通知的內(nèi)容。內(nèi)容較多的，加序數(shù)分項(條)撰寫。其內(nèi)容，一般由做好某項工作的意義(為什么要這樣做)、具體措施(如何去做)、保障措施(如何確保具體措施的實施)三大部分組成。意義部分要從政治的高度、“三個代表”的高度和全局出發(fā)，立意要高，視野要廣，寫得精煉、準確。具體措施，可分作幾條或幾個部分，與意義部分并列。對于具體問題的處理，要提出處理問題的原則、具體措施、辦法等。保障措施，一般是指如何加強領導，部門如何配合，如何加大投入和加強隊伍建設等。指示性通知一般不單獨結尾，正文寫完，自然結束。
　　這類通知，要寫得具體、生動，符合實際，切實可行。文字要通暢、簡練，語言要平實、明快，準確地表達發(fā)文機關的意圖，使人們一看就懂，易于貫徹執(zhí)行。其他格式要求與批示性通知及通知的一般要求相同。
　　3.法規(guī)性通知。
　　法規(guī)性通知，是指某些通知既不是法規(guī)性公文，但又接近法規(guī)性公文。在內(nèi)容的涵蓋面和篇幅上，與法規(guī)性公文相當；在語言表述上，非常準確、貼切、莊重、規(guī)范，但其精確程度不如法規(guī)性公文；在結構形式上，既可分項(條)陳述，也可分幾個部分或幾個層次陳述；在辦文程序上，法規(guī)性公文是按法律規(guī)定或法定程序批準實施的，而“通知”不需履行法律程序，只要機關領導人簽發(fā)即可；在執(zhí)行上，都具有強制性，但“通知”的強制力比法規(guī)性公文的強制力要小一些，穩(wěn)定性也要差一些；在針對性和操作性方面，法規(guī)性通知比法規(guī)性公文更具體、細致，針對性和操作性更強。
　　正文的開頭部分，主要闡明行文的目的、意義、依據(jù)，以“特作如下通知”提示正文。
　　正文的主體部分，一般分項陳述。在結構層次上，可分為幾個部分，每個部分內(nèi)部如果有兩個以上層次，則應標明序數(shù)。第一個層次的序數(shù)，全篇統(tǒng)一編順序號；第二個層次的序數(shù)，全篇可統(tǒng)一編順序號，也可分開編順序號。要求做到內(nèi)容完整，結構嚴謹，層次分明，邏輯嚴密，具有很強的針對性、規(guī)范性和操作性。正文寫完，全文即結束。
　　4.政策性通知。
　　政策性通知，是指公文內(nèi)容的主體部分都是規(guī)范下級機關和人們行為的政策性規(guī)定。其寫作方法與指示性通知和法規(guī)性通知的寫作方法基本相同。不同之處是，政策性通知，重在規(guī)定所轄范圍的單位和人員的行為，規(guī)定應該怎么做，不應該怎么做，違反了如何處理等。
　　撰寫政策性通知，要認真學習黨的路線方針政策、國家的法律法規(guī)和WTO規(guī)則及上級的指示精神，還要做深入細致的調(diào)查研究，抓住事務的本質(zhì)，抓住重點、熱點、難點問題，抓住人們普遍關心的問題，作出準確的回答，以推動改革開放和社會主義現(xiàn)代化建設的順利進行。
　　5.貫徹性通知。
　　貫徹性通知，是指上級有文件，本級本單位根據(jù)上級的文件精神，結合本地本單位的實際情況，提出貫徹執(zhí)行上級文件精神的具體意見與措施、要求等。
　　標題為：《x x x(發(fā)文機關名稱，下同)關于貫徹落實〈x x x(上級發(fā)文機關名稱，下同)關于x x x工作的意見(或決定、決議、通知、規(guī)定等）〉的通知》。在行政機關的公文中，貫徹性通知的標題，一般不全文引用上級機關的發(fā)文標題，而是用概括性標題。例如《x x x貫徹x x x關于x x x工作意見的通知》。如果上級機關公文的標題太煩瑣、太長，可采用變通的形式，只引用上級文件的發(fā)文字號。上級文件是逐級行文的，可直接標題。
　　正文的開頭部分。包括行文的緣由、目的、依據(jù)等，即為了達到什么目的、根據(jù)什么文件、結合本地實際情況，“提出如下貫徹意見”。引用上級機關的文件標題，要加圓括號標注發(fā)文字號，作為發(fā)文的依據(jù)。要求文字精練，篇幅簡短。
　　正文的主體部分。有兩種寫作方法:一是上級的文件與本級的文件行文范圍相同的。在上級文件的基礎上，結合本地本單位的實際情況，提出更具體的切實可行的貫徹意見，一般不要照搬上級文件的原文，應跳出上級的文件撰寫文件，重點在如何貫徹上、在具體操作上、在保障措施上下功夫，確保上級文件精神的貫徹落實。二是上級的文件是逐級行文的，只下達到本級，沒有再往下發(fā)。本級機關的貫徹措施，既要與上級的文件精神保持一致，又要有本級的特色，更具有操作性和實踐性，重在“貫徹”二字上做文章，把上級的文件精神與本地實際緊密結合起來，渾然一體，形成本級本單位的貫徹意見，上級文件中政策規(guī)定的原文，應一字不漏的全文照搬，不加引號，不能走樣，更不能變調(diào)，使之變成本級文件中政策規(guī)定的內(nèi)容。本級的文件與上級的文件比較，在政策措施上完全一致，但操作性要更強，更具體，更明確，更符合本地本單位的實際。
　　6.頒布性通知。
　　頒布性通知，是指印發(fā)或公布規(guī)范性公文、領導講話的通知。這類通知重在頒布，并提出明確的貫徹執(zhí)行要求。
　　標題為：《x x x關于印發(fā)〈x x的辦法(或條例、細則、講話等)〉的通知》。
　　正文為:
　　《x x x的辦法》已經(jīng)x x x(指批準的領導機關名稱，下同)批準(或同意)，現(xiàn)印發(fā)給你們，請認真貫徹實施(或認真貫徹執(zhí)行)。
　　有的在此后增加一至兩個自然段，對規(guī)范性公文或領導講話的貫徹落實作出肯定性的評價，闡明意義，提出具體的意見和要求等。表述要準確、莊重，語言要平實、簡練，態(tài)度要鮮明，全面準確地反映發(fā)文機關的意圖。
　　7.任免通知。
　　任免通知，是指干部(人員)職務任免的通知、在黨政機關、企事業(yè)單位和社會團體，干部職務任免用“通知”發(fā)布。在軍事機關，干部職務任免用“命令”發(fā)布。上級機關任免下級機關的領導人稱上級機關有關人事任免事項需要下級機關知道時，用任免通知。這種通知寫法比較簡單，一般只要寫清決定任免的時間、機關、會議或依據(jù)文件，以及任免人員的具體職務即可。
　　標題為：《x x x關于x x --(等同志)職務任免的通知》。
　　正文為:
　　經(jīng)研究決定(或研究同意或經(jīng)研究或經(jīng)x x批準):
　　x x --任x x x職務，免去其x x x職務；
　　x x --任x x x職務(試用期一年)。
　　對于提拔任職的同志，先進行公示。公示之后符合干部選任條件的，在其職務之后加圓括號注明試用期(一般是一年)。
　　8.會議通知。
　　機關、單位召開會議，要提前通知參加會議的人員，這就是會議通知。某些重要的特定的會議，還要請上級機關派人指導。
　　會議通知一般用正式公文(包括電報)發(fā)出。格式中要注意緊急程度和密級的標注，一定要實事求是；重點是標題和正文。
　　標題。由發(fā)文單位名稱、會議名稱與“通知”組成。重點寫好會議名稱，不需加引號。確定會議的名稱有兩種方法:一是根據(jù)會議的內(nèi)容確定會議名稱。比如，全市經(jīng)濟工作會議。二是根據(jù)參加會議人員確定會議名稱。比如，全市宣傳部長會議。
　　正文的撰寫要注意以下三點:
　　(1)內(nèi)容要全面。會議通知的正文內(nèi)容一般應具備12個要素，即:決定召開會議的機關、會名、會議時間、會議地點、會議任務(會議內(nèi)容)、參加會議人員、參加人數(shù)、入場憑證、報到時間及具體的地點、聯(lián)系人與聯(lián)系電話、與會人員需帶的材料、什么時間上報與會人員名單及其他有關要求(比如，座位號、限帶車輛與人員)等。這些內(nèi)容必須一一寫清楚，不能有遺漏，否則，就會有疑點，不便于貫徹執(zhí)行。會議通知一般以辦公廳(室)的名義發(fā)文，起首語必須寫明“經(jīng)x x同意”或“x x定于”或“x x決定”等授權發(fā)文的固定用語，同時也說明了決定召開會議的機關。
　　(2)事項要清楚。會議通知所涉及的每一事項，都應交待清楚，切不可含糊其辭，或想當然。比如，電視電話會議的分會場設置問題；要實事求是，能開到縣一級的電視電話會議，不要通知縣里的與會人員趕到市里去開會；能開到鄉(xiāng)一級的電話會議，不要集中到縣里開會。主會場與分會場的設置，一定要寫明白，不要讓執(zhí)行者去猜想。因為能開電視電話會議的地方有幾個系統(tǒng)，如果不寫明具體的主、分會場，與會者不知道到哪里去開會。又如，與會人員，只要求有關單位負責同志各l人參加的會議，不能籠統(tǒng)地寫成“有關單位的負責同志”，而應寫明“分管某工作的負責同志”或“有關單位的負責人各1人”。
　　(3)文字要簡練。能用l00個字寫清楚的會議通知，就不用101個字。比如，批準開會的機關、開會的時間與日期、地點、會名，一句話就可以寫清楚，不要分一、二、三來闡述。由于會議的內(nèi)容不同，在會議通知的寫法上不強求一致。但是，都要以最簡練的文字表達會議通知的所有事項。
　　9.一般性通知。
　　一般性通知，是指上級機關的有關事項需要下級知道或辦理時，所使用的知照性通知。如開展集體活動，成立、調(diào)整、合并、撤銷機構，啟用印章和其他需要告知的事項等。這種通知，使用靈活、方便、快捷、頻率高。在上級機關有關事項需要下級機關辦理時，要交待清楚所通知的具體事項、如何辦理、有什么要求等。
　　一般性通知的撰寫，要視具體情況確定，不同的內(nèi)容有不同的要求。標題，一般由三個部分內(nèi)容組成。比較簡單的“通知”，可省略前面的一項或兩項內(nèi)容，應根據(jù)具體內(nèi)容確定。正文的撰寫千差萬別。比如，成立和調(diào)整領導機構的通知，開頭部分，要寫明成立、調(diào)整的緣由和形成此決定的機關；領導機構的人員、職務要一一核準，防止人名與職務上的差錯。正文之后署發(fā)文機關的名稱，但行政機關獨立行文的公文只蓋章，不署名。