撰寫公文時要正確選定文種，不用、錯用或生造文種、不僅會給公文的撰寫制作帶來困難或麻煩，而且會給公文的效用帶來損害。選擇公文文種要嚴守有關規范，特別是要嚴格遵循黨和國家關于公文文種的使用規則。
　　選擇公文文種的依據主要有三個方面：一是發文機關與主要受文者間的工作關系；二是發文機關的法定或規定權限；三是行文目的、行文要求和表現公文主題的需要。
　　根據發文機關與主要受文者間的工作關系選擇文種，就是要求明確雙方間本來的工作關系，選取為這種關系所允許的文種：當雙方存在領導與被領導、指導與被指導關系時，可分別選用下行文種或上行文種；當雙方存在的只是平行關系（同系統中的同級機關之間）或不相隸屬關系（非同一系統的任何機關之間）時，只能選用平行文種。根據作者的權限選擇文種，就是要明確作者的職責、權力范圍，選擇與之相符合的文種。這是因為有一部分公文文種對使用者的權限有明確規定，只有具備相應地位和權力的機關才能選用。如“命令”是一種領導性公文，但并非一切處于領導地位的機關都可以使用。除軍隊系統之外，只有那些為憲法和其他有關法律明確規定有權發布命令的機關才能使用。如果不按作者的權限選擇文種，特別是選用了超越自身權限的文種，就將構成越權行為，公文自然也會因失去法律、法規保護而失效。
　　根據行文目的、要求和表現主題的需要選擇文種，就是在相同性質的文種中，選取有助于實現目的和要求，有助于使主題得到正確、鮮明表現的具體文種。在公文文種體系中，有一部分是性質相近或相同但具體用途各異的，它們分別適用于表現不同的公文主題，適用于表明不同的行文目的和對公文閱讀、辦理、答復、執行等方面的木同要求。如同屬上行文的“報告”和“請示”，雖性質相同，但在表現主題、表明行文目的和要求方面卻有不同的功用。“報告”用于向上級機關匯報工作、反映情況、回答詢問等，但不能表現帶請示事項的主題內容；“請示”可用于向上級機關請求指示或批準，但不能用于不帶請示事項的工作情況匯報。“報告”可提出請求審閱批示或轉發等方面的要求，但不能用于請上級允許“自己”去做什么，也不能請上級務必答復；“請示”則可以提出請求上級務必予以指示或答復的要求。