1.正文

　　正文是公文的主體和核心所在，用來表述公文的內(nèi)容。公文首頁必須顯示正文。一般用3號(hào)仿宋體字，編排于主送機(jī)關(guān)名稱下一行，每個(gè)自然段左空二字，回行頂格。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“一、”“(一)”“1.”“(1)”標(biāo)注;一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標(biāo)注。

　　2.常用公文文種

　　(1)通告

　　適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。

　　特點(diǎn)：

　　廣泛性。一是使用面廣，各級(jí)行政機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位均可使用;二是涉及內(nèi)容廣，可用以宣布行政措施，也可用以告知社會(huì)生活中的一些具體事項(xiàng);三是行文對(duì)象廣，它采取張貼、登報(bào)或廣播等方式公開告知一定范圍內(nèi)的群眾。

　　規(guī)定性。通告大多用于針對(duì)某些事項(xiàng)作出規(guī)定或限制，要求告知對(duì)象支持、協(xié)助或遵照執(zhí)行，所以具有法規(guī)性和約束力。

　　專業(yè)性。通告的內(nèi)容多涉及公安、交通、郵電、稅務(wù)、市政建設(shè)、工商管理等方面的公務(wù)活動(dòng)，帶有專門性質(zhì)，行文中常使用一些行業(yè)術(shù)語。

　　(2)通知

　　通知適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。

　　特點(diǎn)：

　　應(yīng)用范圍的廣泛性。在所有公文中，通知的應(yīng)用范圍最為廣泛，無論哪一級(jí)別黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位都可以使用該種公文。其內(nèi)容上至國家政令，下至百姓生活，均可涉及。

　　較強(qiáng)的時(shí)效性。通知的事項(xiàng)都是要求在一定時(shí)期內(nèi)應(yīng)知或應(yīng)辦的，具有較強(qiáng)的時(shí)效性。

　　告知性。通知的主要作用在于告知主送機(jī)關(guān)有關(guān)事項(xiàng)并按照內(nèi)容去辦理具體事務(wù)。

　　寫作內(nèi)容的靈活性。它既可以長篇大論，也可以簡明扼要;既可以內(nèi)部發(fā)文，也可以張貼公開。

　　(3)請示

　　請示適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。

　　特點(diǎn)：

　　單一性。《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》規(guī)定：“請示應(yīng)當(dāng)一文一事。不得在報(bào)告等非請示性公文中夾帶請示事項(xiàng)。”這條規(guī)定強(qiáng)調(diào)了請示主題單一和主送機(jī)關(guān)單一的顯著特點(diǎn)。把握這一特點(diǎn)對(duì)于正確運(yùn)用請示文種尤為重要。

　　期復(fù)性。請示是下級(jí)機(jī)關(guān)為請求上級(jí)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)某一事項(xiàng)或解決某個(gè)問題而制發(fā)的，目的是為了得到反饋即期待上級(jí)明確表態(tài)予以答復(fù)。

　　時(shí)效性。一般來說，請示的事項(xiàng)是亟待明確或繼續(xù)解決的問題，時(shí)效性很強(qiáng)，應(yīng)該及時(shí)寫作、及時(shí)發(fā)出，如有延誤，就有可能耽誤解決的時(shí)機(jī)。相應(yīng)地，上級(jí)機(jī)關(guān)在處理下級(jí)的請示時(shí)，也會(huì)注意到時(shí)效性問題，對(duì)請示作出及時(shí)的批復(fù)。

　　(4)函

　　適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。

　　特點(diǎn)：

　　行文方向的多樣性

　　在行文方向上，以平行為主，即用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間，其中包括平行機(jī)關(guān)。有時(shí)也可用于上行文或下行文。

　　使用的廣泛性

　　作為公務(wù)信件的函，任何一級(jí)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位均可使用。

　　寫作靈活簡便性

　　函的內(nèi)容可以寫大問題，也可以寫小問題，開門見山，直接入題。

　　3.收文辦理主要程序

　　(1)簽收。對(duì)收到的公文應(yīng)當(dāng)逐件清點(diǎn)，核對(duì)無誤后簽字或者蓋章，并注明簽收時(shí)間。

　　(2)登記。對(duì)公文的主要信息和辦理情況應(yīng)當(dāng)詳細(xì)記載。

　　(3)初審。對(duì)收到的公文應(yīng)當(dāng)進(jìn)行初審。初審的重點(diǎn)是：是否應(yīng)當(dāng)由本機(jī)關(guān)辦理，是否符合行文規(guī)則，文種、格式是否符合要求，涉及其他地區(qū)或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)是否已經(jīng)協(xié)商、會(huì)簽，是否符合公文起草的其他要求。經(jīng)初審不符合規(guī)定的公文，應(yīng)當(dāng)及時(shí)退回來文單位并說明理由。

　　(4)承辦。閱知性公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)公文內(nèi)容、要求和工作需要確定范圍后分送。批辦性公文應(yīng)當(dāng)提出擬辦意見報(bào)本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批示或者轉(zhuǎn)有關(guān)部門辦理;需要兩個(gè)以上部門辦理的，應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。緊急公文應(yīng)當(dāng)明確辦理時(shí)限。承辦部門對(duì)交辦的公文應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理，有明確辦理時(shí)限要求的應(yīng)當(dāng)在規(guī)定時(shí)限內(nèi)辦理完畢。

　　(5)傳閱。根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示和工作需要將公文及時(shí)送傳閱對(duì)象閱知或者批示。辦理公文傳閱應(yīng)當(dāng)隨時(shí)掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、延誤。

　　(6)催辦。及時(shí)了解掌握公文的辦理進(jìn)展情況，督促承辦部門按期辦結(jié)。緊急公文或者重要公文應(yīng)當(dāng)由專人負(fù)責(zé)催辦。

　　(7)答復(fù)。公文的辦理結(jié)果應(yīng)當(dāng)及時(shí)答復(fù)來文單位，并根據(jù)需要告知相關(guān)單位。

　　【考題自測】

　　1.因調(diào)換辦公室的緣故，某科長辦公室的電話號(hào)碼發(fā)生變動(dòng)，可以使用的文種是( )。

　　A.通知 B.通告 C.啟事 D.布告

　　2.根據(jù)內(nèi)容涉及國家秘密的程度，( )是指含有重要的國家秘密，泄露會(huì)使國家的安全與利益遭受到嚴(yán)重?fù)p害的文件。

　　A.絕密文件 B.機(jī)密文件 C.秘密文件 D.內(nèi)部文件

　　3.供受文者使用的具有法定效用的正式文本，格式規(guī)范并具備各種生效標(biāo)志的稿本稱作( )。

　　A.送簽稿

　　B.定稿

　　C.正本

　　D.副本

　　4.(多選)某單位未能及時(shí)、快速地處理公文，導(dǎo)致公文積壓，同時(shí)，由于相關(guān)工作人員的失職，導(dǎo)致公文丟失，該單位的做法主要違背了公文處理原則中的( )。

　　A.保證質(zhì)量原則 B.時(shí)效原則

　　C.保密原則 D.精簡原則

　　【答案解析】

　　1.【答案】A。解析：傳達(dá)有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)用通知。CD兩項(xiàng)不是法定文種。故本題答案為A。

　　2.【答案】B。解析：解析：根據(jù)保密程度，公文可秘密、機(jī)密、絕密。“絕密”是指：含有最重要的國家秘密，泄露會(huì)使國家的安全和利益遭受特別嚴(yán)重?fù)p害的公文。“機(jī)密”是指：含有重要的國家秘密，泄露會(huì)使國家的安全和利益遭受嚴(yán)重?fù)p害的公文。“秘密”是指：含有一般的國家秘密，泄露會(huì)使國家安全和利益遭受損害的公文。故本題答案為B。

　　3.【答案】C。解析：嚴(yán)供受文者使用的具有法定效應(yīng)的正式文本，格式規(guī)范并具備各種生效標(biāo)志的稿本，稱作正本。定稿是公文中的內(nèi)容已確定、已履行法定生效程序的最后完成稿。副本是指再現(xiàn)公文正本內(nèi)容及全部或部分外形特征的公文復(fù)制本或正本的復(fù)份。故本題選C。

　　4.【答案】BC。解析：公文處理的原則有：(1)法制原則;(2)實(shí)事求是原則;(3)全面質(zhì)量原則，在公文處理活動(dòng)中必須追求其全部構(gòu)成因素、全部過程、全部質(zhì)量指標(biāo)的優(yōu)化，創(chuàng)造全面的優(yōu)質(zhì);(4)時(shí)效原則，在公文處理中必須有高度的時(shí)間觀念，應(yīng)及時(shí)而適時(shí)地處置各種事務(wù)，維護(hù)公文在特定時(shí)間范圍內(nèi)的有效性，使其對(duì)公務(wù)活動(dòng)產(chǎn)生更加充分的有利影響;(5)集中統(tǒng)一原則;(6)黨政分工原則;(7)保密原則，公文處理活動(dòng)中，應(yīng)確立保密觀念，嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，嚴(yán)格保守黨和國家及團(tuán)體的秘密;(8)簡化原則。題干中公文積壓違背時(shí)效原則，公文丟失違背保密原則。故本題答案為BC。