匯總記賬憑證的編制方法

　　二、匯總付款憑證的編制

　　匯總付款憑證，是按現(xiàn)金科目、銀行存款科目的貸方分別設(shè)置，定期(如5天或10天)將這一期間內(nèi)的全部現(xiàn)金付款憑證、銀行存款付款憑證，分別按與設(shè)置科目相對(duì)應(yīng)的借方科目加以歸類、匯總填列一次，每月編制一張。月終時(shí)，結(jié)算出匯總付款憑證的合計(jì)數(shù)，據(jù)以登記總分類賬。登記總分類賬時(shí)，根據(jù)匯總付款憑證的合計(jì)數(shù)，記入“現(xiàn)金”、“銀行存款”總分類賬戶的貸方;根據(jù)匯總付款憑證內(nèi)各借方科目的合計(jì)數(shù)記入相應(yīng)總分類賬戶的借方。

　　三、匯總轉(zhuǎn)賬憑證的編制

　　匯總轉(zhuǎn)賬憑證，習(xí)慣上，按照貸方科目設(shè)置，通常是按照除“現(xiàn)金”、“銀行存款”以外的每一科目的貸方分別設(shè)置，定期將這一期間內(nèi)的全部轉(zhuǎn)賬憑證，按與設(shè)置科目相對(duì)應(yīng)的借方科目加以歸類、匯總填列一次，每月編制一張。

　　四、匯總記賬憑證的基本格式要求

　　編制收款憑證時(shí)，則只能編制一借一貸或一借多貸的憑證，而不能編制一貸多借的憑證。

　　編制付款憑證時(shí)，只能編制一借一貸或一貸多借的憑證，而不能編制一借多貸的憑證;

　　編制轉(zhuǎn)賬憑證時(shí)，為了避免匯總時(shí)出現(xiàn)重匯和漏匯，只能按一個(gè)貸方科目與一個(gè)或幾個(gè)借方科目相對(duì)應(yīng)來(lái)填制，而不能以幾個(gè)貸方科目同一個(gè)借方科目相對(duì)應(yīng)來(lái)填制。

　　編制記賬憑證的要求

　　(1)填制記賬憑證時(shí),應(yīng)當(dāng)對(duì)記賬憑證連續(xù)編號(hào)。編號(hào)有多種方法,根據(jù)業(yè)務(wù)需要,可以分為現(xiàn)金收付、銀行存款收付、轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)三類編號(hào);也可以按收、付、轉(zhuǎn)三類編號(hào);業(yè)務(wù)比較簡(jiǎn)單的也可以使用通用記賬憑證。無(wú)論采用哪一類編號(hào)方法,都應(yīng)當(dāng)按月順序編號(hào),即每月從第1號(hào)開始,順序編至月末。一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)需要填制二張以上記賬憑證的,可以采用分?jǐn)?shù)編號(hào)法編制,如5號(hào)記賬憑證需要填制三張記賬憑證即可編成5-1/3號(hào)。

　　(2)記賬憑證可以根據(jù)每一張?jiān)紤{證填制或者根據(jù)若干張同類原始憑證匯總填制。但不得將不同內(nèi)容和類別的原始憑證匯總填制在一張記賬憑證上。否則,經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的具體內(nèi)容不清,難以填寫摘要,會(huì)計(jì)科目因沒有明確的對(duì)應(yīng)關(guān)系而看不清經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的來(lái)龍去脈。這樣填制記賬憑證不僅憑證本身記錄不清楚,也容易造成會(huì)計(jì)賬簿記錄的錯(cuò)誤,給記賬、算賬、查賬人員帶來(lái)困難。

　　(3)出結(jié)賬和更正的記賬憑證可以不附原始憑證外,其他記賬憑證必須附原始憑證,并注明原始憑證的張數(shù)。記賬憑證的內(nèi)容必須和原始憑證的內(nèi)容一致。

　　(4)與其他單位共同分擔(dān)費(fèi)用的情況下,保存原始憑證的主辦單位應(yīng)當(dāng)給其他應(yīng)負(fù)擔(dān)部分費(fèi)用的單位開具原始憑證分割單,以證明支出了費(fèi)用。分割單的內(nèi)容包括:憑證名稱,填制憑證的日期,填制憑證單位名稱或填制人姓名,經(jīng)辦人員的簽名或蓋章,接受憑證單位名稱或填制人姓名,經(jīng)濟(jì)內(nèi)容,數(shù)量、單價(jià)、金額和費(fèi)用分?jǐn)偳闆r等。

　　(5)如果在填制記賬憑證時(shí)發(fā)生錯(cuò)誤的,可以采用紅字注銷法進(jìn)行更正,如果會(huì)計(jì)科目沒有沒有錯(cuò)誤,只是金額錯(cuò)誤,可以將正確數(shù)字和錯(cuò)誤數(shù)字之間的差額,另編一張調(diào)整的記賬憑證。

　　(6)記賬憑證填制完經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)后,如有空行,應(yīng)當(dāng)自最后一筆金額數(shù)字下的空行處至合計(jì)數(shù)上的空行處劃線注銷。這樣做的目的是堵塞漏洞,嚴(yán)密會(huì)計(jì)手續(xù)。

　　(7)實(shí)行會(huì)計(jì)電算化的單位,對(duì)于機(jī)制記賬憑證應(yīng)當(dāng)符合記賬憑證的一般要求,打印出來(lái)的機(jī)制記賬憑證要加蓋制單人員、審核人員、記賬人員及會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人印章或簽字,以加強(qiáng)審核,明確責(zé)任。

　　編制記賬憑證方法

　　1、填寫現(xiàn)金出納憑證的文字，數(shù)字必須清晰，工整，規(guī)范。

　　2、現(xiàn)金出納憑證的內(nèi)容必須齊全，凡是憑證格式上規(guī)定的各項(xiàng)內(nèi)容必須逐項(xiàng)填寫齊全，不得遺漏和省略，以便完整地反映經(jīng)濟(jì)活動(dòng)全貌。

　　3、記賬憑證中所運(yùn)用的會(huì)計(jì)科目必須適當(dāng)。按照原始憑證所反映的現(xiàn)金出納業(yè)務(wù)的性質(zhì)，根據(jù)會(huì)計(jì)制度的規(guī)定，確定應(yīng)“收”和應(yīng)“付”會(huì)計(jì)科目，需要登記明細(xì)賬的還應(yīng)列明二級(jí)科目和明細(xì)科目的名稱并據(jù)以登賬。一般來(lái)說(shuō)，出納人員只涉及收付款憑證，不涉及轉(zhuǎn)賬憑證。

　　對(duì)于收款憑證其借方科目為“現(xiàn)金”或“銀行存款”，其貸方科目則應(yīng)根據(jù)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容視具體情況而定。例如，貸記“主營(yíng)業(yè)務(wù)收入”、“其他業(yè)務(wù)收入”等;對(duì)于付款憑證，貸方科目為“現(xiàn)金”或“銀行存款”，借方科目也是根據(jù)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容視具體情況而定，例如，借記“原材料”、“物資采購(gòu)”、“管理費(fèi)用”等。

　　4、現(xiàn)金出納的簽章必須完備。從外單位或個(gè)人取得的原始憑證，必須蓋有填制單位的公章或財(cái)務(wù)專用章;出納人員辦理收付款項(xiàng)以后，應(yīng)在收付款的原始憑證上加蓋“收訖”，“付訖”戳記;記賬憑證中要有憑證填制人員、稽核人員、記賬人員、會(huì)計(jì)人員的簽章。

　　5、現(xiàn)金出納憑證要求連續(xù)編號(hào)以便備查，如一式三聯(lián)的發(fā)票收據(jù)都應(yīng)連續(xù)編號(hào)，按編號(hào)順序使用。作廢時(shí)應(yīng)加蓋“作廢”戳記，連同存根聯(lián)一起保存，不得撕毀。

　　記賬憑證一般是按月順序編號(hào)，可采取兩種方式，一是將收付款憑證自每月第一筆業(yè)務(wù)順序編至月末最后一筆業(yè)務(wù);二是收付款憑證與轉(zhuǎn)賬憑證混合編號(hào)，但無(wú)論選擇哪種方式需注意的是不可以有漏號(hào)、重號(hào)錯(cuò)誤。

　　6、現(xiàn)金出納憑證的保管。現(xiàn)金出納憑證是記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)重要的會(huì)計(jì)核算資料，同時(shí)也是重要的經(jīng)濟(jì)檔案，歷史資料，是登記賬薄的依據(jù)。

　　因此其必須妥善保管，要將其按編號(hào)順序進(jìn)行裝訂成冊(cè)。并在封面上注明企業(yè)名稱，記賬憑證種類，起止號(hào)數(shù)，年度月份和起止日期，并由有關(guān)人員簽字蓋章，其目的在于便于事后查找。

　　7、記賬憑證審核。記賬憑證審核包括以下方面：

　　(1)記賬憑證中的應(yīng)借，應(yīng)貸賬戶的名稱，金額及其對(duì)應(yīng)關(guān)系是否正確無(wú)誤。

　　(2)記賬憑證記錄的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)與所附原始憑證的內(nèi)容是否相符，記賬憑證是否如實(shí)附有原始憑證，記賬憑證的附件份數(shù)(張數(shù))填列是否與實(shí)際份數(shù)(張數(shù))一致。

　　(3)摘要欄的填寫是否清楚，是否準(zhǔn)確且簡(jiǎn)要說(shuō)明了所附原始憑證反映的經(jīng)濟(jì)內(nèi)容。對(duì)于記賬憑證復(fù)核中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)處理，包括手續(xù)、內(nèi)容的補(bǔ)辦、補(bǔ)填或拒絕辦理。對(duì)錯(cuò)誤的憑證，應(yīng)根據(jù)有關(guān)規(guī)定進(jìn)行重新填制或更正錯(cuò)誤。

　　(4)審核記賬憑證中有關(guān)項(xiàng)目填寫是否齊備，是否符合規(guī)范等。
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