擬辦實際上是一項輔助決策活動，是辦文人員發揮參謀助手作用的重要途徑，它要求辦文人員經過認真調查和深入思考寫出書面辦理意見報領導審批。擬辦意見能夠充分體現辦文人員的政治理論水平、綜合分析能力、文字表達能力等，擬辦意見質量高低是辦文人員素質和能力的綜合體現。
　　擬辦意見大體上有兩類。一類是對請示件的辦理程序提出意見，稱為“程序性擬辦意見”。比如，有些重大問題需要直接提請黨委會或政府常務會議討論，但又有一些背景材料和有關問題需要向領導同志說明的，就必須寫出擬辦意見。在擬辦意見中，簡明扼要地說明這一類請示件以前是如何辦理的，慣例是怎樣，并將背景材料附上，最后提出“報請審批”或“提請會討論”等建議。另一類是對請示事項進行綜合研究并答復來文單位的，稱“辦結性擬辦意見”。比如，來文單位的請示送請有關業務部門研究后，辦文人員要對業務部門反饋回來的意見進行綜合考慮，提出辦理方案，或代擬好復函稿，一并提交領導同志審批。
為了做好擬辦工作，主要應注意以下幾點：
第一，認真研讀公文內容，真正弄清對方的意圖。這是寫擬辦意見最基本的要求。對請示中要求解決的問題、陳述的理由必須搞清楚。比如關于建立紀念設施的請示件，對設施名稱、時間、地點。人物、經費等問題，都要準確掌握。
第二，查找檔案資料，對照先例比較。對有關干部任免、黨紀處分、召開會議、請領導出席活動、抗災救災等問題的請示，一般情況下可以從以往的檔案中找到類似的有可比性的參考資料。這些資料中所記載的辦理程序、辦理依據和辦理結果，很值得借鑒參考。把這些資料復印或摘錄下來作為擬辦意見的附件，提供給領導決策時參考，是非常有益的。
　　第三。把握政策和法律規定取會上級意圖。具有一定的馬克思主義理論水平和思想修養水平，熟悉黨的方針政策和國家的法律法規，了解上級精神，是辦文人員研究提出擬辦意見的基礎條件。下級向上級請示問題，總是希望上級能夠按照請示的意圖給予答復。對此，辦文人員一定要從實際出發，堅持原則，注重從全局考慮問題，善于從全局出發正確判斷形勢和事物的性質。只有這樣，所提擬辦意見才能科學合理，經得起推敲。
　　第四，尊重部門意見，周密協調，充分協商，加強溝通，注意傾聽和采納各部門的意見，是提好擬辦意見的重要保證。辦文人員畢竟不可能都是全才，因此必須與了解情況和有關政策的業務部門加強聯系，征求它們的意見。對有些問題意見不一致，經過協調，相互彌補，就可以集思廣益，提出一個很圓滿的擬辦意見。特別是有些請示事項經上級批準后，是需要具體部門去實施的，比如申請經費、項目、編制等，更應該尊重部門的意見，把有關問題協調好，以提供給領導一個符合實際、切實可行的建議。
　　第五，建議完整準確，復文簡明得體。一篇有關擬辦意見的公文，在說明請示事項的來龍去脈和進行必要的分析后，應當提出建議。這個建議，是擬辦意見的關鍵部分和落腳點。是同意，還是原則同意；是同意來文單位的請示，還是同意有關部門的意見；同意后應當在復文中強調什么問題，等等，都要在建議中清楚地表達出來。比如，某單位召開會議，請求上級機關將某秘密文件印發給與會人員學習參考。上級機關的辦文人員經研究，如果同意印發，就需要追加一句：“按秘密文件管理，用后收回，自行銷毀。”日前，很多報給黨委、政府的請示，是以黨委、政府辦公廳（室）的名義批復的。為了準確、得體，在擬寫復文稿的時候，必須加上“經報某某領導同志同意”或“已經某某黨委、政府批準”等字樣。