1.文電中的外國國名，應使用全稱，同一國名如出現數次，至少首次應用全稱。如習慣用簡稱，可使用正式簡稱。某些特殊國家，如多米尼加共和國、多米尼加聯邦等，不可使用簡稱。文中的單位名稱，第一次亦應使用全稱。對方的職銜、姓名在作為抬頭出現時，亦要用全稱。

　　2.文書格式要合乎規范，不要用錯。非外交機構一般不使用照會的格式，可使用對外函件進行交往。人稱要與文書格式相適應并前后統一。例如，普通照會一般只用第三人稱，但不注意時容易出現“貴方”、“我方”等稱呼，造成混亂不清。簽署者與受文者要相適應。人對人，單位對單位。如系人對人，雙方身份要相當。

　　3.文書中對人的稱呼要合乎禮儀習慣。

　　致意語的用法亦要取決于不同場合與習慣。例如，外交照會開頭時，常有 “向X X X致意并榮幸地……”的引文，在一般對外函件中不使用。在吊唁、慰問等信函中不要用“榮幸地……”等詞句。文尾的致意語，向外交部或大使館發照會可用“順致崇高的敬意”;向全代辦處發的照會不用“最”字。非外交機關使用對外文書，可視不同的發文和受文者選用“最崇高的敬意”、“崇高的敬 意”、“最良好的祝愿”、“良好的祝愿”、“最親切的問候”、“順致敬意”、“順致問候”等。

　　4.關于譯文。對外文書應以中文為正本，必要時，附以外文譯文。譯文本，應用不帶機關銜的白紙，并在右上角注明“譯文”字樣。譯文應考慮外文的慣用格式，不應套用中文格式。我駐外機構，在外文水平有把握、有力量的情況下，凡純屬一般事務性的函可只用外文(指駐在國文字或通用的外國文字);對申請簽證、身份證及一般外交人員的調職、離任等普通照會，亦可只用外文。

　　5.對外文書的打印位置要適當。抬頭處，受文人的職銜、姓名和稱呼應在第一行頂格排列(如排不下，也可將職銜單列一行不加標點，而把姓名稱呼另排一行)，然后再下一行前面空一格續排行文。如文書較短，不宜把文字都擠在信紙的上半部分，而要留足夠的天頭，使文件美觀大方。

　　蓋章的位置要適當，一般以騎年壓月，上大下小(如帶國徽的印章，國徽應在機關銜之上)為宜。

　　6.要有嚴密的校對制度。如發現文書、函件等有錯字或格式不對，均應重新打印，不得涂改。

　　7.用紙要合乎規定。

　　8.收發文應有簽收手續，收到涉外文書應及時處理，不要延誤。

　　在禮儀社交場合，除了必須處理和運用好文書電報以外，對名片的使用也應當給以重視。名片之所以在現代社會中得到廣泛的應用，因為它使用起來簡便、靈活、雅俗均可，能適應現代社會人際交往十分頻繁的需要。

　　名片現在已遠遠不只是相互通報姓名的工具，它可以用來表示祝賀、感謝、介紹、辭行、慰問、饋贈以至吊唁等多種禮節。為了表示不同的禮節，可以在名片左下角用小寫字母寫上法文的含義;也可以在外片上，用通用的文字寫上簡短的字句。

　　幾種國際上通用的法文縮寫是：

　　1. 敬賀 p. f. (pour felicitation)

　　2. 謹唁 p. c. (pour condoleance)

　　3. 謹謝 p. r. (pour remerciement)

　　4. 介紹 p. p. (pour presentation)

　　5. 辭行 p. p. c. (pour prendre conge)

　　6. 恭賀新年 p. f. n. a. (pour feliciter lenouvel an) (大小寫均可)

　　7. 謹贈，不用縮寫字母，而是在姓名上方寫上Avec ses compliments (或者用英文 With the compliments of …)

　　現在人們日益講究名片的印制。當然，印制精美、考究的名片，會惹人喜愛;但印制樸素大方的名片，只要運用得當，仍會獲得人們的重視和尊重。