電算化會計檔案管理是重要的會計基礎工作，單位必須加強對會計檔案管理工作的領導，建立健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、調閱和銷毀管理制度，切實把會計檔案管好。對會計電算化檔案的管理要根據《會計法》的基本要求，結合會計電算化的特點來進行。

　　實行會計電算化后，會計檔案應包括存儲在計算機中的會計數據(以磁盤、光盤等介質存儲的會計數據)，以及計算機打印出的書面形式的會計數據。會計數據是指：

　　(1)會計憑證、會計賬簿、會計報表(包括報表格式和計算公式)，記載會計業務的原始憑證等數據。

　　(2)會計電算化系統開發過程或會計電算化系統實施過程中的各種開發實施資料，如開發的需求分析書、系統設計書、實施過程中的參數設置情況表等。

　　(3)其他會計資料。這些檔案無論其是以紙質形式還是以電子數據形式存儲在計算機內或是存放在磁盤等介質上，都屬于會計電算化檔案。嚴格來講，會計電算化檔案資料的內容多于傳統手工會計核算。

　　計算機內會計數據的打印輸出和保存是替代手工記賬的重要工作。采用電子計算機打印輸出書面會計憑證、賬簿、報表的，必須符合國家統一會計制度的要求;如果采用中文或中外文對照，字跡一定要清晰。這些作為會計檔案保存的資料，其保存期限按《會計檔案管理辦法》的規定執行。采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等存儲介質保存會計檔案資料的，由國務院業務主管部門統一規定，并報財政部、國家檔案局備案。

　　會計電算化檔案管理的主要任務，就是監督和保證按要求生成各種檔案，確保各種會計檔案存儲的安全性與保密性，保證各種會計檔案得到合理有效利用。下面分別闡述。

　　一、保存打印出的紙質會計檔案

　　由于電子數據的特殊性，一般在實行會計電算化后，要求將有關記錄會計業務的資料進行打印輸出，這樣一方面能夠保證會計檔案的長期安全保存，另一方面也能實現會計檔案的證據作用，便于追查和確定會計責任。

　　實現會計電算化之后，記賬憑證的生成有兩種方式：一是手工填制記賬憑證，然后輸入計算機，其與傳統會計核算時記賬憑證的保管沒有區別;二是機制記賬憑證，即根據原始憑證直接在計算機上編制記賬憑證。對于機制記賬憑證需要打印出來，將原始單據附在后面，按記賬憑證的裝訂要求進行裝訂后保管。記賬憑證上應有錄入員、審核人員和會計主管人員的簽名或蓋章。要做到當天發生的業務，當天登記入賬，期末及時結賬并打印輸出賬表。相關規定如下：

　　(1)現金日記賬和銀行存款日記賬要每天登記并打印輸出，做到日清月結。現金日記賬和銀行存款日記賬的打印，如果受到打印機條件的限制，可采用計算機打印輸出的活頁賬頁裝訂成冊的辦法進行保管;如果每天業務量較少，不能滿頁打印的，可按旬打印輸出。

　　(2)一般賬簿可以根據實際情況和工作需要按月、按季或按年打印;發生業務較少的賬簿，可滿頁打印。

　　(3)在所有記賬憑證數據和明細賬數據都存儲在計算機內的情況下，總賬一般可用“總分類科目余額、發生額對照表”替代，“總分類科目余額、發生額對照表”一般要求每月打印一次。

　　(4)明細賬要求每年打印一次或在需要時打印。發生業務較少的賬簿，可滿頁打印，然后裝訂成冊進行保管。

　　(5)記賬憑證、總賬、現金日記賬和銀行存款日記賬，還要按照有關稅務、審計等管理部門的要求，及時打印輸出有關賬簿、報表。會計報表每月打印一次進行保管。

　　(6)各單位每年形成的會計檔案，都應由財務會計部門按照歸檔的要求，負責整理立卷或裝訂成冊。當年的會計檔案在會計年度終了后，可暫由本單位財務會計部門保管一年。期滿后，原則上應由財會部門編造清冊并移交本單位檔案部門保管。

　　對于會計數據量大的特大型單位，考慮到實行會計電算化后賬、證、表的打印工作量極大，在具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等存儲介質保存會計檔案的條件下，由國務院業務主管部門統一規定，并報財政部、國家檔案局備案后，可以采用上述存儲介質保存會計檔案，而無須打印。但這些單位要定期對存放在上述存儲介質上的數據進行復制，防止由于各種原因造成數據讀取的困難，采用上述存儲介質保存會計檔案的保存期限與打印輸出的書面形式的會計賬簿、報表相同。

　　二、系統開發資料和會計核算軟件系統也應視同會計檔案保管

　　會計電算化系統開發過程中的資料一般有：系統分析書、系統設計書、軟件測試報告、各種編碼說明、代碼清單、各種解決方案等，這些都應視同會計檔案保管，保管期截至該系統停止使用或有重大更改后5年。

　　會計核算軟件系統也是會計電算化檔案，在保管過程中要特別注意版本的升級管理。

　　三、制定與實施檔案管理制度檔案管理制度一般包括以下內容：

　　(1)存檔的手續，主要是指各種審批手續，比如打印輸出的賬表，必須有會計主管、

　　系統管理員的簽章才能存檔保管。(2)各種安全和保密措施。(3)檔案管理員的崗位責任制度。

　　(4)檔案分類管理辦法。

　　(5)檔案使用的各種審批手續。

　　(6)各類文檔的保管期限及銷毀手續。

　　會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計檔案保管期限應按照《會計檔案管理辦法》的規定執行。

　　四、安全和保密措施

　　對電算化會計檔案管理要做好防磁、防火、防潮、防塵、防盜、防蟲蛀、防霉爛和防鼠咬等工作。重要會計檔案應有雙備份，存放在兩個不同的地點，最好在兩個不同的建筑物內。采用磁盤、光盤等存儲介質保存會計檔案，要定期進行檢查和復制，防止由于介質損壞而使會計檔案丟失。

　　各種會計資料包括打印出的會計資料以及存儲會計資料的軟盤、硬盤、計算機設備、光盤、微縮膠片等，未經相應審批手續，不得外借和拿出單位。經批準同意借閱的會計資料，應該履行相應的借閱手續，經手人必須簽字記錄。存放在可擦寫介質上的會計資料借閱歸還時，還應該認真檢查，防止感染計算機病毒。