行文規則是各級機關制發公文、處理行文關系必須遵守的準則。它是根據發文機關的職責權限及行文單位間的隸屬關系，本著有利于實施領導和管理的原則而確定的。《條例》專門用一章（第四章）對黨的機關公文的行文規則作了規定，提出了5條要求；《辦法》也專門用一章（第四章）對行政機關公文的行文規則作了規定，提出了11條要求。綜合這些規定，機關公文的行文規則主要包括三個方面的內容：
（－）行文應當確有必要，注重實效，堅持少而精
　　這是公文處理基本原則在行文中的具體體現，也是黨政機關行文的總的原則。長期以來，在行文中比較普遍地存在行文過多、公文過長的問題。上級機關凡事必發文，許多工作都依賴發文，下級則層層轉發，陷于文牘主義。發文者忙于制發文件，收文者窮于應付，到頭來只有敷衍塞責，不了了之。中央對此歷來高度重視，三令五申要革除這種惡習。1958年9月，中共中央書記處辦公會議決定，“目前各省（區）工作繁重，中央批發的文件應盡量減少，應該只限于真正需要批發的。各部門送中央批發的文件，內容必須是真正必要下達的，文字應力求簡短。”1959年11月，中共中央書記處辦公會議再次決定：（1）中央批發的文件，必須是需要中央下決心的問題，各部門的會議文件一律不批。（2）中央批語應力求簡短、明確、扼要。1960年4月，中央再次指示提高會議、文件質量，掃除會議多、文件多的惡習。1994年，溫家寶同志在全國黨委秘書長、辦公廳主任座談會上再次強調，精兵簡政在務實，要下決心精簡文件，可以不發的文件堅決不發。1996年5月頒布的《條例》第十一條規定：“行文應當確有需要，注重實效，堅持少而精。可發可不發的公文不發，可長可短的公文要短。”2000年8月頒布的《辦法》第十三條規定：“行文應當確有必要，注重效用。”2001年9月黨的十五屆六中全會作出的《中共中央關于加強和改進黨的作風建設的決定》明確提出：“改進領導方式和工作方法。下決心精簡會議和文件，改進會風和文風。”另外，中央多次作出規定，要求一般報告、簡報不超過2000字，綜合報告以3000字左右為宜。超過者，要寫出內容提要。以上中央有關規定和領導同志講話，歸結起來，就是發文要堅持實事求是的原則，注重實效，切實解決實際問題，堅持少而精，沒有必要的公文堅決不發。這樣，可以使領導同志從“文山”中解脫出來，用較多的時間和精力深入基層調查研究，指導工作。
（二）根據不同的行文對象和工作需要，采取不同的行文方式
　　行文關系不同，行文方式也不同。一般來說，行文關系有三種：一是上下級之間領導與被領導的關系，二是上下級之間業務指導與被指導的關系，三是同級機關或不相隸屬機關之間的平行關系。與上述行文關系相聯系，根據不同的行文對象和工作需要，可以采取不同的行文方式。
　　1．上行文
　　即下級機關向上級機關的行文。通常有逐級上行文、多級同時上行文和越級上行文三種方式。逐級上行文，即下級機關向直接上級機關請示問題、報告工作。黨政機關歷來實行一級管一級、逐級負責的組織原則。這有利于集中統一領導。有的單位在向上級機關行文時，需要同時報送相關的上級機關，于是把兩個以上的上級機關并列。這不符合規定。《條例》第十二條規定：“向上級機關行文，應當主送一個上級機關；如需其他相關的上級機關閱知，可以抄送。多級同時上行文，即下級機關同時向直接上級機關和更高級別層次的機關行文。這一般適用于遇有突發事件或遭受自然災害等情況。為便于更高級別領導機關及時了解情況，更快地給予恰當的處置，在報直接上級機關的同時報告更高一級領導機關直至中央。當然，這種行文主要適用于報告情況，請示問題還是要堅持逐級請示的原則。越級上行文，即下級機關越過直接上級機關向更高層級機關直至中央行文，這主要用于：情況特殊緊急，逐級上報會延誤時機，造成損失；經多次請示直接上級，問題長期未得到解決；報告涉及由更高層次的上級交辦并指定超級上報的事項；檢舉控告直接上級；直接上下級之間存在爭議且無法自行解決需清有關方面仲裁的問題；需直接詢問、答復、聯系個別事項；反映或處理不涉及直接上下級職權范圍的個別隨機偶發事件或問題。必須越級行文時，應當同時抄送被越過的上級機關。
　　“請示”，是上行文中最常用的也是實際使用過程中存在問題較多的一個文種。目前，在請示的行文中存在的問題，從內容方面來說，一是矛盾上交，在本部門職權范圍內可以解決的問題也向上級機關請示；二是一個請示件的內容涉及多個問題、多個部門，增加了辦理難度，影響了辦理效率；三是在報告中夾帶請示事項；四是涉及幾個部門的事項，事先未經充分協商取得一致意見，就請示上級機關，且在請示中不予說明。從報文程序上來說，一是越級請示；二是請示不經秘書部門而直接送領導同志，形成公文倒流；三是對某些重大問題，下級職能部門未經本級黨委、政府同意就直接請示上級業務主管部門；四是主送、抄送機關不明確；五是在上報領導機關的同時就下發。由于上述問題的存在，往往直接或間接增加了上級機關的秘書部門、承辦部門辦理的難度，有的甚至造成延誤。必須明確，請示應當一文一事，不應當一件請示中涉及多個問題，也不應當在非請示公文中夾帶請示事項；請示事項涉及其他部門業務范圍時，應當經過協商并取得一致意見后上報，未能取得一致意見時，應當在請示中寫明；請示件要送上級機關的秘書部門按程序辦理，除非領導同志有特殊交代，一般不要直接選領導同志個人。
　　2．下行文
　　即上級機關向所屬下級機關的行義。一般采用逐級下行文和多級下行文（包括直貫到底的行文）的方法。逐級下行文是指上級機關對直接下級機關行文，例如黨中央對某請示的批復。多級下行文是指上級機關直接行文到下屬幾級機關。例如，中央將文件直接發到省、地、甚至傳達到廣大黨員、干部。這種行文方法俗稱“一竿子插到底”。至于采用何種行文方法，必須根據公文內容和工作需要由發文機關確定。有的公文需要逐級傳達，以利于下級機關結合本地實際制定具體實施辦法；有的公文采用公開發表的方式，便于廣大群眾遵照執行并監督落實。在下行文中，要特別注意以下問題：
　　（1）黨委和政府各部門要根據各自職權范圍行文。《條例》第十二條規定：“黨委各部門在各自職權范圍內可以向下級黨委的相關部門行文。黨委辦公廳（室）根據黨委授權，可以向下級黨委行文；黨委的其他部門，不得對下級黨委發布指示性公文。”《辦法》第十五條規定：“政府各部門依據部門職權可以相互行文和向下一級政府的相關業務部門行文；除以函的形式商洽工作、詢問和答復問題、審批事項外，一般不得向下一級政府正式行文。”可見，黨委、政府各職能部門可以根據各自的職權范圍分別向下級黨委、政府的相關部門行文。黨委有的部門未經黨委授權，直接給下級黨委發指示，是不符合行文規則的。黨委辦公廳（室）作為黨委的辦事機構，除在自己的職權范圍內向相關部門行文外，可以根據黨委授權向下級黨委行文，包括傳達黨委的指示，答復下級黨委的請示等。政府各部門一般也不得向下級政府正式發文。
　　（2）部門之間對同一問題未取得一致意見，不得各自向下行文。《條例》第十二條規定：“部門之間對有關問題未經協商一致，不得各自向下行文。”《辦法》第十九條幾乎作了同樣的規定：“部門之間對有關問題未經協商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上級機關應當責令糾正或撤銷。”這對部門行文是一種必要的制約，可以避免公文“撞車”、“打架”，使下級機關無所適從。
　　（3）向下級機關的重要行文，應當同時抄送發文機關的直接上級機關。《條例》第十二條、《辦法》第二十條，對此都作了明確規定。這是為了便于上級機關了解情況、指導工作。這類公文的內容主要是關系全局的重大決策、工作安排等。
　　3．平行文
　　即同級機關或不相隸屬機關之間的行文，一般用函或通知。在平行文方面，目前普遍存在的問題是，向有關主管部門請示幫助或解決某問題時，明知應該用函的形式，卻使用請示或報告的文種。似乎不用請示、報告，就是不尊重對方，就解決不了問題。例如，有的單位向同級主管部門申請資金、貸款或申請更換汽車，本應使用函這一文種，卻用請示。這顯然是不符合規定的，因為請示、報告只適用于上下級機關之間的行文。
　　4．聯合行文
　　即兩個以上平行機關之間就同一事項聯合發文。《條例》第十二條規定：“同級黨的機關。黨的機關與其他同級機關之間必要時可以聯合行文。”《辦法》第十六條規定：“同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下一級政府可以聯合行文；政府與同級黨委和軍隊機關可以聯合行文；政府部門與相應的黨組織和軍隊機關可以聯合行文；政府部門與同級人民團體和具有行政職能的事業單位也可以聯合行文。”聯合行文必須從實際和工作需要出發，避免過多過濫。
　　5．受雙重領導的機關的行文
　　《條例》第十三條規定：“受雙重領導的機關向上級機關行文，應當寫明主送機關和抄送機關，由主送機關負責答復其請示事項。上級機關向受雙重領導的下級機關行文，應當抄送其另一上級機關”。《辦法》第二十三條作了幾乎相同的規定：“受雙重領導的機關向上級機關行文，應當寫明主送機關和抄送機關。上級機關向受雙重領導的下級機關行文，必要時應當抄送其另一上級機關。”這些規定，是為了便于分清責任，互通情況，也有利于公文的處理。
（三）對不符合行文規則的上報公文，上級機關的秘書部門可以退回下級呈報機關
　　為了促進機關公文處理的科學化、制度化和規范化，提高工作效率，有必要賦予上級機關的秘書部門以一定的權限：對違反行文規則的上報公文，可以退回原呈報機關。《條例》第十五條規定：“對不符合行文規則的上報公文，上級機關的秘書部門可退回下級呈報機關。”《辦法》第三十二條規定：“對不符合本辦法規定的公文，經辦公廳（室）負責人批準后，可以退回呈報單位并說明理由。”但秘書部門采取“打回去”的方式一定要穩妥。秘書部門要嚴格按照規定研究提出意見，報經領導同意后，向報文單位講清楚，清其予以糾正。