1.正文

　　正文是公文的主體和核心所在，用來表述公文的內容。公文首頁必須顯示正文。一般用3號仿宋體字，編排于主送機關名稱下一行，每個自然段左空二字，回行頂格。文中結構層次序數依次可以用“一、”“(一)”“1.”“(1)”標注;一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標注。

　　2.常用公文文種

　　(1)通告

　　適用于在一定范圍內公布應當遵守或者周知的事項。

　　特點：

　　廣泛性。一是使用面廣，各級行政機關和企事業單位均可使用;二是涉及內容廣，可用以宣布行政措施，也可用以告知社會生活中的一些具體事項;三是行文對象廣，它采取張貼、登報或廣播等方式公開告知一定范圍內的群眾。

　　規定性。通告大多用于針對某些事項作出規定或限制，要求告知對象支持、協助或遵照執行，所以具有法規性和約束力。

　　專業性。通告的內容多涉及公安、交通、郵電、稅務、市政建設、工商管理等方面的公務活動，帶有專門性質，行文中常使用一些行業術語。

　　(2)通知

　　通知適用于發布、傳達要求下級機關執行和有關單位周知或者執行的事項，批轉、轉發公文。

　　特點：

　　應用范圍的廣泛性。在所有公文中，通知的應用范圍最為廣泛，無論哪一級別黨政機關、社會團體、企事業單位都可以使用該種公文。其內容上至國家政令，下至百姓生活，均可涉及。

　　較強的時效性。通知的事項都是要求在一定時期內應知或應辦的，具有較強的時效性。

　　告知性。通知的主要作用在于告知主送機關有關事項并按照內容去辦理具體事務。

　　寫作內容的靈活性。它既可以長篇大論，也可以簡明扼要;既可以內部發文，也可以張貼公開。

　　(3)請示

　　請示適用于向上級機關請求指示、批準。

　　特點：

　　單一性。《黨政機關公文處理工作條例》規定：“請示應當一文一事。不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。”這條規定強調了請示主題單一和主送機關單一的顯著特點。把握這一特點對于正確運用請示文種尤為重要。

　　期復性。請示是下級機關為請求上級機關批準某一事項或解決某個問題而制發的，目的是為了得到反饋即期待上級明確表態予以答復。

　　時效性。一般來說，請示的事項是亟待明確或繼續解決的問題，時效性很強，應該及時寫作、及時發出，如有延誤，就有可能耽誤解決的時機。相應地，上級機關在處理下級的請示時，也會注意到時效性問題，對請示作出及時的批復。

　　(4)函

　　適用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。

　　特點：

　　行文方向的多樣性

　　在行文方向上，以平行為主，即用于不相隸屬機關之間，其中包括平行機關。有時也可用于上行文或下行文。

　　使用的廣泛性

　　作為公務信件的函，任何一級機關、團體、企事業單位均可使用。

　　寫作靈活簡便性

　　函的內容可以寫大問題，也可以寫小問題，開門見山，直接入題。

　　3.收文辦理主要程序

　　(1)簽收。對收到的公文應當逐件清點，核對無誤后簽字或者蓋章，并注明簽收時間。

　　(2)登記。對公文的主要信息和辦理情況應當詳細記載。

　　(3)初審。對收到的公文應當進行初審。初審的重點是：是否應當由本機關辦理，是否符合行文規則，文種、格式是否符合要求，涉及其他地區或者部門職權范圍內的事項是否已經協商、會簽，是否符合公文起草的其他要求。經初審不符合規定的公文，應當及時退回來文單位并說明理由。

　　(4)承辦。閱知性公文應當根據公文內容、要求和工作需要確定范圍后分送。批辦性公文應當提出擬辦意見報本機關負責人批示或者轉有關部門辦理;需要兩個以上部門辦理的，應當明確主辦部門。緊急公文應當明確辦理時限。承辦部門對交辦的公文應當及時辦理，有明確辦理時限要求的應當在規定時限內辦理完畢。

　　(5)傳閱。根據領導批示和工作需要將公文及時送傳閱對象閱知或者批示。辦理公文傳閱應當隨時掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、延誤。

　　(6)催辦。及時了解掌握公文的辦理進展情況，督促承辦部門按期辦結。緊急公文或者重要公文應當由專人負責催辦。

　　(7)答復。公文的辦理結果應當及時答復來文單位，并根據需要告知相關單位。

　　【考題自測】

　　1.因調換辦公室的緣故，某科長辦公室的電話號碼發生變動，可以使用的文種是( )。

　　A.通知 B.通告 C.啟事 D.布告

　　2.根據內容涉及國家秘密的程度，( )是指含有重要的國家秘密，泄露會使國家的安全與利益遭受到嚴重損害的文件。

　　A.絕密文件 B.機密文件 C.秘密文件 D.內部文件

　　3.供受文者使用的具有法定效用的正式文本，格式規范并具備各種生效標志的稿本稱作( )。

　　A.送簽稿

　　B.定稿

　　C.正本

　　D.副本

　　4.(多選)某單位未能及時、快速地處理公文，導致公文積壓，同時，由于相關工作人員的失職，導致公文丟失，該單位的做法主要違背了公文處理原則中的( )。

　　A.保證質量原則 B.時效原則

　　C.保密原則 D.精簡原則

　　【答案解析】

　　1.【答案】A。解析：傳達有關單位周知或者執行的事項用通知。CD兩項不是法定文種。故本題答案為A。

　　2.【答案】B。解析：解析：根據保密程度，公文可秘密、機密、絕密。“絕密”是指：含有最重要的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受特別嚴重損害的公文。“機密”是指：含有重要的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受嚴重損害的公文。“秘密”是指：含有一般的國家秘密，泄露會使國家安全和利益遭受損害的公文。故本題答案為B。

　　3.【答案】C。解析：嚴供受文者使用的具有法定效應的正式文本，格式規范并具備各種生效標志的稿本，稱作正本。定稿是公文中的內容已確定、已履行法定生效程序的最后完成稿。副本是指再現公文正本內容及全部或部分外形特征的公文復制本或正本的復份。故本題選C。

　　4.【答案】BC。解析：公文處理的原則有：(1)法制原則;(2)實事求是原則;(3)全面質量原則，在公文處理活動中必須追求其全部構成因素、全部過程、全部質量指標的優化，創造全面的優質;(4)時效原則，在公文處理中必須有高度的時間觀念，應及時而適時地處置各種事務，維護公文在特定時間范圍內的有效性，使其對公務活動產生更加充分的有利影響;(5)集中統一原則;(6)黨政分工原則;(7)保密原則，公文處理活動中，應確立保密觀念，嚴格執行保密規定，嚴格保守黨和國家及團體的秘密;(8)簡化原則。題干中公文積壓違背時效原則，公文丟失違背保密原則。故本題答案為BC。