文體即文章的體裁。文章的體裁是由文章的主要表達(dá)方式?jīng)Q定的，而文章的表達(dá)方式又是由文章的使用目的決定的。歸根結(jié)底，文體歸屬取決于文章的使用目的。
　　撰寫和使用公文的目的，就是用書面語言反映主觀意圖和客觀情況，將其快捷有效地傳遞出去，并為受文者直接獲取和理解，對受文者的認(rèn)識(shí)和行為產(chǎn)生強(qiáng)制性影響。這一使用目的就使公文的表達(dá)必須具有：直接性——直接表意使對方直接獲取信息，不作文情渲染，以保證受文者所獲取的認(rèn)識(shí)明確非節(jié)省時(shí)間；現(xiàn)實(shí)針對性——只表達(dá)對解決現(xiàn)實(shí)具體問題有價(jià)值的事與理；全面真實(shí)性——對現(xiàn)實(shí)的反映必須做到從本質(zhì)到現(xiàn)象、從總體到細(xì)節(jié)全面真實(shí)，以保證受文者認(rèn)識(shí)正確、行為符合客觀規(guī)律；事與理有機(jī)結(jié)合——為使信息有效；需要通過語言表達(dá)使對方不僅明“事”，而且達(dá)“理”，以自覺約束自己的行為，統(tǒng)一步調(diào)、主動(dòng)工作；符號系統(tǒng)通用——為使信息能為受文者準(zhǔn)確、快捷地獲取，表達(dá)信息的書面語言符號必須具有通用性，以保證雙方能共同準(zhǔn)確理解意圖和認(rèn)識(shí)事物。
　　由使用目的所決定的表達(dá)方式和要求，決定了公文屬于一種以白話文為原則的，敘述、說明、議論三種表達(dá)方式兼用的特殊應(yīng)用文體。
　　首先，公文具有應(yīng)用文的基本屬性，是一種應(yīng)用文體。
　　應(yīng)用文就是始對人們的政治活動(dòng)、生產(chǎn)活動(dòng)、科學(xué)研究活動(dòng)以及日常生活、學(xué)習(xí)具有直接應(yīng)用性的文章。它與記敘文、說明文、議論文一起并列構(gòu)成四大文體。應(yīng)用文區(qū)別于其他文體的特殊屬性主要有：直接應(yīng)用性、全面真實(shí)性和結(jié)構(gòu)格式的規(guī)范性。
　　應(yīng)用文之所以被命名為應(yīng)用文，就在于它自身具有直接應(yīng)用性。任何文章都應(yīng)當(dāng)具有應(yīng)用性，但誰有應(yīng)用文的應(yīng)用性是直接的。所謂“直接”，一是說它直接針對某一具體現(xiàn)實(shí)的事務(wù)形成，對解決某一問題具有明顯的直接應(yīng)用價(jià)值；二是指由于作者直接表意，使受文者不必經(jīng)過一個(gè)文情感染過程就能明白曉暢地直接獲得一定的認(rèn)識(shí)。在這一點(diǎn)上，應(yīng)用文與其他文體，特別是各種藝術(shù)文體形成鮮明對照。藝文體都不是為直接解決某一具體現(xiàn)實(shí)問題而形成并產(chǎn)生價(jià)值的，在表意上最忌直接，而講究從主題到意圖含而不露，力求創(chuàng)造一個(gè)曲折而自然的文情感染過程。
　　對公文來說，從形成到使用，從表達(dá)到閱讀，都需要而且必須有應(yīng)用文的這種直接性。惟有如此，才能保證其在處理現(xiàn)實(shí)具體事務(wù)方面有實(shí)際效用，保證受文者能以最短的時(shí)間清楚明白、精確地獲得認(rèn)識(shí)，并按要求去行動(dòng)。
　　任何文章都應(yīng)當(dāng)是對客觀現(xiàn)實(shí)的反映，一切文章都應(yīng)當(dāng)具備真實(shí)性。但是，應(yīng)用文的真實(shí)性同其他文體的真實(shí)性有很大不同。它的真實(shí)是指從本質(zhì)到現(xiàn)象，從總體到細(xì)節(jié)的全面真實(shí)，而不像藝術(shù)文體那樣，只求本質(zhì)、總體上真實(shí)，為此可以虛構(gòu)具體情節(jié)、人物，作藝術(shù)性的夸張。
　　直接解決現(xiàn)實(shí)具體問題的使用目的和可直接表意的特點(diǎn)，使應(yīng)用文的結(jié)構(gòu)、格式可以而且需要相對固定劃一，具有規(guī)范性。應(yīng)用文是以其直接有用性來吸引讀者的，人們閱讀應(yīng)用文主要不是為了欣賞，而是為了解情況、處理具體事務(wù)。因此，為了能使寫作者撰寫文章時(shí)簡潔明快地使用語言，保證內(nèi)容完整有效，同時(shí)也為了能使閱讀者讀起來醒目快捷，易于準(zhǔn)確全面理解，應(yīng)用文不回避使用各種簡明而質(zhì)拙的程式化表達(dá)手法，特別表現(xiàn)為起初是約定俗成后來則有意識(shí)地靠一定強(qiáng)制力。對各種具體文章的結(jié)構(gòu)、格式加以不同程度的規(guī)范，使結(jié)構(gòu)相對固定、格式整齊劃一。
　　其次，公文又是一種具有一定特色的特殊應(yīng)用文。這種特殊性主要表現(xiàn)為：采用白話文形式；兼用議論、說明、敘述三種表達(dá)方式。
　　在我國歷史上，在新中國建立之前的很長時(shí)間內(nèi)，公文都采用文言或半文言作為表達(dá)信息的符號系統(tǒng)。新中國建立后，一改這種傳統(tǒng)。作為中央人民政府的政務(wù)院在建國的第二年就以行政法規(guī)的形式明確規(guī)定：“公文以語體文為原則”（見《政務(wù)院秘書廳公文處理暫行辦法》，1950年12月30日）。語體文即白話文，是現(xiàn)代漢語的書面形式。以行政法規(guī)的形式強(qiáng)制規(guī)定以白話文作為公文的符號系統(tǒng)，使現(xiàn)代公文有別于古代和近代公文。
　　一篇好的公文，通常要做到事與理的有機(jī)結(jié)合。既有對人物、事件和環(huán)境所作的概括性交代，又有對客觀事物性質(zhì)狀態(tài)、特征等所進(jìn)行的介紹和解說，同時(shí)還需要對客觀事物進(jìn)行科學(xué)分析與評論。這三個(gè)方面正是敘述、說明、議論三種表達(dá)方式的功能。就公文的整體而言，這三個(gè)方面都是不能缺少的；對于每一具體文種而言，則也大都是三者兼有并各有側(cè)重。
　　在公文中，敘述常用于交代客觀情況或引出事實(shí)根據(jù)；說明在使對方明確作者意圖、認(rèn)清客觀事物的本質(zhì)與狀態(tài)方面作用顯著；議論則在說明意義、闡發(fā)道理方面必不可少。因此，在主要需要以事實(shí)說服人而產(chǎn)生效用的文件中，如通報(bào)、報(bào)告、請示等，就以敘述為主要表達(dá)方式；而主要為表達(dá)作者意志愿望的命令、決定、條例、規(guī)定、辦法等文件中，就以說明為主要表達(dá)萬式；在更多地需要靠道理啟發(fā)、說服對方的指示、通知等文件中，議論的使用帶有普遍性，有時(shí)還成為主要表達(dá)方式。