簽發(fā)是對(duì)文稿的又一次全面核查，更是對(duì)公文質(zhì)量與正式效用的最終確認(rèn)。簽發(fā)人在批注之前，應(yīng)該對(duì)文稿作全面審核，進(jìn)行必要的修改、糾正和補(bǔ)充，確認(rèn)無(wú)誤后再明確簽注意見(jiàn)，并寫(xiě)上姓名和時(shí)間（若圈閱，則視為同意）。文稿經(jīng)簽發(fā)成為定稿后，其他人不經(jīng)簽發(fā)人同意，均不得對(duì)其再作任何修改，否則將負(fù)行政或法律責(zé)任。
　　根據(jù)簽發(fā)人身份、地位及工作程序的不同，簽發(fā)分為正簽、代簽、核簽、會(huì)簽等數(shù)種。正鑒指簽發(fā)人在自身職權(quán)范圍內(nèi)簽發(fā)公文，如機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)以機(jī)關(guān)名義對(duì)外發(fā)出的公文。代簽指根據(jù)授權(quán)代他人簽發(fā)公文。核簽（又稱(chēng)加簽）指上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)下級(jí)機(jī)關(guān)的重要公文。會(huì)簽則指兩個(gè)或兩個(gè)以上機(jī)關(guān)聯(lián)合行文時(shí)，由各機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人共同簽發(fā)公文。
做好簽發(fā)工作必須注意：
　　第一，不得越權(quán)簽發(fā)公文。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)者只能對(duì)自己職權(quán)范圍內(nèi)的公文負(fù)責(zé)，只能簽發(fā)自身權(quán)限所及的公文，越權(quán)簽發(fā)公文違法違制，公文也不能產(chǎn)生實(shí)際效用。根據(jù)有關(guān)規(guī)定，以機(jī)關(guān)名義制發(fā)的公文，由機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)．其中內(nèi)容重要或涉及面廣的公文由正職領(lǐng)導(dǎo)人或主持日常工作的副職領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)。有些公文也可由機(jī)關(guān)秘書(shū)長(zhǎng)或辦公廳（室）主任根據(jù)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的授權(quán)代簽。會(huì)議決議、會(huì)議紀(jì)要等，可由會(huì)議主持人簽發(fā)。
　　第二，必須“先核后簽”。需審核的公文必須審核完畢后再簽發(fā)，而不得先簽發(fā)再審核，以提高工作效率，確保公文有效。
　　第三，聯(lián)合行文時(shí)，必須做好會(huì)簽工作，使各機(jī)關(guān)或部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)人均履行簽發(fā)手續(xù)，以使公文真正有效。