匯總記賬憑證的編制方法

　　二、匯總付款憑證的編制

　　匯總付款憑證，是按現金科目、銀行存款科目的貸方分別設置，定期(如5天或10天)將這一期間內的全部現金付款憑證、銀行存款付款憑證，分別按與設置科目相對應的借方科目加以歸類、匯總填列一次，每月編制一張。月終時，結算出匯總付款憑證的合計數，據以登記總分類賬。登記總分類賬時，根據匯總付款憑證的合計數，記入“現金”、“銀行存款”總分類賬戶的貸方;根據匯總付款憑證內各借方科目的合計數記入相應總分類賬戶的借方。

　　三、匯總轉賬憑證的編制

　　匯總轉賬憑證，習慣上，按照貸方科目設置，通常是按照除“現金”、“銀行存款”以外的每一科目的貸方分別設置，定期將這一期間內的全部轉賬憑證，按與設置科目相對應的借方科目加以歸類、匯總填列一次，每月編制一張。

　　四、匯總記賬憑證的基本格式要求

　　編制收款憑證時，則只能編制一借一貸或一借多貸的憑證，而不能編制一貸多借的憑證。

　　編制付款憑證時，只能編制一借一貸或一貸多借的憑證，而不能編制一借多貸的憑證;

　　編制轉賬憑證時，為了避免匯總時出現重匯和漏匯，只能按一個貸方科目與一個或幾個借方科目相對應來填制，而不能以幾個貸方科目同一個借方科目相對應來填制。

　　編制記賬憑證的要求

　　(1)填制記賬憑證時,應當對記賬憑證連續編號。編號有多種方法,根據業務需要,可以分為現金收付、銀行存款收付、轉賬業務三類編號;也可以按收、付、轉三類編號;業務比較簡單的也可以使用通用記賬憑證。無論采用哪一類編號方法,都應當按月順序編號,即每月從第1號開始,順序編至月末。一筆經濟業務需要填制二張以上記賬憑證的,可以采用分數編號法編制,如5號記賬憑證需要填制三張記賬憑證即可編成5-1/3號。

　　(2)記賬憑證可以根據每一張原始憑證填制或者根據若干張同類原始憑證匯總填制。但不得將不同內容和類別的原始憑證匯總填制在一張記賬憑證上。否則,經濟業務的具體內容不清,難以填寫摘要,會計科目因沒有明確的對應關系而看不清經濟業務的來龍去脈。這樣填制記賬憑證不僅憑證本身記錄不清楚,也容易造成會計賬簿記錄的錯誤,給記賬、算賬、查賬人員帶來困難。

　　(3)出結賬和更正的記賬憑證可以不附原始憑證外,其他記賬憑證必須附原始憑證,并注明原始憑證的張數。記賬憑證的內容必須和原始憑證的內容一致。

　　(4)與其他單位共同分擔費用的情況下,保存原始憑證的主辦單位應當給其他應負擔部分費用的單位開具原始憑證分割單,以證明支出了費用。分割單的內容包括:憑證名稱,填制憑證的日期,填制憑證單位名稱或填制人姓名,經辦人員的簽名或蓋章,接受憑證單位名稱或填制人姓名,經濟內容,數量、單價、金額和費用分攤情況等。

　　(5)如果在填制記賬憑證時發生錯誤的,可以采用紅字注銷法進行更正,如果會計科目沒有沒有錯誤,只是金額錯誤,可以將正確數字和錯誤數字之間的差額,另編一張調整的記賬憑證。

　　(6)記賬憑證填制完經濟事項后,如有空行,應當自最后一筆金額數字下的空行處至合計數上的空行處劃線注銷。這樣做的目的是堵塞漏洞,嚴密會計手續。

　　(7)實行會計電算化的單位,對于機制記賬憑證應當符合記賬憑證的一般要求,打印出來的機制記賬憑證要加蓋制單人員、審核人員、記賬人員及會計機構負責人印章或簽字,以加強審核,明確責任。

　　編制記賬憑證方法

　　1、填寫現金出納憑證的文字，數字必須清晰，工整，規范。

　　2、現金出納憑證的內容必須齊全，凡是憑證格式上規定的各項內容必須逐項填寫齊全，不得遺漏和省略，以便完整地反映經濟活動全貌。

　　3、記賬憑證中所運用的會計科目必須適當。按照原始憑證所反映的現金出納業務的性質，根據會計制度的規定，確定應“收”和應“付”會計科目，需要登記明細賬的還應列明二級科目和明細科目的名稱并據以登賬。一般來說，出納人員只涉及收付款憑證，不涉及轉賬憑證。

　　對于收款憑證其借方科目為“現金”或“銀行存款”，其貸方科目則應根據經濟業務內容視具體情況而定。例如，貸記“主營業務收入”、“其他業務收入”等;對于付款憑證，貸方科目為“現金”或“銀行存款”，借方科目也是根據經濟業務內容視具體情況而定，例如，借記“原材料”、“物資采購”、“管理費用”等。

　　4、現金出納的簽章必須完備。從外單位或個人取得的原始憑證，必須蓋有填制單位的公章或財務專用章;出納人員辦理收付款項以后，應在收付款的原始憑證上加蓋“收訖”，“付訖”戳記;記賬憑證中要有憑證填制人員、稽核人員、記賬人員、會計人員的簽章。

　　5、現金出納憑證要求連續編號以便備查，如一式三聯的發票收據都應連續編號，按編號順序使用。作廢時應加蓋“作廢”戳記，連同存根聯一起保存，不得撕毀。

　　記賬憑證一般是按月順序編號，可采取兩種方式，一是將收付款憑證自每月第一筆業務順序編至月末最后一筆業務;二是收付款憑證與轉賬憑證混合編號，但無論選擇哪種方式需注意的是不可以有漏號、重號錯誤。

　　6、現金出納憑證的保管。現金出納憑證是記錄經濟業務重要的會計核算資料，同時也是重要的經濟檔案，歷史資料，是登記賬薄的依據。

　　因此其必須妥善保管，要將其按編號順序進行裝訂成冊。并在封面上注明企業名稱，記賬憑證種類，起止號數，年度月份和起止日期，并由有關人員簽字蓋章，其目的在于便于事后查找。

　　7、記賬憑證審核。記賬憑證審核包括以下方面：

　　(1)記賬憑證中的應借，應貸賬戶的名稱，金額及其對應關系是否正確無誤。

　　(2)記賬憑證記錄的經濟業務與所附原始憑證的內容是否相符，記賬憑證是否如實附有原始憑證，記賬憑證的附件份數(張數)填列是否與實際份數(張數)一致。

　　(3)摘要欄的填寫是否清楚，是否準確且簡要說明了所附原始憑證反映的經濟內容。對于記賬憑證復核中發現的問題應及時處理，包括手續、內容的補辦、補填或拒絕辦理。對錯誤的憑證，應根據有關規定進行重新填制或更正錯誤。

　　(4)審核記賬憑證中有關項目填寫是否齊備，是否符合規范等。
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